Obchodné aktivity ožívajú. Firmy chytajú vietor do plachiet a počet ich zákaziek sa zvyšuje. Potrebujú viac ľudí, a tak nastupujú personálne agentúry a hľadači „mozgov“. Vtedy padajú otázky: Kam posadíme nového sales manažéra? Vieme v open space vytvoriť ďalší rad stolov? Ako je to z hygienického hľadiska? Chceme reprezentatívnejším kanceláriami zvýšiť image spoločnosti?

Zásadou, nielen pri výbere komerčných nehnuteľností, je byť schopný urobiť informované rozhodnutie. Napríklad, veľa ľudí chápe, že pri rozhodovaní o hypotekárnom úvere nevstúpim do prvej pobočky na ulici a nepodpíšem zmluvu jedine preto, že sa mi páči logo banky. Podobné je to aj pri výbere kancelárií. Nájomca si vyberá podľa lokality, architektúry, výhľadu, služieb v budove a, samozrejme, podľa ceny nájomného. Ako však vyselektovať to najlepšie, čo je potrebné všímať si najviac?

Hlavné dôvody na zmenu

V prvom rade si treba odpovedať na základnú otázku: Čo je skutočný dôvod na zmenu priestorov. Odpovede sú rôzne. Potreba väčších kancelárií, fyzicky sa priblížiť ku klientom, lepšia dostupnosť služieb v okolí, lepší štandard, starostlivosť zo strany prenajímateľa na vyššej úrovni či potreba adresy s lepším parkovaním.

Pri hľadaní kancelárie sa treba neustále držať myšlienky, čo je ozajstný dôvod na zmenu, hovorí Anna Kováčová, konzultantka v kancelárskom tíme Cushman & Wakefield. „Netreba hlavne vybočiť z racionálnej roviny. Sťahovanie predsa nechceme riešiť každý rok. Napríklad, ak je pre nájomcu dôležitá adresa v centre mesta a zároveň potrebuje bezplatnú možnosť parkovania pre zamestnancov v okolí, len veľmi ťažko sa to dá skombinovať. Lokalita je faktor, ktorý predáva, nepopierateľne ide o imidž spoločnosti. Investovať do marketingu sa vypláca.“

Odporúča vcítiť sa do pozície klienta, ktorý má navštíviť vašu firmu. „Ak má problém nájsť vašu kanceláriu, hľadá medzi bytovými domami správne popisné číslo a neisto vstupuje do priestorov kancelárie, pretože chýba označenie spoločnosti, zrejme to nie je ideálny prvý dojem potenciálneho klienta,“ dodáva.

Prehľad ponúk na trhu

Ďalším dôležitým vodidlom v procese hľadania je získať prehľad o možnostiach na trhu s kanceláriami. Treba zistiť, či porovnávané ponuky zahŕňajú rovnaké položky služieb a nákladov, porovnať za koľko štvorcových metrov platíte, vrátane podielov na spoločných priestoroch, a koľko viete reálne využiť na kancelársku plochu podľa platných noriem, prípadne aké sú možnosti nájomnú zmluvu vypovedať. Ján Bryndza, vedúci kancelárskeho tímu v Cushman & Wakefield okrem toho radí: „Okrem štandardných podmienok nájmu, ako sú cena, nájomné prázdniny a príspevok na vybudovanie nového priestoru, je pri rokovaniach s prenajímateľmi veľmi dôležité nezabudnúť napríklad aj na nutné vlastné investície do zariadenia kancelári. Treba myslieť na formu zábezpeky, na možnosti zväčšenia či zníženia výmery počas nájomného vzťahu alebo aj na to, kto znáša náklady na obnovu zariadenia priestorov pri odovzdaní.“

Ide podľa neho často o veľmi drahé detaily, v ktorých sa jednotlivé ponuky líšia a nájomca neraz až oneskorene zistí, že budova, o ktorú mal pôvodne záujem, nie je preň ideálna.

Porovnávanie rôznych adries

Veľmi dôležité je pri výbere nechať si v hre nie jedného favorita, ale minimálne dvoch-troch, teda viac budov, s ktorými vstupujete do rokovaní o podmienkach nájomu. Vytvoríte si tým dobré predpolie. Niektorí väčší prenajímatelia zvyknú ešte pred rokovaním o kontrakte podpísať dokument tzv. základné nájomné podmienky, v ktorých sú zadefinované hlavné komerčné atribúty zmluvy, ako veľkosť priestoru, výška nájmu, počet parkovacích miest, dĺžka nájomného vzťahu a pod. Takto dohodnuté podmienky sú akýmsi konceptom pre prípravu zmluvy. Niekedy sa už v tomto dokumente stanovujú zmluvné pokuty v prípade skoršieho vypovedania nájmu – tým treba venovať extra pozornosť.

Zmluva a predzmluva

Základné nájomné podmienky sú dôležitý nástroj na zefektívnenie rokovaní o nájomnej zmluve. Ako však zdôrazňuje Robert Daniš, partner v spoločnosti Wilson & Partners, „klientov upozorňujeme, že ich znenie by sa mohlo považovať za dokument, ktorý zakladá záväzok uzavrieť budúcu nájomnú zmluvu. Taktiež môžu zakladať tzv. predzmluvnú zodpovednosť budúceho prenajímateľa a budúceho nájomcu, a to aj v prípade, ak uvádzajú, že nie sú záväzné alebo hoci nie sú koncipované ako zmluva o budúcej nájomnej zmluve“.

Ak napríklad po podpísaní základných nájomných podmienok prenajímateľ v očakávaní podpisu nájomnej zmluvy pre nájomcu vykoná stavebné úpravy v budove, ukončí existujúci nájom alebo, naopak, nájomca v očakávaní uzavretia zmluvy vynaloží náklady okolo dizajnu budúcich priestorov, všetky takéto náklady či škody by mohli byť vymáhateľné. Napríklad, ak jedna alebo druhá strana zastaví rokovania o nájomnej zmluve trebárs len kvôli inej, lepšej ponuke.