Novej dobe sa prispôsobili presunom zamestnancov na home office a digitalizáciou nielen procesov, ale aj výmeny informácií v rámci celého podniku. Zdieľanie skúseností, ako firmy výzvu menom digitálna transformácia zvládajú v praxi, bola aj jednou z tém konferencie Finančné riadenia podnikov.
V súčasnosti každá organizácia či podnik pracuje s obrovským objemom dát, ktoré sú zbierané a uchovávané tak v papierovej, ako aj v elektronickej forme. Dáta musia byť uchované, registrované v kartotékach a registratúrach tak, aby s nimi zamestnanci vedeli pracovať. „Štát má veľké plány, ako pracovať s dátami a komunikovať s občanmi. V súkromných firmách však môže byť prechod k digitalizácii oveľa rýchlejší. Sú niekoľko míľových krokov pred štátom. Aktuálna pandémia zároveň mnohým firmám ukázala, že komunikovať so zákazníkom online je nielen rýchlejšie, ale aj efektívnejšie. Tie firmy, ktoré prechod k digitálnej forme zvládli, nemajú existenčné problémy a rastie im aj revenue,“ povedal Rastislav Bajtoš, riaditeľ pre segment Financie, telekomunikácie a priemysel zo spoločnosti DATALAN.
Robotizácia v praxi
Základom efektívneho riadenia podnikových informácií sú elektronické dokumenty. Samotnú prácu s informáciami zabezpečujú systémy DMS (Document Management System). „Dnes už sú jasné spôsoby, ako centralizovať a klasifikovať dokumenty online namiesto tých papierových. A sú aj nastavená pravidlá, ako zvyšovať produktivitu práce riadením pohybu dokumentu, samozrejme, s dodržaním vysokej bezpečnosti, ochranou informácií a autorizovanými prístupmi,“ dodal Bajtoš. Najnovším trendom v oblasti výmeny elektronických dokumentov je robotizácia. „Pomocou robotov dnes dokážeme vyťažovať informácie z dokumentov jednoducho a kvalitne. Roboty si dnes dokážu informáciu v dokumente nielen pozrieť a vytiahnuť ju, ale s ňou aj ďalej pracovať, komunikovať s osobami, pre ktoré sú informácie určené, a, samozrejme, pomáhať s reportingom a analýzami,“ zdôraznil Bajtoš. Práve aplikovanie umelej inteligencie, ktorá sa sama učí, inovuje svoj charakter práce na základe biznis procesu konkrétneho zákazníka, či dokáže implementovať jednotlivé zmeny za chodu, je už dnes veľkým krokom v pomoci firmám, ktoré chcú prácu s podnikovými informáciami zefektívniť čím skôr a bez veľkých investícií.
Dobre si vybrať
Prechod od papierovej formy k elektronickým dokumentom a digitálnej forme fungovania by však nemal byť unáhlený. Je potrebné dobre sa pripraviť zo všetkých stránok. Nové online prostredie, v ktorom budú zamestnanci pracovať, by malo byť intuitívne a zmeny všetkých procesov by mali byť so zamestnancami konzultované. Preto je kľúčovým prvkom správny dodávateľ. Inak môže byť prechod do digitálneho sveta v praxi problémom. Dôležité je aj samotné technologické riešenie a jeho integrácia na iné systémy, ktoré už v rámci firmy či podniku fungujú. „Je mnoho firiem, ktoré ponúkajú len čiastkové riešenia. Alebo takých, ktoré rýchlo rozkvitnú, ale veľmi rýchlo zaniknú a následnú podporu potom firme nemá kto poskytovať,“ uzavrel Bajtoš zo spoločnosti DATALAN. Ako IT dodávateľ sa venuje vývoju DMS riešení na mieru. Zákazníkom ponúka vlastný prehľadný systém Edproc založený na open-source riešení Alfresco, taktiež vyhovie zákazníkom uprednostňujúcim Microsoft SharePoint riešenia. DMS nástroje sú určené nielen veľkým firmám s rozsiahlym objemom dát – tie môžu využiť komplexný a štruktúrovaný informačný systém pre celú organizáciu, no na svoje si prídu aj menšie organizácie, ktorým stačí samostatný program pre konkrétnu sekciu, dostupný aj na jeden klik z mobilných zariadení.
(Špeciálny projekt)