Každý podnikateľ má iné požiadavky a potreby. Povinnosť je však pre všetkých, či už tých, ktorí roky podnikajú, alebo sú v biznise úplne noví, rovnaká – od 1. júla 2019 byť pripojení online na Finančnú správu a evidovať tržby v systéme eKasa. K dispozícii je na to elektronická a virtuálna registračná a široká ponuka balíčkov služieb.

Požiadavky, ktoré musí spĺňať pokladnica, sa líšia od podnikateľa k podnikateľovi. Pri výbere sa hľadí najmä na funkcionalitu, no dôležitú úlohu zohráva aj samotný biznis. To, čo niektorý podnikateľ potrebuje, iný vôbec neocení. A tak je to aj s cenou. Certifikovaní odborníci na eKasu sa však snažia čo najviac prispôsobiť reálnym potrebám podnikateľov a hľadať flexibilné riešenia pre každého jedného z nich.

Výber pokladnice je dôležitý. Odborníci s ním radi pomôžu

Pre tých, ktorí rozbiehajú biznis alebo si nemôžu či nechcú dovoliť drahé riešenia, môže byť dobrou voľbou virtuálna registračná pokladnica. Uprednostňujú ju najmä malí podnikatelia a živnostníci. Náročnejším však stačiť zrejme nebude. Ani z radov začiatočníkov. Pre tých, ktorí obchodujú vo veľkom s niekoľkými stovkami či tisíckami položiek, sú výhodnejšie online registračné pokladnice, ktoré nahradili klasickú elektronickú registračnú pokladnicu. Na trhu sú spoločnosti, ktoré majú riešenia pre každého podnikateľa a rady s výberom pomôžu. Veľkých výdavkov na obstaranie a fungovanie pokladnice sa obávať vôbec nemusia.

Oproti virtuálnym registračným pokladniciam je obstaranie elektronickej pokladnice na prvý pohľad finančne náročnejšie. Podnikatelia sa často obávajú aj toho, že budú potrebovať peniaze na jej obstaranie a ďalšie desiatky eur mesačne na jej fungovanie. Obavy však nie sú na mieste. Stačí si vybrať dobrého dodávateľa.

Nové online registračné pokladnice sa výzorom oproti klasickým pokladniciam veľmi nezmenili, obsahom áno. Súčasťou je softvér a hardvér a vďaka internetovému pripojeniu komunikujú s Finančnou správou. Výhodou je, že sa k nim môže pripojiť externé zariadenie, ako napríklad platobné terminály, POS systémy, skenery, čítačky kódov a digitálne váhy. Tie s virtuálnou registračnou pokladnicou nespárujete. Malou nevýhodou je, že nie každá takáto pokladnica je prenosná. Existuje však jednoduché riešenie. Stačí si obstarať pokladnicu, ktorá umožňuje napojenie na batérie.

Virtuálna registračná pokladnica je lacnejšia, ľahko prenosná a ovládateľná. V prípade problémov, vďaka cloudovému zálohovaniu, stačí, použiť iný telefón, tablet či počítač. Skladá sa z programu, ktorý bezplatne poskytuje Finančná správa, a tlačiarne. Podnikateľ sa so zariadením prihlási do aplikácie a pridáva do pokladničného dokladu tovary a služby zakúpené zákazníkom. Potom potvrdí vytlačenie dokladu. Doklad vytlačí v tlačiarni spojenej so zariadením cez kábel, bluetooth alebo WiFi a ten sa potom dostáva do rúk zákazníka. Najväčšou nevýhodou je to, že podnikateľ je odkázaný na internetové pripojenie. Bez internetu doslova neurobí nič, môže vypisovať paragón, ak chce zachrániť obchod.

Bez internetu a problémov s prihlasovaním

Elektronická registračná pokladnica vie fungovať v offline režime. Dáta odošle neskôr, automaticky, keď sa pripojenie obnoví. Veľkým problémom pri virtuálnej registračnej pokladnici môže byť aj zabúdanie prihlasovacích údajov, ktoré môže viesť k zablokovaniu pokladnice. Do aplikácie sa podnikateľ nedostane už v prípade, že zadá nesprávne jeden údaj. Ak sa scenár zopakuje päťkrát, aplikácia sa zablokuje. Počet nesprávnych prihlásení predlžuje čas blokovania. Podnikateľ sa do účtu dostane po uplynutí zákazu a keď zadá správne prihlasovacie údaje.

V prípade, že ich úplne zabudne alebo stratí, oznámi to elektronicky. Daňový úrad mu doručí obálku s prihlasovacími údajmi na takzvaný read only režim. Počas prístupu na čítanie nie je možné realizovať žiadne aktívne úkony. Prístup slúži iba na to, aby sa podnikateľ dostal k historickým údajom. Tento režim sa nastavuje aj v čase, keď ukončí používanie virtuálnej registračnej pokladnice. Pri výbere pokladnice preto treba zvážiť všetky okolnosti a vyhnúť sa zbytočným problémom.

Zvládnete to sami. No nemusíte

Všetci začínajúci podnikatelia, ktorí prijímajú tržby v hotovosti alebo iným spôsobom nahradzujúcim, majú povinnosť pripojiť sa na online systém Finančnej správy. Pri obstaraní eKasy by okrem výberu spoľahlivého certifikovaného výrobcu či dodávateľa riešení pre ich podnikanie však nemali zabudnúť na niekoľko dôležitých krokov.

Úradmi sa to začína aj končí

Keď si podnikateľ zaobstará online registračnú pokladnicu, v prvom rade musí kontaktovať Daňový úrad. Žiadosť o pridelenie kódu pokladnice eKasa klient sa dá podať onlineprostredníctvom osobného konta na Finančnej správe. Spracovanie formulára potrvá aj niekoľko dní. Druhým krokom je stiahnutie autentifikačného a identifikačného súboru pre každú pokladnicu. Tie sú podnikateľovi sprístupnené v krátkom čase od podania žiadosti. V prípade problémov mu poradí infolinka Finančnej správy. Súbory po stiahnutí nahrá do po kladnice a ihneď ju môže používať. Keď sa podnikateľ rozhodne pre online registračnú pokladnicu, musí vyberať iba tých dodávateľov, ktorí splnili podmienky a prešli testovaním Poskytovatelia, ktorí sú v zozname certifikovaných na webe Finančnej správy, prinášajú podnikateľom programy aj chránené dátové úložiská, ktoré spĺňajú zákonné podmienky. Spustiť do prevádzky virtuálnu registračnú pokladnicu je iné ako elektronickú registračnú pokladnicu. Podnikateľ vyplní žiadosť o pridelenie kódu priamo na stránke Finančnej správy alebo v mobilnej aplikácii. Okrem identifikačných údajov potrebuje aj PIN kód. Formulár žiadosti vo formáte PDF sa uloží do jeho zariadenia, ktorým môže byť mobil, tablet alebo počítač. Elektronicky tento formulár musí poslať Finančnej správe, ktorá podnikateľovi vygeneruje prihlasovacie údaje, ktoré pri prvom prihlásení zadá do aplikácie spolu s PIN kódom. Vytvorí si nové heslo, ktoré bude slúžiť na prihlasovanie do aplikácie. Pri ukončení používania ktoréhokoľvek typu eKasa klient pokladnice musí podnikateľ túto skutočnosť zo zákona ohlásiť daňovému úradu do troch dní. Ten ukončí používanie pokladnice bez odkladu. Pre opätovné používanie musí podnikateľ vypísať novú žiadosť

Dodávateľ aj partner

Keď sa podnikateľ rozhodne pre spoľahlivého a kvalitného predajcu eKasy, dostane od neho aj ponuku balíčkov služieb. Samozrejmosťou je servis, v rámci ktorého môže počítať s pomocou pri nákupe aj inštalácii a pri problémoch. Či už online, e-mailom alebo telefonicky. Zodpovednosť za eKasu je na podnikateľovi, preto by sa mal rozhodovať zodpovedne.

STĹPČEK ODBORNÍKA K TÉME

Slavomír Paule,

CMO zo spoločnosti Markeeta

Podľa akých kritérií by si mal začínajúci podnikateľ vyberať pokladničné riešenia pre svoj biznis?

Predovšetkým by si mal vyberať spomedzi spoľahlivých predajcov, dodávateľov alebo distribútorov. Mal by si overiť, či sú na našom trhu naozaj certifikovaní. Dá sa to celkom jednoducho cez portál Finančnej správy, ktorá na webe priebežne aktualizuje zoznam tých, ktorí splnili zákonom stanovené podmienky a získali certifikát.

Odporúčam vyberať takých, ktorí budú pre podnikateľa aj partnerom a dobrým poradcom pre jeho biznis. Podstatná je bezproblémová inštalácia a prevádzka pokladnice. Podnikateľ by mal zvážiť aj to, že legislatíva na Slovensku sa neustále mení. Aby nebol v budúcnosti nepríjemne prekvapený, je lepšie uprednostniť dodávateľa, ktorý myslí na novinky a zmeny v zákonoch. Predovšetkým na ich zavádzanie do praxe. Pomôcť pri výbere môže aj preštudovanie histórie dodávateľskej firmy, zistiť si o nej dôležité informácie a posúdiť, či je spoľahlivá. Recenzie od iných zákazníkov tiež nie sú na škodu.

V spoločnosti Markeeta ponúkame pre podnikateľov balíčky služieb, súčasťou ktorých je zákaznícka podpora, a tak hravo zvládne reagovať na zmeny. Nehrozia neočakávané náklady, keďže ide o mesačne hradené poplatky. Podnikateľom sme k dispozícii telefonicky či e-mailom. Povinné ročné prehliadky pokladníc sa zrušili, mesačný poplatok je tak jediným výdavkom, s ktorým musí v súvislosti s používaním eKasy od Markeety počítať.

Aké finančné náklady musí podnikateľ očakávať v súvislosti s obstaraním eKasy a jej používaním?

Keď sa podnikateľ rozhodne používať virtuálnu registračnú pokladnicu, jeho výdavky sú prakticky nulové. Pokladnicou sa môže stať mobil či tablet. Jediné, čo si viac-menej potrebuje obstarať, je tlačiareň. Keď sa rozhodne pre online registračnú pokladnicu, musí počítať s o niečo vyššími nákladmi. Výška je však rôzna, závisí od dodávateľa a jeho služieb. Spoločnosť Markeeta ponúka riešenia, ktoré finančne nezaťažia ani začínajúcich podnikateľov. Nemusia sa obávať, že na obstaranie a prevádzku eKasy budú potrebovať veľký balík peňazí. Pre klientov ponúkame riešenie od jedného eura mesačne, nízke poplatky a balíčky služieb od 17 eur.

Je medzi týmito typmi pokladníc nejaký zásadný rozdiel?

Najväčší rozdiel je v praktickom používaní. Virtuálne registračné pokladnice sú závislé od internetu. Ak je pripojenie slabé, prípadne chýba úplne, komplikuje to vystavovanie pokladničných dokladov. Vhodnejšia je pre menšie prevádzky, v ktorých sa nevystavuje veľa pokladničných dokladov. Online registračná pokladnica je vhodná prakticky pre všetkých, ktorí majú povinnosť byť napojení na Finančnú správu. Vďaka offline režimu fungujú aj na miestach, kde internet nie je. Pokladnice Markeeta nepotrebujú manuálny pokyn, aby po obnovení pripojenia informácie odoslali Finančnej správe. Zároveň podnikateľa upozornia na to, že je dlhodobo offline a mal by tento problém vyriešiť. Okrem praktických prehľadov o tržbách a samotnom predaji, či celkovom, alebo po položkách, pomáha zvládnuť aj skladové hospodárstvo či mať pod kontrolou napríklad dochádzku zamestnancov. Praktické je aj zálohovanie dát prostredníctvom cloudu, vďaka ktorému zákazník o ne nikdy nepríde.

(natívna informácia)