Typickým znakom mnohých menších až stredných spoločností je, že celú ekonomickú agendu (či ako sa vraví „papiere“) zastrešuje jeden zamestnanec, oficiálnym názvom účtovník. Okrem účtovníctva a miezd sa k zoznamu jeho povinností často pridáva bežná administratíva, sekretárske práce a niekedy k tomu pribúda aj personalistika a ďalšie.
Na pohľad je takáto kumulácia veľmi efektívnou úsporou mzdových i režijných nákladov. Na druhej strane, či si to pripúšťame alebo nie, účtovníctvo, daňová agenda, personalistika, mzdy a ďalšie sú odborné pozície. Ako také vyžadujú schopnosti, znalosti (napríklad aj technické) a hlavne neustále vzdelávanie sa a sledovanie legislatívnych zmien. A nehovoríme tu o drobnostiach, ale o celých desiatkach záväzných noriem, ktorých spoločným znakom je neustála zmena, komplikovanosť a neprehľadnosť. Takže otázka znie, ako si s takýmto nákladom vie poradiť sám účtovník (nezriedka dokonca účtovník junior)?
To isté platí bez ohľadu na to, či ide o formu externého alebo interného účtovníka. Jeden človek je stále jeden človek, a aj keď agenda viacerých firiem pozitívne prispieva k odbornému rastu, stále sú tu dané aj prírodné limity, ktoré jednoducho nejde prekonať.
Podnikateľ spravidla neovláda účtovnú problematiku (ani nemá dôvod), preto nevie posúdiť, či všetko funguje tak, ako má. Či sú všetky povinné činnosti vykonávané, výkazy odovzdávané a všetko je správne a v súlade s príslušnou legislatívou. Ako elegantné riešenie sa preto javí čoraz populárnejšia možnosť nechať si u špecializovaných účtovných firiem jednorázovo alebo priebežne kontrolovať stav celej ich účtovnej agendy. Možností je viac, záleží na potrebách a požiadavkách klienta. Niektoré takéto štandardné modely si načrtneme ďalej.
Vo výsledku vzniká z toho win-win situácia, kedy klient má naďalej svojho „multifunkčného“ a nákladovo efektívneho zamestnanca, a zároveň má istotu, že jeho účtovná agenda je systematicky v poriadku.
Kontrola účtovníctva a dohľad
Kvalitné účtovné firmy majú vo svojom portfóliu o.i. aj službu „kontrola účtovníctva a dohľad“. V slove kvalitné je skrytý základ, keďže je potrebné si vybrať firmu s dostatočnými kapacitami a odborným zázemím (najlepšie podloženým patričnými referenciami).
Kontrola účtovníctva rieši účtovníctvo z prechádzajúcich období, t.j. už uzatvorené a odovzdané. Obvykle prebieha na ročnej báze, čiže naraz sa skontroluj celý uplynulý rok, prípadne aj viac rokov naraz. Podľa požiadaviek klienta sa stanoví výberová vzorka a určí sa, do akej úrovne detailov sa má pri kontrole ísť (tzv. hladina významnosti). Štandardne je cieľom kontroly nájdenie zásadných a systémových chýb, nie hľadanie drobných problémov typu preklepy a pod. Existuje aj takáto miera kontroly, tá je však veľmi časovo náročná, čo pochopiteľne znamená aj nárast ceny. Je to podobný princíp ako pri poistkách, ich cieľom je tiež eliminovať zásadné riziká, nie tie drobné. Iba tak je možné dosiahnuť primeranú cenovú efektivitu.
Dohľad nad účtovníctvom je služba podobná kontrole s tým rozdielom, že sa vykonáva priebežne, počas daného roka. Výhodou je, že značné množstvo chýb je možné odstrániť predtým, než vôbec vzniknú. Súčasťou dohľadu je (podľa dohody s klientom) aj konzultačná podpora jeho účtovníka, čo rovnako pomáha predchádzať chybovosti.
V skratke kontrola aj dohľad zahŕňajú o.i. najmä tieto činnosti:
- kontrola účtovných procesov spoločnosti
- kontrola správnosti a zákonnosti účtovania nákladov a výnosov
- kontrola evidencie majetku
- kontrola podkladov pre DPH
- kontrola vyhotovenia výkazov DPH
- kontrola vnútropodnikových smerníc
- kontrola údajov a informácií uvedených v účtovných a finančných výkazoch
- kontrola účtovnej uzávierky
- vystavenie záverečnej správy o kontrole, prezentácia zistení zástupcom spoločnosti
- návrhy odstránenia nedostatkov, prípadne spolupráca na ich odstraňovaní .
Výsledkom kontroly i dohľadu účtovníctva je výsledná správa. V správe sú vymenované chyby a všeobecne naznačený spôsob ich odstránenia. V prípade záujmu klienta je možné dohodnúť aj ďalšiu spoluprácu pri odstraňovaní nedostatkov.
Rekonštrukcia účtovníctva
V praxi môžu nastať aj situácie, ktorým sa podnikateľ chce za každú cenu vyhnúť. Jedná sa o stavy, keď sa v účtovníctve objaví viacero závažných pochybení (napr. ak časť účtovníctva chýba alebo sú nájdené veľké zanedbania povinných postupov a vykazovania). Príkladom sú situácie, keď účtovník náhle odchádza z firmy, alebo na dlhodobú PN, a teda účtovníctvo v určitom období nie je vedené nikým resp. len nejako „zbúchané.“ Ešte horšie je, ak sa ukáže, že daný účtovník nie je dostatočne odborne zdatný, aby zvládol svoju pozíciu a účtovníctvo je tým pádom vedené nekompetentne.
Spravidla sa takéto nedostatky ukážu až v prípade príchodu kontroly, ktorá odhalí zásadné pochybenia. To už je samozrejme veľmi neskoro a podnikateľovi vtedy hrozia skutočne drakonické pokuty. Aktuálny trend je navyše v pritvrdzovaní týchto sankcií, viď novely daňových zákonov účinné od 01.01.2016.
Poslednou záchranou je v takejto situácii služba Rekonštrukcia účtovníctva, ktorú rovnako nájdete v portfóliu kvalitných účtovných firiem.
Predmetom rekonštrukcie účtovníctva teda je (v spolupráci s poverenými zamestnancami spoločnosti) zabezpečiť nanovo predpísaný stav účtovníctva, evidencie a dokladov.
To už sú hraničné situácie, ktorým je lepšie predchádzať. V tej chvíli už obvykle nie je reč o ideálnom zvládnutí problému, ale skôr o minimalizácii škôd. Ako účinná prevencia slúži nielen kontrola účtovníctva, resp. dohľad nad účtovníctvom, no najmä výber kvalitného účtovného partnera, ktorému zveríte správu vašich firemných financií. Je na zvážení každého podnikateľa, kam a akým spôsobom investuje svoje finančné prostriedky.
Martin Surový
konateľ
BENETIP services, s.r.o.
(pr)