Trendom súčasného trhu je minimalizácia nákladov v oblastiach, ktoré nepatria ku skutočnému jadru činnosti podniku. Firmy často "orezávajú" svoje náklady v oblastiach správy výrobných strojov a kapacít. Avšak v oblasti tlačových a kopírovacích služieb postupuje tento vývoj pomalšie.
Medzi hlavné výhody outsourcingu patrí to, že spoločnosť zníži mzdové a režijné náklady, odľahčí firemný proces a získa viac priestoru a kapacity, aby sa mohla sústrediť na svoj core biznis. Ide pritom o súčasný moderný trend, ktorý nájde uplatnenie pri spoločnostiach všetkých veľkostí.
Bežne sa stretávame s outsourcingom, aby si firmy a spoločnosti s jeho zapojením znížili náklady v podporných procesoch -- sem spadá hlavne správa zariadení ako sú kopírky, tlačiarne, faxy a viacúčelové zariadenia. Existujú však aj ďalšie možnosti presunutia nákladov spojených s tlačou a kopírovaním.
"Firmy si neuvedomujú, že v oblasti správy strojového parku majú ešte veľké rezervy," hovorí Oliver Kováč, obchodný riaditeľ spoločnosti FaxCopy, ktorá patrí k popredným poskytovateľom takýchto riešení na Slovensku. "Presunutím finalizácie dokumentov mimo spoločnosti sa dá ušetriť veľa času a tiež veľké finančné prostriedky spojené so zadávaním zákaziek do samostatných reprografických štúdií a s následným zadaním do tlačiarní," dodáva Kováč.
Produkt Copy CHARGE spoločnosti FaxCopy je tzv. kompletný outsourcing, v ktorom sú začlenené všetky činnosti a predmety (hardvér, ľudia/personál, externé zmluvy) súvisiace s kopírovaním, tlačou a finalizáciou dokumentov na externého dodávateľa. Podstatou projektu je prevedenie jednej z obslužných činností (kopírovanie a tlač dokumentov) na externého dodávateľa, ktorý na seba prevezme prevádzku všetkých reprografických a tlačových služieb a činností, ktoré súvisia s finalizáciou dokumentov, ako sú napríklad viazanie, rezanie, laminovanie a podobne. Súčasťou spomínaného projektu je okamžitý alebo postupný prechod na nové technológie ako sú digitálne multifunkčné systémy. Outsourcingová spoločnosť zariadi v priestoroch zákazníka centrálne reprografické stredisko (neverejný copy shop), ktoré vybaví kvalitnou a výkonnou technikou. Toto stredisko je určené pre spracovanie objemov kopírovania a tlače. Potrebu operatívneho kopírovania a tlače zákazníka riešia samoobslužné zariadenia rozmiestnené podľa skutočnej potreby priamo na pracoviskách zákazníka v kanceláriách, na chodbách, vo vestibuloch a podobne.
Outsourcing má viacero faktorov, ktoré presviedčajú manažérov o výhodnosti tejto služby. Pri outsourcingu výpočtovej techniky, systémov a strojového parku periférií môže firma používať peniaze na rozvíjanie základného biznisu. Outsourcing umožňuje firme sústrediť sa na vlastné poslanie a nakupovať funkcionalitu. Systémy v mnohých firmách sú už veľké, náročné, vyžadujú si kvalifikovaný manažment, neustálu obnovu. Vlastník takej štruktúry musí zamestnávať veľa ľudí, ktorí sa o systém starajú. Existuje veľa možností, ako outsourcing organizovať. Firmy už začínajú považovať strojový park (kopírovacie zariadenia a tlačiarne) za nástroj -- jednoducho ho nepotrebujú vlastniť, ale používať. Outsourcing je dnes najrýchlejšie rastúcou kategóriou služieb. Preniká už aj do slovenského manažérskeho myslenia. Viac informácii nájdete na www.faxcopy.sk.