Dôvodov, pre ktoré nastane vo firme čas zmien, môže byť veľa. Od tých príjemných, ktoré sa spájajú s ekonomickým rastom a potrebou rozširovať výrobu a administratívu, cez neutrálne -- koniec nájomnej zmluvy a sťahovanie, až po neobľúbenú snahu o znižovanie nákladov. Každá zmena však ponúka možnosti zmeniť oveľa viac.
Rozširovanie firmy v rámci jednej administratívnej budovy je najjednoduchšie. Stačí sa s majiteľom dohodnúť na prenájme ďalších priestorov, prípadne dohovoriť sa s ním na množstvovej zľave.
Najjednoduchšie riešenie
Ak sa nemení právna forma spoločnosti, netreba pri takejto aktivite ani komunikovať s úradmi. Stačí nakúpiť kancelársky nábytok (ak už nie je súčasťou prenájmu), pracovné pomôcky (najčastejšie počítače s príslušenstvom), zabezpečiť pripojenie do vnútrofiremnej siete a najať nových zamestnancov. Takýto jednoduchý postup má však aj svoje úskalia. Technické zabezpečenie starých kancelárií sa väčšinou nemení a môže spôsobiť nielen závisť "starých" zamestnancov, ale aj problémy s kompatibilitou starých a nových počítačov v sieti.
Sťahovanie ako výzva
Zmena pôsobiska firmy ponúka aj šancu zmodernizovať vybavenie kancelárií. Počítače alebo nábytok, ktoré boli pred niekoľkými rokmi moderné, v súčasnosti nemajú ani hodnotu, ktorú zaplatíte za ich sťahovanie. Nové počítače či kancelárske stoličky, samozrejme, niečo stoja a ani softvérové vybavenie nie je zadarmo, no táto investícia sa oplatí. V tomto prípade sa ako možnosť prefinancovania ponúka lízing. Počas najbližších dvoch -- troch rokov sa možnosti straty času, a prípadne aj dát, pre hardvérové zlyhania znížia. Zamestnanci si tak budú zvykať na novoty v jednom balíku, ale v období, pri ktorom je zníženie pracovnej produktivity prirodzené.
Zbavte sa stariny
Najmä v starších firmách sa za čas ich existencie naplnili sklady materiálno-technického zabezpečenia pokazenými zariadeniami, ktoré sa nikomu nechcelo odstraňovať z účtovníctva. Týka sa to najčastejšie starých počítačov, ich komponentov alebo monitorov. Keďže ide o nebezpečný elektronický odpad, nedajú sa jednoducho vyhodiť do kontajnera, ale treba ich odviezť na zberné dvory. Tie najčastejšie prevádzkujú obce a za odstránenie starých elektrospotrebičov si od podnikateľov nechajú zaplatiť.
Víkend je najlepší čas
Zamestnanci by mali vedieť o sťahovaní niekoľko týždňov vopred, aby sa mohli pripraviť a zabaliť si svoje dokumenty. Produktivita práce v období pred sťahovaním a po ňom určite klesne, no napriek tomu je dobré zabezpečiť si samotné presťahovanie na víkend. V sobotu a v nedeľu vládne oveľa väčší pokoj a dá sa sústrediť na samotný proces zmeny sídla. Po dohode so sťahovacou službou sa oplatí požiadať ich aj o rady. Ich skúsenosti s logistickým procesom môžu byť na nezaplatenie.
Sťahovanie v polovici marca zažila aj Národná asociácia realitných kancelárií Slovenska (NARKS). O technickej stránke a skúsenostiach hovorí jej generálny sekretár Martin Lazík.
Prečo sa NARKS sťahovala?
-- Sťahovali sme sa do väčších a vlastných priestorov.
Koľkých miestností, materiálu a zamestnancov sa to týkalo?
-- Sťahovali sme troch pracovníkov, tri miestnosti a približne dve tony materiálu. Trvalo nám to tri dni.
Čo je pri sťahovaní najväčší problém?
-- Priebežne fungovanie na dvoch miestach.
Ako sa na sťahovanie pripraviť?
-- Roztriediť agendu, načasovať kontinuálnu prevádzku (telefóny, internet) a pripraviť nové priestory pre potreby spoločnosti.
Koľko síl a koľko peňazí to sťahovanie stálo?
-- Zaangažovali sme interných aj externých spolupracovníkov a sťahovaciu službu, čo sa dá zvládnuť približne za 12-tisíc korún.
Má zmysel robiť sťahovanie pri plnej prevádzke spoločnosti alebo je lepšie na potrebný čas prestať úradovať a všetky sily zamerať na samotný proces?
-- Záleží na možnostiach spoločnosti, či si môže dovoliť istý čas nevybavovať klientov a byť bez komunikácie.