Po rokoch legislatívneho vzduchoprázdna v oblasti archivovania dokumentov bol v roku 2002 prijatý zákon o archívoch a registratúrach. Následky nesprávneho zaobchádzania s dôležitými záznamami, ktoré mali byť archivované a uložené v bezpečných priestoroch, sa začali prejavovať v súčasnosti. Negatívnym príkladom je aj škandál, ktorý sa nedávno prevalil okolo zdravotnej dokumentácie pacientok bývalej pôrodnice v Bratislave na Zochovej ulici. Súkromné spisy sa dostali na verejnosť pri sťahovaní nemocnice a odhalil sa tak neporiadok v archívoch nielen súkromných, ale aj verejných inštitúcií.
Chýbajúce dokumenty nemusíte zohnať
Ak zanedbáte v praktickom živote archivačnú povinnosť, spôsobí vám to veľa nepríjemných problémov. Môžete sa s tým stretnúť napríklad pri dosiahnutí dôchodkového veku. Ak ste neboli obozretní a celý svoj pracovný život ste si neodkladali doklady o pracovných pomeroch, môžete sa ocitnúť v situácií zháňania dnes neexistujúcich mzdových spisov, dokladov o odpracovaných rokoch z firmy, ktorá už pred pár rokmi zanikla. Spoliehať sa nedá ani na Sociálnu poisťovňu, kde je, bohužiaľ, mnohokrát situácia rovnaká.
"Problém je v tom, že v praxi štát nekontroluje spoločnosti, ktoré majú povinnosť viesť správu registratúry," hovorí Viliam Kocún zo spoločnosti, ktorá sa venuje archivovaniu dokumentov. Kompetentní kontrolujú iba spoločnosti, ktoré sa správou registratúry zaoberajú. Veľké firmy ostávajú bokom, aj keď majú často archívy neusporiadané, neprehľadné a veľmi často v zlom stave, a to nielen organizačnom. "Priestory sú často plesnivé, vlhké a neudržiavané," dodáva Kocún.
Zákonné ustanovenia o sankciách sa v praxi veľmi neuplatňujú. Riaditelia štátnych archívov pri kontrole iba upozornia na nedostatky a prehliadajú neplnenie povinnosti. Nemáme efektívnu kontrolu a zákon bez trestu akoby neexistoval. Kvôli chýbajúcim pokutám sa archivácia neberie vážne a nie je o ňu záujem.
Správa registratúr je povinná, ale v praxi sa nerešpektuje
Viliam Kocún upozorňuje na to, že tí, ktorí sa archivovaniu profesionálne venujú, vidia v systéme veľké nedostatky. Výnimkou na slovenskom trhu sú zahraničné firmy. Ich vedenie chce mať už od začiatku prehľad a poriadok vo svojich papieroch. Zo svojej domácej krajiny vedia, aké dôsledky ma neprehľadnosť a nezodpovednosť. Naopak, v domácich spoločnostiach sú kilometre spisov pohádzané vo veľkej miestnosti a nikto sa o ne nestará.
Podľa Kocúna sa štátna kontrola paradoxne orientuje na malých podnikateľov, ktorí sa snažia mať v spisoch poriadok. Tých upozorňujú na drobné nedostatky, no tam kde je spisov veľa a sú dôležité, sa poriadna kontrola nerobí. Legislatívne nedotiahnutí sú aj živnostníci. Niektorí totiž zamestnávajú aj sto ľudí, a napriek tomu im nikto neukladá povinnosť archivovať často dôležité dokumenty.
Archivovanie v špecializovaných firmách je niekedy lacnejšie
Štatistiky hovoria, že na Slovensku dnes existuje približne 1 600 firiem, ktoré sa profesionálne zaoberajú archivovaním dokumentov. Predpokladá sa, že iba približne šesťdesiat z nich funguje seriózne. Podľa Jozefa Vážneho, predsedu Asociácie správcov registratúry, je ich fungovanie problematické. Neexistuje totiž jednoznačný výklad zákona a každá spoločnosť si to robí takpovediac po svojom.
Ceny závisia od kvality a rozsahu
"Cena služieb závisí od rozsahu a kvality písomností," tvrdí Jozef Vážny. Počet zamestnancov nebýva rozhodujúci. Rozdiel je aj v tom, či sa správa registratúry začína pri novozaloženej firme. Tam zohrávajú archivačné spoločnosti iba metodický dozor, upozorňujú na povinnosti a možnosti ich riešenia.
Cena závisí aj od toho, či ide iba o "upratovanie" archívnych dokumentov alebo aj ich uloženie v priestoroch archivačnej spoločnosti. "Často sa stáva, že klient príde na to, že sa mu finančne oplatí odniesť dokumentáciu k nám a priestory začne využívať na iné účely," hovorí Viliam Kocún. Toto riešenie ušetrí aj výdavky na pracovnú silu a zákazník má istotu, že sú jeho dokumenty v bezpečí a pritom mu fyzicky neprekážajú. Pri dnešnej technike si môže kedykoľvek zistiť stav svojich dokumentov. Vo firme ostávajú len tie najaktuálnejšie dokumenty, zvyšok si môže dať priviezť napríklad v čase kontroly.
Za poškodenie a zničenie zodpovedá firma
Po prebratí archívnych dokumentov je zodpovednosť za zničenie a poškodenie samotných papierov na správcovi, v tomto prípade firme, ktorá sa správou registratúry profesionálne zaoberá. Firmy si nevedia určiť hodnotu vlastnej dokumentácie, a preto je cena odvodená od centimetrov uložených spisov.
Podľa Lukáša Kocúna zo spoločnosti Pro Managment by mal byť každý šanón poistený. Tým, že si zákazník hodnotu dokumentov neurčí, tak sa v praxi dokumenty nepoistia. Poistenie by sa, samozrejme, odrazilo v celkovej cene. "Zodpovedáme iba za to, že spisy nebudú zničené a poškodené." Keď dôjde k škode, musí o nej urobiť záznam poverený zamestnanec štátneho archívu.
Archivácia je niekedy špinavá práca
Pod slovom archivácia si ľudia predstavujú čistú kancelársku prácu s papiermi. Pri usporadúvaní archívov veľkých firiem býva táto predstava skôr výnimkou. Zamestnanci sa neraz vybavia rúškami a bojujú s vrstvami prachu, plesne alebo vodou. Zaujímavé je, že nie vždy ide o skutočne starý archív, ale iba niekoľkoročnú dokumentáciu.
Papier rýchlo podlieha vplyvom prostredia. Pri samotnom "upratovaní" archívov niekedy pomáhajú brigádnici. "Na túto prácu netreba vždy vysokoškolské vzdelanie, ale človek musí mať prinajmenšom vzťah k papierom," vysvetľuje Viliam Kocún. Rozdelenie podľa typu dokumentu treba ovládať. Deväťdesiat percent práce je fyzická robota. Na ten zvyšok treba mať určité vedomosti, pretože zaradenie dokladov sa robí podľa vopred určených pravidiel. "Najväčšia firma, akú sme robili mala, 1 014 metrov spisov. Tri dni sme chodili a rozmýšľali, z ktorého konca sa do toho pustíme. Pred naším príchodom archív dokonca vytopilo. Celá archivácia nám s prestávkami trvala asi rok a pol," opisuje situáciu Kocún.
Po zániku firmy sa dokumenty nezlikvidujú
Pred skončením podnikateľskej činnosti musí archivačná spoločnosť pri výmaze z obchodného registra predložiť doklad o umiestnení svojej dokumentácie. Asociácia správcov registratúr vznikla preto, aby zjednotila činnosť archivačných spoločností a upravuje aj prípadný zánik niektorého člena. Vo svojich stanovách má určenú povinnosť o prevzatí alebo prerozdelení archívneho fondu zaniknutej spoločnosti medzi ostatných členov. Ráta sa pritom aj s finančným vyrovnaním.
Predseda Asociácie správcov registratúry hovorí, že štátne archívy nemajú priestory na prevzatie archívov súkromných spoločností. Na Slovensku ich máme vyše štyridsať a ich kapacity niekedy nepostačujú ani na archiváciu najdôležitejších dokumentov. "Archívy vo svojom obvode jednoducho nestačia kontrolovať stav, zachytávajú iba časť z neho. Preto sa stáva, že sa dôležité dokumenty strácajú," dopĺňa Vážny.
StoryEditor