Žiadať o podporu z fondov EÚ je možné na základe výziev, ktoré bývajú zverejnené v médiách. V nich býva uvedené, kde sa dajú získať formuláre žiadosti a metodické pokyny. Žiadosť pozostáva z formuláru a jednotlivých príloh, obsahujúcich potvrdenia od úradov, podnikateľský plán a finančnú analýzu.
Ak má žiadateľ spracovaný podnikateľský zámer, má overené, že je oprávneným žiadateľom na čerpanie prostriedkov, má predstavu, na čo bude prostriedky žiadať a ako zabezpečí spolufinancovanie, môže pristúpiť k vyplneniu žiadosti a k vyhotoveniu príloh, vrátane projektu.
Vyplnenie žiadosti
Najjednoduchšie možno získať formulár žiadosti na webových stránkach jednotlivých agentúr, ktorým sa žiadosti predkladajú. Ďalšia možnosť je osloviť niektoré z poradenských centier. Samozrejme, ak projekt vypracováva poradca, bude mať tieto žiadosti k dispozícii a ich vyplnenie zabezpečí on.
V žiadosti sa štandardne uvádza niekoľko údajov. Prvým je názov projektu. To niekedy býva problém. Názov projektu by mal vystihovať jeho podstatu a zároveň odzrkadľovať ciele, ktoré stanovuje schéma alebo opatrenie. Mal by byť výstižný, ale nie zbytočne komplikovaný a dlhý.
V žiadosti sa ďalej uvádzajú základné údaje žiadateľa. Ide o jeho názov, sídlo, právnu formu a kontaktné údaje. Nakoľko je potrebné zriadiť bankový účet špeciálne pre projekt, uvádza sa tu aj jeho číslo, spolu s názvom banky. Ďalej treba vyplniť, aká výška prostriedkov z príslušného fondu sa požaduje, aká bude výška financovania z vlastných zdrojov a koľko z iných zdrojov. Presný obsah jednotlivých položiek býva väčšinou obsiahly, preto sa často prikladá k žiadosti ako samostatná príloha. Ďalej treba uviesť, kedy sa budú jednotlivé dodávky realizovať.
Podnikateľský plán
Hlavnou prílohou býva samotný projekt, to znamená podrobný podnikateľský plán vrátane ekonomiky, teda nie stavebný projekt. Zatiaľ čo samotná žiadosť má presne určené kolónky, ktoré je potrebné vyplniť, pokyny týkajúce sa písania projektu pozostávajú z hlavných bodov - určitej osnovy, ktorú má žiadateľ dodržať. Jednotlivé osnovy sa môžu líšiť podľa činnosti, ktorá je predmetom projektu a podľa toho, či ide o ziskové alebo neziskové opatrenie. Majú však veľa spoločných bodov. Uvádzame preto príklad osnovy týkajúcej sa ziskového opatrenia a podnikateľského subjektu.
História firmy
Prvou časťou je predstavenie žiadateľa. To slúži na spoznanie žiadateľových majetkovoprávnych vzťahov a histórie jeho podnikania. Obsahuje preto samotnú identifikáciu - názov, sídlo, kontaktnú adresu, IČO a DIČ. Uvádza sa tu štatutárny zástupca žiadateľa. Ďalej nasleduje opis kapitálovej štruktúry podniku. To znamená, kto je vlastníkom firmy, aké sú vzájomné vlastnícke pomery. Uvádza sa, či firma vlastní podiely v ďalších dcérskych spoločnostiach. Niekedy sa vyžadujú aj vlastnícke vzťahy majiteľov a štatutárnych zástupcov v iných firmách. Veľmi dôležitá je časť o histórii podnikania. Tá reprezentuje doterajšie aktivity firmy a činnosti, ktorými sa spoločnosť zaoberá v súčasnosti. Ak už žiadateľ čerpal pomoc z EÚ alebo iných zdrojov, mal by uviesť, že má s čerpaním takejto pomoci dostatočné skúsenosti. Budúce aktivity predstavujú ciele firmy. Tie sa delia na krátkodobé a dlhodobé. Projekt a jeho ciele by mali byť v súlade s cieľmi firmy. Ďalšou časťou je SWOT analýza podniku. Ide o analýzu silných a slabých stránok a o opis príležitostí a ohrození pre ďalší chod podniku. Výsledky zo spomínanej analýzy musia znovu korešpondovať s cieľmi firmy a projektu. Ak je cieľom projektu rozšírenie kapacity hotela a slabou stránkou firmy, že hotel nedokáže pokryť ani v súčasnosti svoju kapacitu, budú šance takéhoto projektu na schválenie mizivé.
Predstavenie projektu
V tejto časti sa uvádzajú základné informácie o projekte. V prvom rade je nevyhnutné uviesť, ktorého opatrenia a akej priority sa projekt týka. To sa síce môže javiť ako formálna záležitosť, je to však nevyhnutná súčasť. Následne je potrebné opísať, ako realizácia projektu pomôže splniť ciele opatrenia stanovené v príslušnom operačnom programe. Ďalej sa deklaruje, ako žiadateľ splnil podmienky, ktoré sa na neho kládli. Ak sa na projekte zúčastňujú ďalší partneri, je nevyhnutné ich uviesť. Za tým zvyčajne nasleduje samotné predstavenie projektu. Tu sa predstavujú už ciele projektu a nie ciele firmy. Napríklad môže byť cieľom firmy vybudovanie nových ubytovacích kapacít a cieľom projektu prístavba hotela. V potravinárskej firme môže byť cieľom skvalitnenie výroby a cieľom projektu splnenie hygienických predpisov. Podobne vo výrobnej firme zvýšenie kapacity a cieľ projektu inštalácia novej technológie. Ďalej je potrebné vypracovať analýzu silných a slabých stránok, teraz už za samotný projekt. Po nej nasleduje opis a harmonogram projektu podľa jeho jednotlivých etáp.
Kontinuita projektu
Nakoľko sa v prípade projektov spolufinancovaných z EÚ vyžaduje zabezpečenie ich kontinuity, býva potrebné uviesť, ako sa bude projekt vyvíjať ďalej po jeho realizácii. Preto býva súčasťou podnikateľského plánu aj výrobný plán, ktorý obsahuje predstavu, čo bude spoločnosť následne predávať, alebo aké služby poskytovať a za aké ceny. Ďalší z plánov je personálny plán. Ten zahŕňa očakávaný počet zamestnancov, tvorbu nových pracovných miest a personálnu štruktúru. V prípade manažmentu a kľúčových ľudí zodpovedných za projekt je dobré uviesť ich súčasnú funkciu a ich vzdelanie a skúsenosti. U bežných pracovníkov stačí uviesť funkciu, požadované vzdelanie alebo prax a náplň práce. Písať mená konkrétnych pracovníkov a opísať ich skúsenosti nemá v tomto prípade zmysel. Ďalší z plánov, ktorý treba vypracovať je marketingový plán. Ten zahŕňa analýzu trhu - zákazníkov a konkurenciu. Jeho súčasťou je aj propagácia a reklama. Tu odporúčame, aby si žiadatelia rozmysleli, ako budú propagovať skutočnosť, že dostali prostriedky z EÚ. To nebýva podmienkou, je však lepšie to vždy do projektu zapracovať. Samotný projekt uzatvárajú analýzy vplyvu na životné prostredie.
Finančný plán
Niekedy sa vyžaduje priložiť aj finančná analýza projektu a prípadne aj podniku. Tá zahŕňa hlavne očakávané toky hotovosti za projekt a podnik. Podľa výrobného a marketingového plánu je potrebné vyčísliť očakávané príjmy. Na náklady budú mať vplyv samotné dodávky v rámci projektu, mzdová štruktúra z personálneho plánu a dodávateľské ceny z výrobného plánu. Netreba zabudnúť ani na odpisy z nového a existujúceho majetku a takisto na dane. Ďalej býva potrebné spracovať prehľad pohľadávok a záväzkov. Z toho nakoniec vyplynie očakávaná účtovná bilancia a plán ziskov a strát.
Prílohy k žiadosti
K žiadosti sa odovzdávajú potvrdenia od rôznych úradov a inštitúcií. V prvom rade bude žiadateľ musieť deklarovať, že existuje a zaoberá sa činnosťou, na ktorú žiada financie. V prípade podnikateľov sa to preukazuje na základe výpisu z obchodného, respektíve živnostenského registra.
Ďalej sú potrebné potvrdenia zo sociálnej poisťovne, úradu práce a zo zdravotných poisťovní o vyrovnaných záväzkoch. V prípade cestovného ruchu a poľnohospodárstva môžu byť požadované potvrdenia od hygienika a veterinárnej správy. Ak sa žiadosť týka stavebných investícií, predkladá sa aj stavebné povolenie. Vyžadujú sa aj účtovné výkazy a potvrdenia od daňového úradu, a to niekedy až niekoľko rokov spätne. Vo výzvach býva uvedené, koľko originálov a kópií treba predložiť. Je však vhodné namiesto originálov predkladať úradne overené kópie a originály si uchovať pre prípad kontroly. Potvrdenia je tiež potrebné skontrolovať, či boli vystavené správne a nedošlo k chybe, napríklad v názve spoločnosti. Dôležité je aj prezrieť, či je čitateľná pečiatka úradu, ktorý potvrdenie vystavil. Často treba vyhotoviť aj čestné vyhlásenie, minimálne o tom, že firma nie je v likvidácii alebo v strate. Vo výzve je stanovená lehota, aké môžu byť potvrdenia najviac staré. Zvyčajne to býva 1 alebo 3 mesiace. Preto si treba overiť, či v deň, kedy bude žiadosť podaná, bude ešte potvrdenie aktuálne.