Dôveruj, ale preveruj
Preverte si svojho odberateľa. Osobná návšteva by mala byť samozrejmosťou. Taktiež dobrým zdrojom informácií môžu byť informácie od "spriatelenej konkurencie". Preverte si pravdivosť údajov v obchodnom či živnostenskom registri. Taktiež si overte telefonické a mailové kontakty, či sú funkčné. Odporúčam tiež komerčný produkt, kde si môžete u poskytovateľov tejto služby dať preveriť za odplatu každú obchodnú spoločnosť v SR. Údaje z týchto databáz používajú tiež banky pri schvaľovaní úverov či poisťovne pri poistení pohľadávok. Jedným z poskytovateľov tejto služby je aj exekučná s. r. o. Cena za takéto preverenie sa pohybuje od pár centov po niekoľko desiatok eur, pričom priemerná cena sa pohybuje na úrovni 30 euro.
Odberateľov treba mať pod kontrolou
Monitorujte si svojho odberateľa. Ak máte odberateľov, ktorých dokážete spočítať na prstoch svojich rúk, nepotrebujete monitoring. Každá firma má však niekoľko desiatok, stoviek či tisícok odberateľov. Odsledovať takéto množstvo spoločností je manuálne nemožné. Existujú však lacné komerčné produkty, ktoré vám umožnia kontrolovať celé vaše klientske portfólio. Tieto systémy vás upozorňujú na zmeny v obchodnom registri, napr. zmenu sídla, zmenu majiteľov, zmena štatutára, zmeny v kreditných databázach, ale hlavne aj na zmeny v obchodnom vestníku. Vďaka týmto systémom nezmeškáte žiadne prihlásenie sa do reštrukturalizácie či do konkurzu.
Naučte odberateľov včas platiť
Poskytujte primerané splatnosti. Splatnosť nad 30 dní by mala byť výnimkou a nie pravidlom. Využívať čo najkratšiu splatnosť a tvrdo s ňou pracovať. Zákazníkov treba naučiť, že dátum splatnosti nie je dátumom, odkedy sa má začať počítať splatnosť. Taktiež sa v žiadnom prípade nedohodnite zmluvne, aby splatnosť začala platiť odo dňa doručenia faktúry. Neučte zákazníkov, že zaplatiť 30 – 40 dní po splatnosti je bežná vec a úplne normálne sa toleruje. Tiež netolerujte situáciu, kde 20 percent vašich zákazníkov vám robí 80 percent obratu, a títo zákazníci platia riadne a včas, a vy v tom prípade tolerujete zvyšnú časť zákazníkov pokiaľ ide o omeškanie platieb.
Funkcia kontrolóra
Vytvorte vo vašej spoločnosti funkciu credit controlera. Nemusí to byť samostatná funkcia, môže byť napr. kumulovaná a asistentkou. Credit controler by mal byť ekonomicky vzdelaný človek, ktorý bude dohliadať nad vašimi pohľadávkami. Jeho úloha je pár dní po splatnosti telefonicky urgovať úhradu pohľadávky, zaslať prvú upomienku a riešiť problémy týkajúce sa cash flow vašej spoločnosti. Taktiež jeho úlohou je komunikovať s inkasnou spoločnosťou, advokátskou kanceláriou a exekútorským úradom. Dôležitou činnosťou je zabezpečenie, aby každý zákazník mal vami podpísanú rámcovú zmluvu.
Dobrá zmluva je základ
Používajte dobré zmluvy. Najhoršie, čo môžete spraviť, je podnikať nadivoko. Mať predstavu, že potvrdená faktúra mi stačí na všetko, je katastrofické. Prvé desaťročné súdne konanie vás vyvedie z tohto omylu. Taktiež predstava, že dobrú zmluvu si napíšem sám, je smiešna. Veľmi často sa stretávam aj s tým, že jednoducho spoločnosti odkopírujú zmluvy, ktoré používajú ich dodávatelia, čo však tiež nie je najideálnejšie riešenie, pretože dobrá zmluva je zmluva ušitá pre potreby vašej spoločnosti a na vaše obchodné zvyklosti. Dobrú zmluvu Vám vie pripraviť len advokát. Tu tiež dbajte na to, aby vám advokát dal referencie, že má s podobnými zmluvami skúsenosti, pretože vo svojej praxi som sa veľakrát stretol so situáciou, že ja "neprávnik" som musel advokátovi vysvetľovať právne veci, pretože nemal skúsenosti s obchodným právom.
Rozhodcovský súd
Používajte rozhodcovské doložky stáleho rozhodcovského súdu. Rozhodcovských súdov je mnoho, preto vám viem popísať len výhody súdov, s ktorými úspešne spolupracujem niekoľko rokov. Výhody sú: jednostupňové konanie, nižší súdny poplatok, rýchlejší exekučný titul a množstvo ďalších drobností, ktoré vám nepomerne uľahčia vašu plavbu vo vodách pohľadávok.
Pomôcť môže aj odborník
Nebojte sa zveriť pohľadávky externému správcovi. Vaša spoločnosť je odborníkom v nejakej oblasti a určite využíva množstvo ďalších iných spoločností, ktoré vám dodávajú tovar alebo služby. Títo dodávatelia sú tiež vo svojom segmente odborníkmi. Prečo potom nevyužiť odbornú starostlivosť o pohľadávky externej spoločnosti? Odborníkmi v pohľadávkach sú advokáti a inkasné spoločnosti. Čo sa týka advokátov, tak 8 z 10-tich advokátov poznajú v pohľadávkach len naučený postup, ktorý sa rovná niekoľkým rokom na štátnom súde. Ten postup je, výzva na úhradu, žaloba na štátny súd, rozsudok, exekúcia. Týmto spôsobom sa však pohľadávky v realite nevymáhajú, pretože pri takom dlhom časovom rozpätí, je spokojný advokát, pretože každý jeden krok má zaplatený, je spokojný dlžník, pretože má čas na "odpálenie majetku spoločnosti", sudca, lebo mu prekáža, že to u neho stojí. Jediný, kto má s tým problém, ste vy, lebo sa neviete domôcť svojich financií. Taktiež v oblasti výberu inkasnej spoločnosti si treba dôkladne zvážiť, ktorú spoločnosť si vyberiete. Pokiaľ sú vaši odberatelia koncoví užívatelia nepodnikatelia, treba si vybrať inkasnú spoločnosť, ktorá sa zaoberá bussiness to consumer /B2C/, pokiaľ sú vaši odberatelia firmy, tak nájdite vysloveného špecialistu na bussiness to bussiness /B2B/ segment.
Využívajte služby advokáta
Napriek predchádzajúcemu bodu musím konštatovať, že odporučiť vám používať advokáta pri akomkoľvek neštandardnom obchode je nutnosťou. Len čo sa kúpna zmluva alebo zmluva o dielo vymyká štandardu, nesnažte sa ju upraviť sami, ale nechajte to na advokáta. Taktiež pri podávaní žaloby na príslušný súd nešetrite na advokátovi, pretože sa vám to môže vypomstiť. Taktiež pamätajte, že predchádzať pohľadávkam je vždy lacnejšie, ako ich riešiť.
Využívajte stopku
Pod stopkou mám na mysli elektronicky upravený ekonomický systém, ktorý automaticky upozorní na pohľadávku po splatnosti a zablokuje odberateľa na ďalší odber. Pokiaľ váš účtovnícky softvér niečo podobné neumožňuje, neváhajte kontaktovať dodávateľa a dajte si to doprogramovať. V praxi každá seriózna softvérová firma vám to vie doprogramovať. Tiež poučiť obchodníkov, že ak sa akokoľvek pokúsia obísť tento systém, tak následkom bude trestné oznámenie a náhrada spôsobenej škody. Stop musí byť jasné a musí byť nekompromisné, nesmie fungovať tak, že ak firma AYZ s. r. o. stopku nemá, tak firma ZSX s. r. o túto stopku mať bude.
Bez rizika to nejde
100-percentná vymožiteľnosť neexistuje. Posledný bod je skôr konštatovanie, že mať predstavu, že každú pohľadávku budete mať uhradenú, tak potom obchodujte len v hotovosti. Len čo začnete obchodovať na faktúru a splatnosti, skôr či neskôr nevymožiteľná pohľadávka príde.
Dúfam, že takisto ako svojich klientov učím pracovať s pohľadávkami, pomôže aj týchto pár riadkov vám. Dôležité je tiež robiť rozhodnutia komplexne, celoplošne a s plným vedomím a presvedčením. Pokiaľ si myslíte, že nemôžete vymáhať pohľadávky, pretože konkurencia to nerobí, ste na veľkom omyle. Je veľká pravdepodobnosť, že to niektorú firmu položí, pritom to môže byť práve tá vaša. Pohľadávky musíte mať pod kontrolou, inak sa môže stať, že budete robiť len na pokrývanie nezaplatených pohľadávok a vašej firme to zabráni v akomkoľvek raste.
Peter Makovický, exekucna.sk