Vôľa i dostatok času sú otázkou motivácie človeka. Jeho sily ovládať seba samého, jeho túžby zvíťaziť a uspieť. Jeho celkovej osobnosti, typológie i návykov. Správne riadenie času je otázkou strategicky dôležitých životných rolí (pracovník/čka, otec/matka, priateľ/ka či manžel/ka) a osobných priorít. Umenia optimálne si naplánovať jednotlivé činnosti a vytvoriť potrebné návyky. A súčasne zrušiť nefunkčné či neefektívne návyky.
Podrobne sa prioritami človeka a jeho časom zaoberá time management, moderná vedná disciplína, ktorá sa venuje človeku z hľadiska jeho činností v čase. To znamená prečo, čo, ako a kedy robí. "Vývoj tejto teórie dospel už do štvrtej generácie, ktorá vychádza zo sebapoznávania človeka a z jeho individuálnych hodnôt s dôrazom na jeho dobrý pocit, vyrovnanosť, kondíciu a dobré vzťahy. Takéto chápanie sa označuje ako proaktívny prístup k problémom a činnostiam, vlastnému životu a jeho usporiadaniu, vlastným prioritám," hovorí Ing. Roman Sviták, riaditeľ spoločnosti ADK, najväčšieho českého výrobcu plánovacích systémov.
Základom je týždeň
Priorita je spolu s časom kľúčovým pojmom teórie i praxe manažmentu času. Moderný Time Management uprednostňuje podľa Svitáka ako základnú sledovanú jednotku času jeden týždeň. Je totiž dostatočne krátky z pohľadu neustále sa meniacej reality, okolia i rozvoja a tlaku konkurencie (na trhu práce i v podnikaní) a zároveň dostatočne dlhý, aby obsiahol dni i noci, pracovné i voľné dni, čas na prácu i oddych. Týždeň je cyklus na plánovanie z hľadiska preferencie priorít asi optimálny.
Nájsť si čas pre seba
Manažment času nie je nič menej a nič viac ako systematické a disciplinované plánovanie času. Jeho hlavným cieľom je získať dostatok času na dôležité veci v pracovnom i súkromnom živote. Napriek tomu, že deň má a bude mať "len" 24 hodín, premysleným riadením času možno týždenne (v extrémnych prípadoch dokonca aj denne) získať niekoľko hodín navyše.
V tejto súvislosti si však treba uvedomiť, že "nájdené" minúty netreba nevyhnutne využiť na prácu -- pri manažmente času nejde o to, aby človek pracoval viac, ale o to, aby čas, ktorý má k dispozícii, využil efektívne a aby získal viac voľných chvíľ napríklad na oddych či záľuby.
Kalendáre nevymizli
Spôsobov, ako dosiahnuť zmysluplnejšie hospodárenie s časom, je nespočetne veľa. "Aj keď žijeme v čase masového využívania počítačov, mobilných telefónov a ďalších elektronických systémov, rukou písané záznamy na papier z nášho života ešte úplne nevymizli. Postupným vývojom sa pre kategóriu najviac zdokonalených a zlepšených klasických kalendárov, diárov a záznamníkov ujal spoločný názov plánovacie systémy, do ktorých možno podľa potreby vkladať listovú náplň na denné, týždenné či mesačné plánovanie, poznámkové listy, formuláre na zapisovanie a plánovanie úloh, adresáre s kontaktmi a podobne," ilustruje Sviták.
Jednotlivé plánovacie systémy sú vybavené základným súborom rozdeleným na niekoľko častí. Prvú časť zvyčajne tvorí súbor listov na plánovanie aktivít a činností (teda klasický záznamník a diár), druhú vložený súbor listov na zapisovanie potrebných údajov pre naplánované aktivity (napríklad kniha jázd, formuláre na zaznamenávanie finančných transakcií či konkrétnych projektov a ich priebehu) a napokon tretí súbor na poznámky a grafické záznamy.
V niektorých prípadoch býva ich súčasťou aj zložka tzv. doplnkových informácií (mapy, kilometrovník, prehľad PSČ, prevody jednotiek) a spravidla aj formuláre určené na záznamy adries a kontaktov.
Cieľom je rovnováha
Novinkou v najmodernejších plánovacích systémoch je samostatná časť koncipovaná podľa najnovších poznatkov time managementu. Túto vlastnosť možno považovať za kľúčovú pomôcku na ujasnenie nielen pracovných, ale celkových životných priorít. Vychádza totiž zo zásad štvrtej generácie time managementu, ktorá zdôrazňuje proaktívny prístup. Jeho podstatou je dôraz nielen na správne stanovenie cieľov a krokov na ich splnenie, ale predovšetkým osobná spokojnosť a vyrovnanosť v pracovnom i osobnom živote.
Tucet zlatých pravidiel manažmentu času
1. Využívajte čas zásadne na veci, ktoré sa vám osobne javia ako najdôležitejšie.
2. Rozdeľte si čas podľa plánu, avšak tak, aby ste mohli zohľadniť aj nepredvídateľné úlohy a povinnosti.
3. Nenechajte sa naháňať časom. Nepokúšajte sa z jedného časového rozpätia vyťažiť viac ako je možné a nevyhnutné.
4. Ak máte na nejakú úlohu pomerne veľa času, vyriešte ju napriek tomu čo najrýchlejšie, pochopiteľne, pri dodržaní potrebnej kvality.
5. Vyhýbajte sa ľuďom, ktorí kradnú váš čas alebo ktorí chcú na vaše náklady získať čas a peniaze.
6. Skúste do maximálne možnej miery zjednodušiť menšie dôležité rokovania, aby ste získali nejaký čas k dobru.
7. Robte si v určitých časových odstupoch odpočet vášho časového nasadenia.
8. Využívajte aj malé a najmenšie časové jednotky.
9. Neodkladajte jednotlivé činnosti. Ťažkostiam predchádzajte tým, že nepríjemné veci vybavíte najskôr.
10. Nikto nemôže byť dôkladnejší ako dôkladný. Ľudia, ktorí tvrdia, že všetko robia mimoriadne dôkladne, tým veľmi často ospravedlňujú svoju pomalosť.
11. Nikdy nehovorte, že v danom momente sa vám neoplatí s nejakou činnosťou začať. Oplatí sa to vždy, pretože je rozumné využívať aj najmenšie časové jednotky.
12. Tvorivé prestávky sú bezpodmienečne nevyhnutné, nesústavné ničnerobenie treba klásť na úroveň ukradnutého času.
Zdroj: ADK