Maličkosti sú často brzdou veľkých vecí

Pracujete príliš veľa? Ste prepracovaný? Pociťuje trvalý stres? Možno vás poteší konštatovanie, že nie ste jediný. To vám však ani za mak nepomôže. Efektívnejšie bude, ak sa naučíte určité úlohy systematicky delegovať, čiže preniesť na iných (pochopiteľne, súčasne s osvojením si zásad časového manažmentu a taktík na odbúranie stresu). Pochopenie a aplikovanie pravidla, podľa ktorého by mal človek robiť to, čo vie najlepšie, a zvyšok by mal prenechať tým, ktorí to zvládnu lepšie alebo ktorí to majú v náplni práce, je stratégiou úspešných.

Pár dobrých dôvodov
Príliš zaneprázdnení ľudia sú napodiv často tí poslední, ktorí premýšľajú o tom, že by určité povinnosti a pracovné zadania mohli prenechať iným. Podľa www.zeitzuleben.de je dôvodov na efektívne delegovanie viac ako dosť:
n Delegovanie vytvára čas na dôležitejšie úlohy.
n Kto dokáže dobre delegovať, pociťuje menej stresu.
n Práca spôsobuje väčšiu radosť, ak človek nepracuje pod tlakom a prenesie časť náročných alebo menej príjemných úloh na iných.
n Správne delegovanie vedie k lepším výsledkom, pretože vďaka nemu človek efektívnejšie využíva svoj potenciál.
n Vedúci pracovníci môžu pomocou premysleného delegovania účinnejšie motivovať podriadených.
n Kto sa naučí delegovať, naučí sa aj viac dôverovať kolegom alebo podriadeným.

Radšej to urobím sám
Mnohí ľudia pri pochybnostiach o schopnostiach iných splnia svoje (a veľmi často aj cudzie) povinnosti radšej sami. Hoci uznávajú, že delegovanie môže byť prínosom, vždy hovoria, že prácu môžu zvládnuť len vlastnými silami. Najčastejšie tvrdia, že "nikto to neurobí tak rýchlo ako ja", "nikto o tom nevie toľko ako ja", "kým to niekomu vysvetlím, zatiaľ to urobím sám", "nemôžem nikomu dôverovať" či "nepoznám nikoho, komu by som mohol zveriť túto úlohu".
Jednoducho - mnohí ľudia sa cítia nenahraditeľní. Majú pocit, že nikto iný neurobí dané zadanie tak dobre a tak rýchlo ako oni. Touto predstavou však škodia predovšetkým sami sebe. Možno im otvorí oči otázka: Čo sa stane, ak ochoriete? Všetko sa tu zrúti?
Ako fungujú pravidlá
Ktoré povinnosti a úlohy treba delegovať, závisí od konkrétnej situácie a ich charakteru. Ako pri mnohom inom, aj tu existujú základné pravidlá, podľa ktorých sa možno orientovať. Veľmi ľahko možno na iných preniesť napríklad rutinné práce, špeciálne činnosti, dobre pripravené zadania, pri ktorých treba len postupovať podľa vypracovaného plánu. Nevhodné sú činnosti spojené s riadením ľudí alebo projektov, dôverné záležitosti a všetko, čo nie je každodenné a má pre spoločnosť väčší význam.
Ak sa chcete pustiť do efektívneho delegovania, najprv si musíte urobiť prehľad jednotlivých činností a zvážiť, ktoré môžete preniesť na iných a ktoré chcete aj v budúcnosti robiť sami. Vypracujte si podrobný plán, v ktorom si vyznačíte všetky práce nevyhnutné napríklad pre určitý projekt alebo najbližší mesiac. Medzi jednotlivými činnosťami rozlišujte rutinné úlohy (napríklad objednať zasadačku), príležitostné úlohy (rozposlanie pozvánok či potvrdenie objednávky), komplexné a náročné úlohy (naplánovanie projektu alebo reklamnej kampane), úlohy, ktoré pravdepodobne zvládnete s ťažkosťami, ale iní ich zvládnu lepšie, úlohy, ktoré sa viažu len na vašu osobu (napríklad vystúpiť na konferencii), úlohy, ktoré chcete v každom prípade zvládnuť sami (napísať článok alebo viesť poradu).
Ak si naplánujete, ktoré úlohy môžete a chcete delegovať, začnite s hľadaním osoby, na ktorú ich prenesiete. Môžu to byť napríklad podriadení, kolegovia z vášho alebo iného oddelenia, právne samostatné časti firmy, externí dodávatelia a podobne.
Predpoklady úspechu
Pre úspešné a efektívne delegovanie sú rozhodujúce tri faktory: dôvera, transparentnosť a spätná väzba.
Pokiaľ ide o dôveru, potrebné je nielen to, aby ste vy dôverovali človeku, ktorý má prevziať vašu úlohu, ale aby aj on dôveroval vám. Známe heslo Dôveruj, ale preveruj, by sa v tomto prípade nemalo prísne uplatňovať. Delegovanie je viac ako bežné pridelenie úlohy podriadeným, pri ktorom je kontrola jej splnenia prirodzená. Pri delegovaní treba zároveň preniesť aj časť zodpovednosti - práve to z neho robí silného motivačného činiteľa a prostriedok na zvýšenie prirodzeného sebavedomia vašich podriadených alebo kolegov.
Pri delegovaní hrá dôležitú úlohu aj komunikácia, predovšetkým konkrétne a zrozumiteľné formulovanie zadania a jeho cieľov. To, čo je jasné vám, nemusí byť automaticky jasné iným. Pri delegovaní sa naučte klásť kontrolné otázky, aby ste sa presvedčili, či druhá strana pochopila zadanie. Úspešné splnenie úlohy si vyžaduje aj dostatok potrebných informácií - človek, ktorý má splniť určitú úlohu, môže byť úspešný iba vtedy, ak má k dispozícii všetky potrebné podklady. Tiež je dôležité, aby ste objasnili, prečo sa má daná úloha splniť - ľudia ľahšie pracujú vtedy, keď poznajú zmysel vynaloženého úsilia.
Tretím predpokladom úspechu pri delegovaní je spätná väzba. Po zavŕšení úlohy treba oznámiť stupeň spokojnosti s jej splnením a vhodným spôsobom oznámiť prípadné chyby a nedostatky. S kritikou buďte opatrný - uprednostnite konštruktívnu kritiku, ktorá sa stane základom budúcich zlepšení.

MUSÍTE NAOZAJ VŠETKO ROBIŤ SAMI?
Posúďte, čo treba urobiť. Povedzte to nahlas, nenoste úlohy iba v hlave. Môžete sa prejaviť napríklad na porade, vaši spolupracovníci by mali vedieť, čo všetko sa musí urobiť pre bezproblémový chod firmy. Často to ani len netušia, pretože sa tým nikdy nezaoberali.
Povedzte, kto by mal splniť ktorú úlohu. Ak v zamestnaní úlohy iba dostávate, prijmite iba tie, ktoré môžete splniť. Ak má váš nadriadený nereálne požiadavky, bráňte sa hneď na začiatku. Ak budete tesne pred uzávierkou prepadať zúfalstvu, že nemôžete stihnúť stanovený termín, bude už neskoro.
Povedzte, prečo ste úlohy rozdelili tak, ako ste ich rozdelili. Môžete si pomôcť napríklad slovami: "Pretože kolega XY hovorí veľmi dobre po anglicky a má už skúsenosti z minulého roku, bude v čase výstavy zastupovať našu firmu."
Poraďte spolupracovníkom, ako majú úlohu zvládnuť, ak práve nespadá do ich každodennej činnosti. Povedzte: "Pán XY, dohodnite sa s pánom YZ z vedľajšieho oddelenia, ktorý už má pripravenú koncepciu našej expozície." Dajte ľuďom najavo, že môžu v prípade potreby počítať aj s vašou radou.
Stanovte termín, dokedy úlohu treba splniť. Opäť vám pomôžu jasné slová: "Návrh našej expozície musí byť hotový do týždňa. Aby sme sa k nemu mohli vyjadriť, potrebujem ho mať v piatok na stole."