Ak aj vaše biznis e-maily vyzerajú rovnako, presne vám sú určené nasledujúce riadky.
Klasický list písaný rukou alebo na stroji síce dnes leží na lopatkách, no etiketa pretrvala a mnoho ľudí si ju vyžaduje aj pri písaní e-mailov. Ak sa občas čudujete, prečo druhá strana na vašu správu nereaguje, možno je to pre až prílišnú neformálnosť, ktorú ste pri písaní zvolili.
Pozdrav znamená úctu
"Ak chceme mať výbornú telefonickú alebo písomnú biznis komunikáciu, mali by sme vždy vhodne osloviť druhú stranu. Pri telefonovaní oslovujeme pozíciou a pridáme k tomu priezvisko oslovovaného. Pozíciu môžeme v biznise nahradiť oslovením pán alebo pani, v našich končinách nikdy neoslovujeme slečna,“ vysvetľuje Miriam Miková z firmy Miriam Miková - 1. slovenská škola spoločenskej etikety a biznis protokolu.
Radí používať oslovenie v tvare: Vážená pani, Vážený pán, pozícia (tá je v biznise najdôležitejšia, akademický titul patrí do spoločnosti alebo na akademickú pôdu), meno a priezvisko (v tomto poradí a je jedno, či ide o obálku listu, e-mail alebo list).
Hneď v úvode tak dáte druhej strane najavo, že si ju vážite, a rovnako ona má dôvod s vami komunikovať slušne. "Absolútne neprofesionálne je písať v pracovnej záležitosti zo súkromného e-mailu, nepodpísať sa a nezanechať žiaden spätný kontakt okrem samotného e-mailu. Telefón, adresa, prípadne fax by mali byť vždy uvedené pod menom, priezviskom a pozíciou pisateľa,“ hovorí Miková.
Odpoveď do 24 hodín
Pri elektronickej komunikácii sa snažte odpovedať včas, najneskôr do 24 hodín. Automatické potvrdenie o prijatí, prípadne prečítaní správy má len informatívny charakter. "Potvrdenie komunikácie znamená jasné ubezpečenie o tom, že e-mailová komunikácia bola prijatá, prečítaná a adresát jej úplne porozumel. Na to používame slová a frázy ďakujem, rozumiem, chápem, v poriadku. Napríklad: Ďakujem, týmto potvrdzujem stretnutie v pondelok 15. 5. o 14.00 hod. u Vás v meeting roome na 4. poschodí na Cintorínskej ulici 30. Teším sa na stretnutie,“ odporúča Ľudovít Dzielava, zakladateľ a tréner Academy of Business and Communication.
Potvrdiť a odpovedať by ste mali aj na ďakovnú e-mailovú komunikáciu alebo potvrdenie. Môžete pri tom presne zopakovať alebo zduplikovať to, na čom ste sa dohodli. "Tým sa naša komunikácia stáva intenzívnejšou, pružnejšou, vytvára porozumenie a jasný ďalší krok. To je základný kameň úspešného budovania akéhokoľvek vzťahu, nielen obchodného,“ dodáva Dzielava.
Vyhnite sa omáčkam
Okrem rýchlosti a úspory času je výhodou e-mailu aj jeho stručnosť. "Príliš rozvláčne texty zbytočne zaťažujú partnera a často sa v cudzom jazyku zamotáme do vlastných myšlienok. No aj príliš krátke texty môžu byť problematické, ak neposkytnú dostatočné informácie a potom vyžadujú ďalšie e-maily,“ hovorí Tatiana Hrivíková, vedúca Katedry interkultúrnej komunikácie na Fakulte aplikovaných jazykov Ekonomickej univerzity v Bratislave.
V jednom e-maili preto riešte jeden, maximálne dva body, aby komunikácia nespôsobovala záťaž a zmätok. Detaily uveďte v prílohe, a nie v tele správy. "Tu platí pravidlo 10 riadkov - e-mailová správa by nemala byť dlhšia než 10 riadkov, pre jednoduchosť, stručnosť, jasnosť a ,ťah na bránu‘. Dlhé správy, komunikácie či dokumenty pripájame vždy v prílohe, ktorú preveríme antivírusovým softvérom,“ ozrejmuje Dzielava.
Zabudnite na skratky a smajlíky
Ak často navštevujete chatové fóra alebo používate pri písaní SMS rôzne skratky, pri e-mailovej komunikácii sa im vyhnite. Používať sa môžu iba ustálené skratky, ktoré naozaj šetria čas a priestor. "Skratky, ktoré sú bežné na chatových fórach, sú zväčša generačne ohraničené a mohli by viesť k nedorozumeniam. Emotikony do biznis komunikácie nepatria. Znižujú vážnosť správy a pôsobia detinsky. Nebudú vás brať vážne. Vaše e-maily majú pôsobiť profesionálne, nie zábavne,“ dodáva Hriviková.
No a v oficiálnych dokumentoch politického, medzinárodného, diplomatického, vedeckého alebo akademického charakteru na skratky úplne zabudnite.