Ak chcete vytvoriť naozaj dobrú prezentáciu v Powerpointe, položte si dve otázky. Na začiatku - Čo ňou chcem u poslucháčov dosiahnuť? a na konci - Dosiahnem ňou vytýčený zámer? "Neuspokojte sa s odpoveďou "chcem ich informovať“, lebo to je slabá odpoveď, a ak je to naozaj tak, vlastne by ste im ju mohli poslať e-mailom,“ radí Ivan Burger, vedúci tréner vzdelávacej spoločnosti ibis partner Slovakia.
Prvé minúty rozhodnú
Pri prezentácii sa sústreďte na prvé minúty. "Na začiatku sa poslucháči rozhodujú: "idem to počúvať? stojí to za to? alebo idem radšej rozmýšľať o svojich veciach?“ Preto do dvoch minút musíte zaujať niečím, čo pritiahne ich pozornosť. Napríklad poslucháčom položte otázku a ich odpovede krátko komentujte z hľadiska vašej nadchádzajúcej témy,“ radí Burger.
Počas samotnej prezentácie si udržíte pozornosť vaším prednesom. "Poslucháča unavuje dlhotrvajúca pomalá či rýchla reč. Je preto vhodné, ba priam žiaduce meniť tempo prejavu. O známych a menej dôležitých veciach sa zvyčajne hovorí rýchlejšie ako o novinkách a o tom, čo by si mal poslucháč zapamätať,“ odporúča odborníčka na neverbálnu komunikáciu Oľga Škvareninová.
Koniec prezentácie je dôležitý z hľadiska vášho zámeru. Prezentáciu v rámci firmy ukončite napríklad výzvou, očakávaniami na účastníkov a vyjadrite presvedčenie, že ich spoločne dosiahnete. Klientom zase naformulujte vašu ponuku alebo podporu na ich očakávané konanie po stretnutí.
Menej textu je viac
Pri prezentácii sa vyvarujte množstvu textu - píšte v odrážkach a používajte len pár slov. Keď je textu veľa, poslucháč ho nedokáže vnímať a navyše to môže vyzerať tak, že všetko, čo ste chceli, už ste ukázali. "Poslucháč nedokáže súčasne vnímať text slajdu aj vašu reč - a platí to najmä pre mužské publikum. Preto obsah podávajte cez grafické vyjadrenie súvislostí, napríklad cez geometrické útvary s nápismi, cez diagramy, štruktúry, grafy, tabuľky, fotografie, aj videá. Mozog dokáže súčasne počúvať vaše slová a vnímať grafiku zo slajdu, nie však text,“ odporúča Ivan Burger.
Šetriť by ste mali aj na rôznych efektoch, napríklad pri prechodoch medzi slajdami. Druhá strana sa totiž môže viac tešiť na to, akým efektom ju prekvapíte, než na obsah prezentácie.
Štýl, farba i písmo, za vás vyrieši firemná šablóna, ktorá ukáže, že reprezentujete tie isté hodnoty. "Ak ju nemáte, vyberte si jeden, najviac dva až tri fonty a používajte ich cielene: nadpis jedným, telo iným,“ hovorí Burger. Veľkosť písma si zvoľte viac ako 18 bodov (menšie vidno zle) a nie väčšie ako 36 (to pôsobí necitlivo až hrubo). Farba by mala spĺňať kritérium dobrej viditeľnosti.
No nielen farba textu, ale aj vášho oblečenia je dôležitá. "Dojem dôveryhodnosti vytvára tmavomodrý odev. Nič nepokazíme ani kombináciou svetlej a tmavej. Tmavá farba vypovedá o spoľahlivosti, svetlá poľudšťuje. Bielymi časťami oblečenia možno podčiarknuť logickú stavbu prezentácie. Ženy si môžu zvoliť aj pastelové odtiene. Najnevhodnejší je hnedý odev, pretože v ňom sa stáva rečník "neviditeľným“,“ vysvetľuje Oľga Škvareninová.
Šetrite čas, skončite skôr
Zostavenú prezentáciu si vždy vyskúšajte a odmerajte si jej čas. Nemala by byť príliš dlhá a väčšinou sa aj tak musíte zmestiť do určeného časového limitu. Primeraný čas na jeden slajd sú 1 - 3 minúty. "Skončiť desať minút pred časovou hranicou je lepšie, než skončiť tri minúty po nej!“ odporúča Burger.