Ste podnikateľ a hromadia sa aj vám kopy papierov? Neviete, či sa ich už môžete konečne zbaviť? Nie je ľahké sa v tom vyznať, pretože pre každý účtovný či daňový doklad platí iná lehota na archiváciu. Ak sa predčasne zbavíte na pohľad nepotrebných dokumentov, môže vás to vyjsť poriadne draho. Pravidlá a čas úschovy určujú viaceré zákony, čo systém archivácie komplikuje.
Takmer každý občan je povinný doklady odkladať, závisí len od ich druhu a času úschovy. "Z praktického hľadiska to znamená, že archivácii podlieha takmer všetko, s výnimkou novín, časopisov, prospektov, reklamných materiálov, inej tlače a pozvánok, ktoré nemajú formu listu," hovorí Alena Kapralčíková, majiteľka firmy zaoberajúcej sa archiváciou dokumentov.
Čo a ako dlho treba odkladať
Doba úschovy dokladov sa odvíja od ich druhu. "Závisí od toho, či ide iba o účtovný doklad alebo je to zároveň aj daňový doklad," hovorí daňový poradca Štefan Fabian. Lehotu uloženia dokladov, okrem právnych predpisov, určuje aj registratúrny plán.
Najčastejším účtovným dokladom je faktúra. Dokedy ju musíte odkladať závisí od toho, či ste alebo nie ste platiteľom dane z príjmov a dane z pridanej hodnoty. Neplatiteľ dane faktúru uschováva päť rokov po roku, v ktorom bola vystavená. Desať rokov si faktúru uschováva platiteľ dane a osoba, ktorá prijala faktúru od platiteľa dane.
Daňový poradca upozorňuje, že každá osoba, ktorá predá alebo kúpi nový dopravný prostriedok z iného členského či do iného členského štátu EÚ, je povinná archivovať faktúru desať rokov. Faktúry ako doklady musia byť počas celej doby uchovávania zabezpečené tak, aby bolo možné zaručiť vierohodnosť ich pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Ak je súčasťou faktúry objednávka, uchováva sa rovnako ako faktúra.
Daňové priznanie si musíte odkladať desať rokov. Lukáš Kocún z bratislavskej spoločnosti, ktorá sa zaoberá archivovaním dokumentov, hovorí, že daňové priznanie je registratúrny záznam so znakom hodnoty "A", to znamená, že sa nemôže vyradiť a skartovať. Pôvodca registratúry je povinný takýto registratúrny záznam odovzdať príslušnému štátnemu archívu do trvalej úschovy.
Rovnakú dobu ako daňové priznanie sa uchováva aj účtovná závierka a výročná správa. Pre každú dobu úschovy platí, že sa začíta počítať až od nasledujúceho roka, teda po roku, v ktorom sa doklad vystavil. Doklady o príjmoch a výdavkoch patria medzi účtovné doklady a archivujú sa päť rokov. V niektorých prípadoch sa však považujú aj za daňové doklady a vtedy sa uschovávajú až desať rokov.
Archivácia dokumentov je povinná
Okrem bežných dokumentov, s ktorými sa stretávame v každodennom živote, existuje aj osobitná skupina, a to trvalo archivovateľné dokumenty. Ide najmä o firemné dokumenty, ktoré musia byť archivované počas celej existencie podniku a po jeho prípadnom zániku musia byť uložené v územne príslušnom štátnom archíve. Patrí medzi ne účtovná závierka vrátane výkazov, daňové priznania k dani z príjmov vrátane výkazov a prílohy, poznámky k účtovnej závierke, schválená účtovná závierka, účtovný denník, hlavná kniha.
V tomto prípade podnikateľ, ktorý chce skončiť svopju činnosť, zaplatí za správu a uloženie dokumentov na celú lehotu uloženia dopredu. Správca registratúry potom každoročne pripraví návrh na vyradenie, a postupne vyradí všetky prevzaté registratúrne záznamy. Zabezpečenie archivácie na povinné obdobie v špecializovanej organizácii treba preukázať ešte pred výmazom z obchodného registra.
Osobitnú kategóriu tvoria osobné spisy zamestnancov, tie sa ukladajú 70 rokov od narodenia zamestnanca. Dôležité sú aj mzdové listy, uschovávajú sa 20 rokov, pričom v niektorých archívoch odporúčajú až 50 rokov. Ak sa firma zaoberá špecifickými činnosťami, ovplyvňujú lehotu uloženia jej dokumentácie aj ďalšie legislatívne predpisy.
Ako dlho treba odkladať doklady
-- účtovná závierka, výročná správa -- 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
-- mzdové listy -- 10 rokov
-- údaje na dôchodkové zabezpečenie -- 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
-- účtovné doklady, účtovné rozvrhy, účtovné knihy, odpisový plán, zoznamy účtovných kníh, inventúrne súpisy -- 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
-- projektovo-programová dokumentácia na vedenie účtovníctva prostredníctvom výpočtovej techniky -- 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použila
-- inventárne karty hmotného majetku okrem zásob -- 3 roky nasledujúce po vyradení tohto majetku
-- zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek -- po dobu, po ktorú sa uchovávajú písomnosti, v ktorých sa použili
-- účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho, súdneho alebo iného konania, ktoré sa neskončilo -- do konca roka nasledujúceho po roku, v ktorom sa uvedené konania skončili
-- účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamácií -- po dobu, po ktorú lehoty alebo konania trvajú
-- účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok alebo nesplnených záväzkov -- do konca roka nasledujúceho po roku, v ktorom sa zaplatili alebo splnili.
StoryEditor