Daňové priznanie je finišom v každodennom účtovníctve firmy. Či bude "koncovka" úspešná, však závisí aj od vedenia účtovníctva. Aby si totiž podnikateľ dokázal správne vypočítať daň z príjmov, prípadne odvody na ďalší rok, musí mať v poriadku účty. Bez príslušného dokladu nemôže v účtovníctve urobiť žiadny účtovný zápis. Ak podnikateľ neplatí DPH, prípadne je platiteľom dane len časť roka, pri výpočte dane z príjmov si môže uplatniť paušálne výdavky. Nemusí pritom viesť klasické -- jednoduché účtovníctvo. Stačí, keď bude evidovať príjmy, zásoby a pohľadávky. Zákon neurčuje formu tejto evidencie, zjednodušene povedané celkom si vystačí s papierom a perom. O čosi zložitejšie je to pri jednoduchom účtovníctve, v ktorom podnikateľ účtuje v peňažnom denníku, knihe pohľadávok, knihe záväzkov, pričom môže používať aj pomocné knihy (knihu zásob, inventárnu knihu dlhodobého majetku, knihu mzdovej evidencie).
Pri vedení účtovníctva vám pomôžu počítačové programy. Dajú sa využiť pri vystavovaní faktúr, objednávok, vedení skladovej evidencie. Niektoré si môžete zadarmo stiahnuť z internetu. Jednoduché účtovníctvo nesmú používať tí, ktorí sú zapísaní v obchodnom registri. Účtujú v podvojnom účtovníctve. Vtedy používajú denník, kde zapisujete všetko chronologicky, hlavnú knihu, kde vediete účtovné zápisy. Zákon presne vymedzuje, kedy sa musia všetky účtovné knihy otvárať a uzatvárať. Právnické osoby to robia ku dňu vzniku, to je zápisu do obchodného registra. Vtedy zostavujú aj otváraciu súvahu. Účtovné knihy sa otvárajú vždy na začiatku účtovného obdobia, ku dňu vstupu do likvidácie, vyhlásenia konkurzu. Fyzická osoba ich otvára vtedy, keď začína podnikať a uzatvára ich k poslednému dňu účtovného obdobia.
Doklady musia byť správne
Ak by sme položili hociktorému podnikateľovi otázku, ktorý doklad najviac používa v podnikaní, určite by väčšina uviedla, že faktúru. Napriek tomu mnohí nevedia, čo všetko musí obsahovať, aby podnikateľovi nerobil pri kontrole dokladov problémy daňový úrad. Faktúru musíte mať ako podnikateľ v rukách pri každom dodaní tovaru alebo služby. Podľa zákona o účtovníctve ju musíte vystaviť aj vtedy, ak ste prijali zálohu pred dodaním tovaru alebo služby, a to do 15 dní od jej prijatia. Na faktúre musí byť meno a adresa sídla, miesto podnikania, prípadne prevádzkarne podnikateľa a jeho IČO, DIČ, IČ DPH. Také isté údaje tu musia byť o príjemcovi tovaru alebo služby. Podľa zásad účtovníctva správna faktúra musí byť označená poradovým číslom, pričom faktúry musia ísť chronologicky podľa dátumu vystavenia. Okrem týchto údajov tu musí byť aj dátum dodania tovaru alebo služby, respektíve dátum, kedy bola prijatá záloha.
Nemôžete zabudnúť na tento doklad uviesť tiež dátum vyhotovenia faktúry, množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby. Bez informácií o základe dane, jednotkovej ceny bez dane faktúra nie je správna. K samozrejmostiam na faktúre určite patrí aj číslo vášho bankového účtu ako podnikateľa, na ktorý chcete uhradiť faktúru, dátum splatnosti faktúry, meno a kontakt na toho, kto vystavil faktúru. Na konci faktúry musí byť podpis a pečiatka. Veľa podnikateľov nemá jasno v tom, či sa za faktúru považuje aj doklad z elektronickej registračnej pokladnice. Platí, že ak cena tovaru alebo služby vrátane DPH nie je vyššia ako 50-tisíc korún, za faktúru sa považuje aj doklad z pokladnice. Za faktúru možno pokladať aj cestovný lístok verejnej hromadnej dopravy osôb. Musí však na ňom byť uvedené obchodné meno, dátum vyhotovenia, cena. Faktúrou je tiež podkladová časť diaľničnej nálepky.
Častými dokladmi, s ktorými sa podnikateľ stretáva, sú aj objednávka, dodací list, inventárne karty a mzdové listy. Aj všetky tieto doklady a jeho kópie, ktoré podnikateľ vystavil alebo prijal, musí jeho účtovník zaevidovať a archivovať. Minimálne uschovacie lehoty pre jednotlivé druhy dokladov možno nájsť v zákone o účtovníctve.
Kto zodpovedá za správnosť
Za správnosť údajov vo faktúre zodpovedá podnikateľ, ktorý dodáva tovar alebo službu, a to aj v prípade, ak faktúru vyhotovila iná osoba alebo zákazník. Treba tiež vedieť, že za faktúru sa považuje aj každý doklad, ktorý mení alebo dopĺňa pôvodnú faktúru. Tento doklad musí okrem povinných údajov obsahovať aj poradové číslo pôvodnej faktúry. Ak je faktúra vyhotovená alebo prijatá v cudzom jazyku, je podnikateľ povinný na požiadanie daňového úradu zabezpečiť jej preklad do slovenského jazyka.
Najčastejšie doklady v účtovníctve
-- faktúra
-- výpis z bankového účtu
-- príjmový pokladničný doklad
-- výdavkvový pokladničný doklad
-- doklad z elektronickej registračnej pokladnice
-- príjemka
-- výdajka
-- interný doklad na zúčtovanie pohonných látok
-- odpisový plán
Rozoznávame účtovné doklady
-- externé, ktoré vznikajú vo vzťahu účtovná jednotka a vonkajšie okolie: vydané, prijaté.
-- interné vyplývajú a slúžia pre vnútornú potrebu účtovnej jednotky (záloha)
-- jednotlivé, ktoré môžu obsahovať len jeden účtovný alebo viac rovnorodých účtovných prípadov (časové obdobie nesmie presiahnuť 1 mesiac)
-- zberné, v ktorých je zozbieraných viac účtovných prípadov a dokladované jedným účtovným prípadom