Ako dať náklady na prevádzku do účtovníctva firmy

Automobil dodávateľa
Som majiteľ s. r. o. a môj brat pre mňa vykonáva činnosť ako živnostník. Práce mi fakturuje. Používa na to svoje súkromné vozidlo. Ako sa premietnu náklady na prevádzku v účtovníctve mojej firmy? Môžem mu preplácať cestovné účty ako v prípade zamestnanca? Alebo si ich on môže dávať do nákladov a nám ich prefakturovať? Je povinnosť platiť za toto auto cestnú daň? Kto ju ma platiť?
-- V konkrétnom prípade ide o dva samostatne právne subjekty: živnostníka, ktorý je podnikateľom -- fyzickou osobou a spoločnosťou s. r. o., ktorá je právnickou osobou (bez ohľadu na to, že ide o jediného spoločníka a že má príbuzenský vzťah k živnostníkovi). Medzi nimi jestvuje obchodnoprávny vzťah, živnostník je dodávateľom služieb, spoločnosť s. r. o. odberateľom. Každý z týchto subjektov je osobitným daňovníkom, zdaňuje svoje príjmy po odpočítaní výdavkov na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov zo svojej činnosti. Živnostník poskytuje spoločnosti služby, na ktorých poskytovanie sa zmluvne zaviazal. Pritom koná samostatne, vo vlastnom mene, na vlastnú zodpovednosť, s cieľom dosiahnutia zisku. Rozhoduje aj o prostriedkoch, ktoré na splnenie svojich zmluvných záväzkov použije, napríklad či na dopravu použije vlastné motorové vozidlo, taxík alebo verejnú hromadnú dopravu. Za služby dostáva od svojho zmluvného partnera -- spoločnosti s. r. o,. odmenu vo výške dohodnutej ceny. Cena zahŕňa odmenu za prácu, nutné osobné a vecné výdavky a podnikateľský zisk. Dodávateľ ju ponúka na základe svojej kalkulácie. V podmienkach trhového hospodárstva je vecou dohody medzi partnermi, či odberateľ je ochotný požadovanú cenu akceptovať. Dodávateľ služby nemusí oboznámiť odberateľa s jej štruktúrou. Sú však možné aj také zmluvy, kde sa partneri dohodnú na rozpise ceny napríklad za špecifikovaný materiál, pracovné výkony, dopravu, poddodávky a pod. Obchodný zákonník i Občiansky zákonník prednostne rešpektujú dohody zmluvných partnerov.
Všetky výdavky živnostníka, teda aj výdavky spojené s použitím motorového vozidla, sú jeho výdavkami, ktoré účtuje vo svojom účtovníctve, prípadne daňovo uplatňuje paušálnymi výdavkami. Nemôžu sa v nijakom prípade objaviť v účtovníctve odberateľa -- spoločnosti s. r. o. Cestovné a výdavky za použitie motorového vozidla podľa zákona o cestovných náhradách môže vyplácať len zamestnávateľ zamestnancom a sú daňovým výdavkom zamestnávateľa.
Cestnú daň platí majiteľ motorového vozidla, ktorý ho používa na podnikanie, teda v konkrétnom prípade živnostník -- fyzická osoba. Cenu za svoje služby si určuje tak, aby pokrývala aj tento výdavok.
Ako účtovať cestovné výdavky
Môže si SZČO podnikajúca na Slovensku účtovať do daňových nákladov cestovné k manželke do susedného štátu, ktorá má tam trvalé bydlisko? SZČO tam má prechodné bydlisko.
-- Základ dane samostatne zárobkovej fyzickej osoby definuje zákon o dani z príjmov (číslo 595/2003 Z. z.) ako rozdiel, o ktorý zdaniteľné príjmy prevyšujú daňové výdavky. Za daňový výdavok sa uznáva výdavok (náklad) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom zaúčtovaný v účtovníctve. Niektoré výdavky zákon obmedzuje alebo podmieňuje (§ 19), prípadne neuznáva (§ 21). Výdavky na cestovné fyzických osôb, ktoré vykonávajú podnikateľskú alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť, upravuje ustanovenie § 19 ods. 2 písm. e), podľa ktorého daňovými výdavkami sú aj výdavky (náklady) daňovníka vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva, najviac vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa zákona o cestovných náhradách (zákon č. 283/2002 Z. z.), a to na stravovanie, ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami, nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste a v súvislosti s činnosťou vykonávanou v zahraničí aj suma do výšky 40 % nároku na stravné podľa zákona o cestovných náhradách; ak daňovník na cestovanie využije vlastné osobné motorové vozidlo nezahrnuté do obchodného majetku, uplatní výdavky (náklady) do výšky náhrady za spotrebované pohonné látky a základnej náhrady za každý jeden km jazdy podľa zákona o cestovných náhradách. Z uvedeného vyplýva, že cestovné podnikateľa -- fyzickej osoby, ktorý na Slovensku podniká a má tu trvalý pobyt, sa môže uznať ako daňový výdavok iba v prípade, že sa cesta uskutočnila v súvislosti s podnikaním a možno predpokladať, že bola potrebná na dosiahnutie zdaniteľných príjmov.
Podnikateľa možno pomýlila okolnosť, že v zákone o cestovných náhradách sú ustanovenia napríklad o náhrade výdavkov na cesty na návštevu rodiny pri zahraničných pracovných cestách (§ 11) alebo o náhrade výdavkov spojených s pobytom manžela pri výkone práce v zahraničí (§ 20). Tieto náhrady však nemôže uplatniť podnikateľ, poskytuje ich zamestnávateľ zamestnancovi, sú daňovým výdavkom zamestnávateľa, pretože cesta či práca zamestnanca v zahraničí súvisí s dosiahnutím príjmov zamestnávateľa. Zákon o dani z príjmov odkazuje síce v § 19 ods. 2 písm. e) na zákon o cestovných náhradách, ale len za tým účelom, že pomocou neho vymedzuje rozsah výdavkov. Neznamená to, že všetky jeho ustanovenia platia aj pre podnikateľov či iné samostatne zárobkovo činné osoby.