Som začínajúci podnikateľ v oblasti služieb. Rozhodol som sa viesť si sám jednoduché účtovníctvo. Kúpil som si peňažný denník. Podľa predtlače mi je jasné, ako budem účtovať do jednotlivých stĺpcov príjmy a výdavky hotovosti a na bankovom účte. Nie mi je jasné, na čo slúži stĺpec "priebežné položky", kedy a ako sa do neho účtuje.
Pre správne vedenie jednoduchého účtovníctva nestačí kúpiť si jednu alebo viac predtlačených účtovných kníh. Začínajúci podnikateľ, najmä ak má inú ako ekonomickú kvalifikáciu, sa musí oboznámiť aspoň so základmi účtovníctva, obstarať a naštudovať si všeobecne záväzné právne predpisy o účtovníctve: zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a Postupy účtovania v sústave jednoduchého účtovníctva pre fyzické osoby -- podnikateľov, ustanovené opatrením MF SR č. 23586/2002-92 v aktuálnom znení. Keďže naše jednoduché účtovníctvo je daňovo orientované, je potrebné, mal by byť ten, kto ho vedie, dôkladne oboznámený so zákonom č. 595/2003 Z. z. o daniach z príjmov v aktuálnom znení a sledovať jeho pomerne časté zmeny.
Jednoduché účtovníctvo u nás je založené na hotovostnom princípe. Hospodársky výsledok je definovaný ako rozdiel príjmov a výdavkov, teda prírastkov a úbytkov jednej formy majetku -- peňažných prostriedkov. Hoci účtovná jednotka, účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva, je povinná účtovať aj o ostatných formách majetku (hmotnom investičnom majetku, zásobách, pohľadávkach) a zdrojoch majetku (záväzkoch, rezervách), pohyby a zmeny stavu týchto zložiek majú vplyv na hospodársky výsledok len vo výnimočných prípadoch.
Hotovosť a bankové účty
Peňažný denník možno považovať za hlavnú knihu jednoduchého účtovníctva. Má účtovnú a daňovo-analytickú časť. V účtovnej časti sú tri účty: hotovosť, vklady v bankách a priebežné položky, ktoré majú funkciu obdobnú syntetickým účtom v hlavnej knihe v sústave podvojného účtovníctva. Za hotovosť sa považujú bankovky a mince v pokladnici alebo vo viacerých pokladniciach účtovnej jednotky a okrem toho ceniny (známky, kolky či stravné poukážky). Účtovná jednotka môže mať viac pokladníc v domácej mene, napríklad hlavnú pokladnicu v kancelárii, detašovanú (príručnú) pokladnicu v prevádzkarni. Ak má peňažné prostriedky v cudzej mene, musí pre každý druh cudzej meny otvoriť osobitnú valutovú pokladnicu. Rovnako pre každý druh ceniny vedie osobitnú evidenciu. V tom prípade okrem účtu "hotovosť" v peňažnom denníku robí zápisy o pohyboch peňažných prostriedkov v hotovosti aj v jednotlivých pokladničných knihách, ktoré plnia funkciu obdobnú analytickej evidencii v sústave podvojného účtovníctva.
Rovnako môže mať podnikateľ viac účtov v peňažných ústavoch. Pre každý druh uloženej cudzej meny si otvára osobitný devízový účet. Pohyby na účtoch v peňažných ústavoch eviduje na účte "banky" v peňažnom denníku a okrem toho na protiúčtoch jednotlivých účtov v bankách, ktoré majú funkciu obdobnú analytickej evidencii v sústave podvojného účtovníctva. Pokladničné knihy a protiúčty bankových účtov nevedie, ak má len jednu pokladnicu a jeden bankový účet.
Možno povedať, že účtovná časť peňažného denníka vypovedá o tom, koľko peňažných prostriedkov má podnikateľ v danej chvíli vo svojom obchodnom majetku a kde sú umiestnené.
Peniaze v pohybe
Tretí účet v peňažnom denníku -- "priebežné položky" -- vypovedá v podstate tiež o umiestnení peňažných prostriedkov. Možno ho prirovnať k poslovi, ktorý práve prenáša peniaze z pokladnice do banky, z banky do pokladnice alebo medzi bankami. Jeho význam možno pochopiť v situácii, keď banka nezúčtuje vklad alebo výber v rovnaký deň, ako bol fyzicky uskutočnený. Tiež prevody medzi bankami nemusia byť zúčtované v rovnaký deň. Účtovanie na účte priebežných položiek má význam z toho dôvodu, že účtovníctvo sa má viesť dochvíľne, teda účtovné zápisy sa majú vykonávať v deň uskutočnenia účtovného prípadu a denne je potrebné sledovať a kontrolovať zostatky hotovostí i na bankových účtoch.
Zákon o účtovníctve v § 8, kde upravuje zásady vedenia účtovníctva, uvádza len správnosť, úplnosť a preukaznosť, ale nie dochvíľnosť. Drobní podnikatelia -- fyzické osoby obvykle neúčtujú denne, často si dávajú posielať výpisy z bankových účtov len raz mesačne. V tomto prípade sa účtovanie pohybov peňažných prostriedkov medzi jednotlivými miestami ich uloženia prostredníctvom priebežných položiek javí ako zbytočná komplikácia. Niekedy sa namieta, že ten, kto účtuje zmenu uloženia peňazí priamo ako úbytok na jednom mieste a prírastok na druhom mieste, neskreslí tým výsledok hospodárenia a v konečnom dôsledku základ dane z príjmov.
Účtovanie priebežných položiek však ukladá výslovne zákon o účtovníctva v § 15 ods. 2 písm. d) a postupy účtovania v sústave jednoduchého účtovníctva v § 15 ods. 7. Nesplnenie tohto postupu sa preto považuje za porušenie záväzných predpisov o účtovníctve.
Štyri účtovné zápisy
Ak sa používa účet priebežných položiek, potom každá zmena umiestnenia peňazí vyžaduje štyri účtovné zápisy:
-- vklad do banky: výdavok z pokladnice, príjem na priebežných položkách, výdavok na priebežných položkách, príjem na bankovom účte;
-- výber z banky: výdavok z bankového účtu, príjem na priebežných položkách, výdavok na priebežných položkách, príjem do pokladnice;
-- prevod z banky 1 do banky 2: výdavok z účtu v banke 1, príjem na priebežných položkách, výdavok na priebežných položkách, príjem na účte v banke 2.
Účtovanie na účte priebežných položiek je mimoriadne dôležité v prípade prevodov medzi bankami na prelome roka, ak podľa výpisov z účtov výdavok z poukazujúcej banky bol zúčtovaný v starom roku a príjem na účet v prijímajúcej banke bol zúčtovaný v novom roku. Preto sa priebežné položky aj osobitne uvádzajú v účtovnej závierke vo výkaze o majetku a záväzkoch.