Pri uzatváraní zdaňovacieho obdobia je zamestnávateľ povinný splniť viaceré povinnosti. Ich podstatná časť vychádza z vedenia mzdového účtovníctva, takže činnosti vyplývajúce z týchto povinností v zastúpení zamestnávateľa plní mzdová účtovníčka. Sú to povinnosti voči zamestnancom, štátnym orgánom a verejným inštitúciám, ktoré sú vymedzené viacerými zákonmi a s nimi súvisiacimi predpismi. V tomto roku k týmto povinnostiam po prvýkrát pribudnú povinnosti súvisiace aj s ročným zúčtovaním preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie.
Cieľom tohto príspevku je vo viacerých tématických častiach rozobrať povinnosti zamestnávateľa pri uzatváraní zdaňovacieho obdobia, ktoré sa predovšetkým spájajú s vystavovaním daňových dokladov a s vyplňovaním rôznych tlačív, ktorých formu a obsah ustanovujú osobitné predpisy. Ide o výkon činností, ktoré súvisia s:
- daňovými povinnosťami podľa zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,
- evidenciou na účely dôchodkového poistenia zamestnancov podľa zákona č. 461/2003 Z.z.. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov,
- štatistickým vykazovaním podľa zákona č.540/2001 Z.z. o štátnej štatistike,
- povinnosťami podľa zákona č.5/2004 Z.z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov,
- poistnými vzťahmi podľa zákona č.580/2004 o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č.95/2002 Z.z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č.660/2005 účinného od 1.1. 2006.
1. Vedenie mzdových listov a odsúhlasenie ich správnosti za kalendárny rok
Najdôležitejším daňovým a účtovným dokladom v mzdovom účtovníctve je mzdový list zamestnanca. Zamestnávateľ je povinný viesť pre zamestnancov za príslušný kalendárny mesiac a za celé zdaňovacie obdobie mzdové listy tak, ako to ustanovuje § 39 ods.2 zákona o dani z príjmov. Na mzdovom liste sú zaznamenané sumy zhodné s tými, ktoré sú v jednotlivých mesiacoch uvedené na výplatných lístkoch -- Dokladoch o vyúčtovanej mzde zamestnanca. Mzdový program po každej mesačnej uzávierke doplní mzdový list každého zamestnanca o vypočítané sumy za príslušný mesiac. Na konci ročného zúčtovacieho obdobia (alebo aj pri skončení pracovného pomeru zamestnanca), má mzdová účtovníčka povinnosť odsúhlasiť jeho správnosť.
Mzdový list je dôležitým účtovným dokladom, na ktorom je zamestnávateľ povinný zaznamenávať údaje súvisiace s výkonom závislej činnosti fyzických osôb. Údaje sú rozhodujúce pre:
§ zúčtovanie mzdových nárokov a iných peňažných plnení, ktoré zamestnancom ale i iným osobám (napríklad: osobám pracujúcim na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, členom štatutárnych orgánov, konateľom a spoločníkom spoločností s r.o., atď.) plynú z pracovnoprávneho a iného vzťahu voči zamestnávateľovi,
§ výpočet dávok nemocenského poistenia,
§ výpočet dávok dôchodkového poistenia, starobného dôchodkového sporenia a doplnkového dôchodkového sporenia,
§ výpočet dávok v nezamestnanosti,
§ zúčtovanie preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie,
§ zúčtovanie preddavkov na daň a daňového bonusu za ročné zdaňovacie obdobie,
§ určenie súm súvisiacich s ďalšími skutočnosťami a požiadavkami, ktoré sú v záujme zamestnanca (napríklad pôžičky, úvery, atď.) alebo v záujme iných právnických a fyzických osôb (napríklad zrážky zo mzdy, exekučné rozhodnutia, atď.) .
Tým, že mzdový list plní funkciu dokladu účtovného, daňového ale i dokladu, ktorý je podkladom pre rozhodovanie o dávkach sociálneho poistenia, musia byť údaje zaznamenané tak, ako to vyžadujú súvisiace právne predpisy.
Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane /podľa § 5 ods.3 zákona SNR č.511/1992 Zb. v znení neskorších predpisov je to osoba, ktorá odvádza správcovi dane daň vybranú od daňovníka alebo zrazenú daňovníkovi a majetkovo za ňu zodpovedá, ďalej len "zamestnávateľ"/, je povinný v súvislosti so zdaňovaním príjmov zo závislej činnosti viesť pre zamestnancov mzdové listy s výnimkou uvedenou v § 39 ods.4 a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie, ktorým je kalendárny rok tak, ako to určuje § 39 ods. 1 a 2 zákona o dani z príjmov.
Dôležitou zmenou od 1. 1. 2005, v zmysle novely zákona o dani z príjmov (podľa zákona č.659/2004 Z.z.) je, že sa už neuvádza za každý kalendárny mesiac úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, ale úhrn vyplatených zdaniteľných miezd.
Obsah mzdového listu
Mzdový list musí podľa § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov obsahovať:
a) meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b) rodné číslo zamestnanca,
c) adresu trvalého pobytu zamestnanca,
d) mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane / podľa § 11 ods.1 písm.b), na manželku alebo manžela / a daňový bonus,
e) výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
f) za každý kalendárny mesiac
1. počet dní výkonu práce,
2. úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné plnenie alebo o nepeňažné plnenie,
3. sumy oslobodené od dane,
4. sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
5. základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu, preddavok na daň,
6. sumu daňového bonusu,
g) za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v písmene f).
Údaje uvedené v odseku 2 písm. a) až d) sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č.73/1998 Z.z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, SIS, Zboru väzenskej a justičnej stráže SR a Železničnej polície.
Mzdový list je potrebné viesť aj:
§ pri príjmoch jednorazových, napríklad pri výkone prác vykonávaných na základe:
- dohody o vykonaní práce alebo
- dohody o brigádnickej práci študentov,
§ príjmoch plynúcich zo sociálneho fondu vyplatených bývalým zamestnancom,
aj dôchodcom, bez ohľadu na výšku príjmu a obdobie, ktorého sa týkajú.
Zamestnávateľ nie je povinný podľa § 39 ods. 4 viesť mzdové listy len tým zamestnancom, ktorí poberajú len nepeňažné príjmy uvedené v § 5 ods.3 zákona o dani z príjmov. Sú to príjmy plynúce daňovníkovi v súvislosti s poskytovaním motorového vozidla na služobné a súkromné účely. Predstavujú sumu vo výške 1% zo vstupnej ceny vozidla za každý, aj začatý mesiac jeho používania.
Ak týmto zamestnancom mzdové listy zamestnávateľ nevedie, tak v takomto prípade je povinný viesť evidenciu (zoznam). Evidenciu zamestnávateľ vedie iba vtedy, ak iné príjmy daňovník nepoberá. Evidencia obsahuje:
§ meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
§ rodné číslo,
§ adresu trvalého pobytu,
§ údaj o trvaní pracovnej činnosti,
§ úhrn nepeňažných príjmov uvedených v § 5 ods.3.
2. Vystavenie "Potvrdenia o zúčtovaných a vyplatených príjmoch fyzických osôb zo závislej činnosti, zrazených preddavkoch na daň z týchto príjmov a o priznanom a vyplatenom daňovom bonuse za ........"
Zamestnávateľ je povinný, podľa § 39 ods.5 za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľnú mzdu vystaviť Potvrdenie o zúčtovaných a vyplatených príjmoch fyzických osôb zo závislej činnosti, o zrazených preddavkoch na daň z týchto príjmov a o priznanom a vyplatenom daňovom bonuse za obdobie, kalendárny rok.
Je to doklad obsahujúci súhrnné údaje zaznamenané na mzdovom liste, prípadne v evidencii podľa § 39 ods.4, ktoré sú rozhodujúce na:
- výpočet zdaniteľnej mzdy,
- preddavkov na daň,
- dane,
- priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie.
Údaje uvedené v potvrdení o príjmoch sa musia zhodovať s údajmi uvedenými na mzdovom liste zamestnanca za kalendárny rok a tie musia byť rovnaké ako údaje uvedené na dokladoch o vyúčtovanej mzde /výplatných lístkoch zamestnanca/ za jednotlivé mesiace trvania pracovného pomeru v kalendárnom roku.
Zamestnávateľ je povinný vystaviť zamestnancovi potvrdenie na každý zdaniteľný príjem zo závislej činnosti, teda aj na nepeňažný príjem. Tento doklad je zamestnávateľ povinný doručiť zamestnancovi najneskôr do 10. februára, do 10. marca alebo do konca apríla po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré zamestnávateľ vyplatil zamestnancovi príjem zo závislej činnosti. Termíny sú určené podľa toho, či zamestnávateľ zamestnancovi vykonáva ročné zúčtovanie preddavkov na daň za zdaňovacie obdobie.
Zamestnávateľ je povinný za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľnú mzdu:
Ř vystaviť doklad o súhrnných údajoch uvedených na mzdovom liste, prípadne v evidencii, ktorým je potvrdenie o zúčtovaných a vyplatených príjmoch,
Ř doručiť doklad zamestnancovi najneskôr :
a) do 10.2. 2006 ak zamestnávateľ vyplatil príjem zo závislej činnosti zamestnancovi, ktorý žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa, ak o vystavenie dokladu požiada najneskôr do 5. 2. 2006 (do 5. februára po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom alebo za ktoré zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, vyplatil príjem zo závislej činnosti tomuto zamestnancovi ).
b) do 10.3. 2006 (do 10. marca zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie), bez žiadosti zamestnanca. Sú to zamestnanci, ktorí budú podávať daňové priznanie.
c) do 30.4.2006 ak zamestnávateľ vykonal zamestnancovi ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti a daňového bonusu (do konca apríla roku, v ktorom zamestnancovi zamestnávateľ vykonal ročné zúčtovanie).
3. Vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti a daňový bonus
Ročné zúčtovanie môže zamestnávateľ vykonať iba na základe písomnej žiadosti, ktorou je :
Ř Žiadosť o vykonanie výpočtu dane z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti a o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z týchto príjmov zamestnanca a po predložení požadovaných dokladov do 15.2.2006.
Podľa § 36 ods.4 zákona o dani z príjmov má zamestnanec právo aj dodatočne, do 15. 2. 2006 predložiť doklady k ročnému zúčtovaniu preddavkov na daň.
Vykonanie ročného zúčtovania dane
Ročné zúčtovanie a výpočet dane vykoná zamestnávateľ
Ř najneskôr do 31.3.2006. Rozdiel medzi vypočítanou daňou a úhrnom zrazených preddavkov na daň v prospech zamestnanca vráti a daňový bonus alebo jeho časť do výšky ustanovenej zákonom o dani z príjmov vyplatí zamestnávateľ zamestnancovi podľa § 38 ods.6 najneskôr pri zúčtovaní mzdy za apríl 2006.
Doplnený doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní
S ročným zúčtovaním súvisí povinnosť zamestnávateľa na žiadosť zamestnanca vydať aj potvrdenie o zaplatení dane z príjmov zo závislej činnosti, teda potvrdenie o tom, že zamestnancovi v roku 2005 nevznikol daňový nedoplatok.
Podľa § 39 ods.6 až ods.7 je zamestnávateľ povinný na žiadosť zamestnanca, ktorému vykonal ročné zúčtovanie,
Ř do 10 dní od doručenia žiadosti zamestnanca vydať doplnený doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní, a to údaj o vysporiadaní daňového nedoplatku alebo preplatku alebo daňového bonusu vyplývyjúceho z tohto ročného zúčtovania. Zamestnanec môže aj po vykonaní ročného zúčtovania preddavkov na daň podať daňové priznanie.
Ř na žiadosť zamestnanca vystaviť aj potvrdenie o zaplatení dane na účely § 50, teda na účely použitia podielu zaplatenej dane na osobitné účely.
Vyhlásenie o poukázaní sumy do výšky 2% zaplatenej dane
Zamestnávateľ je povinný zamestnancovi, ktorému vykonal ročné zúčtovanie vystaviť potvrdenie o zaplatení dane. Toto potvrdenie je povinnou prílohou Vyhlásenia o poukázaní sumy do výšky 2% zaplatenej dane za rok 2005, ktoré zamestnanec, ak sa tak rozhodne, zašle svojmu miestne príslušnému správcovi dane, ktorým je daňový úrad príslušný trvalému pobytu zamestnanca,
Ř najneskôr do 30.4.2006.
Zamestnanec vo vyhlásení uvedie sumu, zodpovedajúcu do výšky 2% zaplatenej dane, ktorú má správca dane poukázať právnickej osobe, ktorú zamestnanec určí. Môže to byť iba taká právnická osoba, ktorá je uvedená v centrálnom registri prijímateľov na Daňovom riaditeľstve SR. Poukázaná suma nesmie byť nižšia ako 20 Sk.
Tlačivá používané v súvislosti s príjmami zo závislej činnosti
Na zabezpečenie jednotného postupu pri používaní tlačív MF SR odporúča zamestnávateľom, ktorí sú platiteľmi dane, používať v súvislosti s príjmami zo závislej činnosti podľa zákona č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov vzorové tlačivá, zverejnené vo Finančnom spravodajcovi 11/2005 - Oznámenie MF SR č.85 MF/027871/2005 - 721 .
Ak zamestnávatelia, ktorí sú platiteľmi dane, na daňové účely použijú vlastné tlačivá, MFSR odporúča, aby tieto tlačivá obsahovali údaje uvedené vo vzoroch tlačív. V roku 2006 už nemôžu byť použité tlačivá zverejnené ako vzorové vo Finančnom spravodajcovi 1/2004, pretože nie sú aktuálne. Nové tlačivá sú aktualizované v zmysle zákona o dani z príjmov v znení účinnom od 1.1.2006.