Všeobecným predpisom od 1. januára 2003 je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a Vyhláška Ministerstva vnútra SR k tomuto zákonu č. 628/2002 Z. z.
Do 31. decembra 2002 bol pre archívnictvo účinný zákon č. 149/1975 Zb. o archívnictve, ktorý sa vzťahoval len na štátne podniky a ústredne riadené RO, Pr. O. Pre ostatné podnikateľské subjekty v oblasti uchovávania dokumentácie platil osobitný zákon len pre oblasť účtovnej dokumentácie -- zákon o účtovníctve a zákon o správe daní (v súvislosti so zánikom práva vyrubiť daň). Zákon č. 395/2002 Z. z. a príslušná vyhláška sú všeobecné právne normy, ktoré sa vzťahujú na všetky podnikateľské subjekty (právnické a fyzické osoby). Účtovná dokumentácia je len jedným z druhov registratúry, ktorá vzniká v podnikateľských subjektoch. Archiváciu účtovnej dokumentácie upravuje osobitne zákon o účtovníctve v § 35 a § 36.
Každá účtovná jednotka je povinná v zmysle zákona o účtovníctve:
-- zabezpečiť ochranu svojej účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu,
-- rovnako je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia,
-- zabezpečiť účtovnú dokumentáciu pred neoprávnenými osobami a neoprávneným prístupom k nej.
Účtovná jednotka registratúrny poriadok a plán vypracováva v rámci interných predpisov. Významným prvkom je tu lehota uloženia dokumentov. Konkrétne lehoty určuje ZOÚ.
Prehľad o povinných lehotách úschovy účtovnej dokumentácie (od 1. januára 2003).
Predmet úschovy Povinná doba úschovy
Účtovný doklad, účtovné knihy, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek, odpisový plán, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh, interné smernice k účtovníctvu 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Účtovné záznamy 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa použili
Účtovná závierka a výročná správa 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňových podkladov a konania, správneho konania, trestného konania, ktoré sa neskončilo Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie
Účtovné doklady a záznamy, ktoré súvisia so zárukami a reklamáciami Po dobu záručných a reklamačných lehôt
Účtovné doklady k nezinkasovaným pohľadávkam alebo nezaplateným záväzkom Do konca účtovného obdobia nasledujúceho po období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu
Mzdové listy a písomnosti na priznanie dôchodku zamestnancov 20 rokov od vzniku dokladov
__________________________________________________________________________________________________
Registratúrny poriadok a registratúrny plán
Blíži sa termín (30. jún 2005) na povinné vypracovanie registratúrnych poriadkov a plánov. Chceme vás preto opätovne stručne informovať o rozhodujúcej štruktúre vypracovania predmetných dokumentov. Právny rámec tohto procesu dáva zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.
Všetky štátne aj súkromné subjekty, z ktorých činnosti vzniká registratúra, majú povinnosť vypracovať:
* registratúrny poriadok,
* registratúrny plán.
Predmetné dokumenty majú tvoriť súčasť internej smernice každého podnikateľského subjektu. Termíny:
-- do 30. 6. 2005 predložiť registratúrny poriadok a registratúrny plán na posúdenie Ministerstvu vnútra SR prostredníctvom miestneho príslušného štátneho archívu,
-- adresár štátnych archívov s územnými pobočkami možno nájsť na www.civil.gov.sk/archivy.htm,
-- k 1. januáru 2006 musí byť registratúrny poriadok a plán v súlade s § 43 Vyhlášky a zákona č. 395/2002 Z. z. (§16)
Po tomto termíne nesplnenie predmetnej povinnosti má za následok aj príslušné sankcie!
Obsah registratúrneho poriadku (všeobecne) v rámci starostlivosti o dokumentáciu obsahuje hlavne časti:
-- manipulácia s dokumentmi,
-- úschova dokumentov,
-- vyraďovanie dokumentov.
V štruktúre dokumentácie subjektu významné miesto tvorí účtovná dokumentácia, ktorej evidenciu a uchovávanie upravuje osobitný právny predpis -- zákon o účtovníctve (zákon č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších noviel) v § 35 a § 36.
Manipulácia s dokumentmi je súčasťou IS (Internej smernice) v rámci obehu účtovných dokladov a obehu ostatnej dokumentácie.
Subjekt má povinnosť zabezpečiť úschovu dokumentov tak, aby nedošlo k ich poškodeniu, zničeniu alebo strate. Spôsob úschovy zaznamená v reg. poriadku. Možná je archivácia dokumentov aj v elektronickej podobe.
Vyraďovanie dokumentov vychádza z povinnej doby, po ktorú príslušný druh dokumentácie má byť k dispozícii daňovým, kontrolným, prípadne iným požiadavkám. Určenie lehoty uloženia jednotlivých druhov dokumentov podľa osobitných právnych predpisov je súčasťou Registratúrneho plánu. Súčasťou poriadku v tejto oblasti by mal byť opis spôsobu vyraďovania dokumentov.
Návrh na vyradenie sa tiež oznamuje príslušnému štátnemu archívu písomnou formou. Vyradenie dokumentov sa môže uskutočniť, ak do 30 dní štátny archív neuplatní nárok na prevzatie niektorých dokumentov, ktoré tvorili zoznam dokumentácie na vyradenie.
Registratúrny plán obsahuje
-- určenie lehoty úschovy dokumentov podľa ich druhov v závislosti od osobitných právnych predpisov,
-- obsah dokumentácie určenej na vyradenia zdôvodnenie -- každoročne sa aktualizuje,
-- oznámenie formou listu príslušnému št. archívu.
Na zjednodušenie daného procesu pre podnikateľov -- fyzické osoby (SZČO) vydalo MV SR Metodický pokyn (www.civil.gov.sk) č. SVS--204/2004/00844 (22. 11. 2004), ktorý nadobudol účinnosť 1. januára 2005.
Upozorňujeme, že od 1. júla 2005 je účinný aj sankčný systém, ak subjekt nesplní povinnosti pri správe registratúry (§ 31 zákona). Kontroly vykonávajú štátne archívy. Ak po 1. januári 2006 kontroly štátneho archívu zistia porušenie zákona, vyhlášky alebo neplnenie povinnosti, ktoré zákon a vyhláška ustanovujú -- nasleduje sankcia.
Zoznam adries pobočiek štátneho archívu
Ministerstvo vnútra SR -- Odbor archívov a registratúr
811 04 Bratislava 1, Križkova 7
Telefón: 02/52 49 60 51 -- 3 -- ústredňa
02/52 49 76 29 -- sekretariát
FAX: 02/52 49 45 30
E-mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript.
Internet: www.civil.gov.sk
Ministerstvo vnútra SR
Slovenský národný archív
817 01 Bratislava 11, Drotárska cesta 42
Telefón: 02/62 80 11 78
FAX: 02/62 80 11 89
E-mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript.
Internet: www.civil.gov.sk/snarchiv
Ministerstvo vnútra SR
Archív hlavného mesta SR Bratislavy
815 18 Bratislava, Primaciálne nám. 3
Telefón: 02/54 43 32 48
FAX: 02/54 43 08 48
E-mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript.
Ministerstvo vnútra SR
Štátny archív v Bratislave
811 04 Bratislava 1, Križkova 7
Telefón: 02/52 49 60 51 -- 3 -- ústredňa
FAX: 02/52 62 67 06
E-mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebujete mať nainštalovaný JavaScript.
Internet: www.civil.gov.sk/arch/saba
Archív Ekonomickej univerzity
852 35 Bratislava 5, Dolnozemská 1
Telefón: 02/62 24 98 08
FAX: 02/62 24 89 06