Pre správne používanie motorového vozidla je dôležité poznať všetky právne náležitosti, ktoré obsahuje zák. č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.
Činnosť zamestnanca, ktorá je predmetom pracovnej cesty sa podľa ust. § 220 Zákonníka práce považuje za plnenie pracovných úloh. Aj napriek tejto právnej kvalifikácii pracovnej cesty Zákonník práce v ust. § 57 vyžaduje, aby vysielanie na pracovné cesty mimo obvodu pracoviska zamestnanca si zamestnávateľ dohodol so zamestnancom. Zamestnávateľ tak môže urobiť pred každou pracovnou cestou osobitne alebo si vysielanie na pracovné cesty dohodne so zamestnancom už v pracovnej zmluve. Súhlas zamestnanca s pracovnou cestou sa nevyžaduje, ak vysielanie na pracovné cesty vyplýva z povahy vykonávanej práce. V aplikačnej praxi často sa môžu vyskytnúť problémy v situácii, keď si zamestnávateľ so zamestnancom nedohodol vysielanie na pracovné cesty a pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu zamestnanec argumentuje, že účasť na pracovnej ceste zamestnancovi nevyplýva z povahy vykonávanej práce. V takýchto situáciách je veľmi užitočné, ak si zamestnávateľ aspoň v pracovnom poriadku zakotví okruh funkčných pozícií, s výkonom ktorých je spojené aj vysielanie na pracovnú cestu. Pracovný poriadok zamestnávateľa má normatívnu povahu a vo vzťahu k zamestnancom, pokiaľ bol vydaný v súlade s právnymi predpismi, ich zaväzuje ako zákon.
Používanie vlastného motorového vozidla
Použitie vlastného motorového vozidla pri uskutočňovaní pracovných ciest je veľmi časté. Zo zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách ako aj z ust. § 145 ZP vyplýva, že zamestnanec je oprávnený použiť osobné motorové vozidlo len so súhlasom zamestnávateľa. Podľa § 145 ZP to platí nielen na osobné motorové vozidlo zamestnanca, ale aj na iné jeho veci, jeho vlastné osobné predmety, za predpokladu, že sú potrebné k výkonu práce a zamestnanec ich používa so súhlasom zamestnávateľa. Ust. § 145 Zákonníka práce v spojitosti s ust. § 17 ZP pre svoju platnosť nevyhnutne nevyžaduje, aby súhlas zamestnávateľa mal písomnú formu, aj keď na druhej strane pre prípad súdneho sporu písomný súhlas zamestnávateľa má dôležitú dôkaznú hodnotu a môže hlavne zamestnanca dostať do situácie dôkaznej núdze. Problém používania vlastných osobných motorových vozidiel pri pracovných cestách môžeme posudzovať aj z hľadiska zodpovednosti zamestnávateľa za škodu. Podľa ust. § 192 ods. 3 ZP zamestnávateľ zodpovedá za škodu na motorovom vozidle zamestnanca len vtedy, ak na jeho použitie dal písomný súhlas. Obdobne ako v prípade § 145 ZP aj v ust. § 192 ZP nevyžaduje, aby pod sankciou neplatnosti tento súhlas zamestnávateľa z hľadiska svojej platnosti musel mať nevyhnutne písomnú formu (pozri § 17 ZP). Z hľadiska interpretačných problémov, súhlas zamestnávateľa k použitiu vlastného motorového vozidla na pracovnú cestu alebo pri inom spôsobe výkonu práce by mal byť udelený ako predchádzajúci písomný súhlas. Z hľadiska právnych následkov, napr. pri súdnom posudzovaní jeho platnosti či neplatnosti, súhlas zo strany zamestnávateľa môže byť udelený aj dodatočne. Náhrady za použitie vlastného motorového vozidla pri plnení iných pracovných úloh zamestnanca. Okrem pracovných ciest zamestnanci často používajú vlastného motorové vozidlo aj pri plnení iných pracovných úloh. Ide o situácie, ktoré zákon o cestovných náhradách neupravuje, alebo upravuje len sčasti, ktorá sa viaže na plnenie pracovných úloh na pracovnej ceste. Tieto situácie upravuje § 145 ods. 2 ZP, podľa ktorého za podmienok dohodnutých v kolektívnej zmluve alebo pracovnej zmluve poskytuje zamestnávateľ zamestnancovi náhrady za používanie vlastného náradia, vlastného zariadenia a vlastných predmetov potrebných na výkon práce, ak ich používa s jeho súhlasom.
V súvislosti s použitím vlastného motorového vozidla pri plnení pracovných úloh včítane pracovnej cesty alebo iných osobných vlastných predmetov, pokiaľ sú potrebné k výkonu práce (a zamestnávateľ ich nemá k dispozícií) je právne relevantná aj náhrada za použitie týchto predmetov, ktorá môže byť dohodnutá so zamestnancom buď v pracovnej zmluve alebo v inej dohode. Výšku odmeny za požívanie vlastných predmetov pri výkone práce zamestnanca Zákonník práce neustanovuje. Závisí výlučne od dohody zmluvných strán. Z hľadiska poskytovania náhrad je však veľmi dôležité, či osobné motorové vozidlo zamestnanec používa pri bežnom plnení pracovných úloh, alebo výlučne len pre prípady uskutočňovania pracovných ciest. Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v ust. § 7 výslovne zakotvuje, ako má zamestnávateľ postupovať pri poskytovaní náhrad za používanie osobných motorových vozidiel pri pracovných cestách. Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách treba vo vzťahu k Zákonníku práce považovať za lex specialis, čo znamená, že pri použití vlastného motorového vozidla pri pracovných cestách má prednosť pred ust. § 145 ZP.
Ak ide o použitie vlastného motorového vozidla pri inom plnení pracovných úloh než sú pracovné cesty, zamestnávateľ je oprávnený dohodnúť so zamestnancom výšku náhrady, ktorú mu bude poskytovať za používanie vlastného motorového vozidla (tzv. paušál). Môže tak urobiť priamo v pracovnej zmluve, čo je napr. u manažérov obvyklá obsahová súčasť pracovnej zmluvy, alebo v inej dohode kedykoľvek v priebehu trvania pracovného pomeru. Viac informácii z danej problematiky nájdete v januárovej aktualizácii odbornej príručky Aktuálne vzorové zmluvy pre obchodný styk.