Najväčšia compliance novinka od dôb GDPR - ste na whistleblowing pripravení?

Úrad na ochranu oznamovateľov protispoločenskej činnosti, takzvaných whistleblowerov, začal riadne fungovať od začiatku septembra. V tej súvislosti sa očakáva aj zvýšená kontrola a dôraz na dodržiavane zákonných povinností zamestnávateľov zo strany Úradu. Podľa zákona o ochrane oznamovateľov protispoločenskej činnosti by pritom mali mať niektoré firmy a verejné inštitúcie povinne zavedený vnútorný systém preverovania oznámení, a to už od začiatku marca 2019.

Najväčšia compliance novinka od dôb GDPR - ste na whistleblowing pripravení?
Zdroj: Shutterstock

Ten má v rámci organizácie umožniť ľuďom upozorňovať na protispoločenskú činnosť, napr. správne delikty, poškodzovanie verejných záujmov či neetické či protiprávne konanie a pod. Najneskôr v polovici decembra tohto roku ale prejde zákon zmenami. Zaistiť bezpečnú atmosféru, kde sa ľudia neboja použiť svoj hlas, tak môže byť pre mnohé firmy a organizácie v nasledujúcich mesiacoch veľkou výzvou. Iba formálne vyriešenie povinností predstavuje pre organizáciu riziká. Zákon už teraz počíta s  finančnými sankciami, ak firma povinnosti týkajúce sa vnútorného systému neplní. HAVEL & PARTNERS preto klientom prináša svoje efektívne riešenie FairWhistle.

Ochrana whistleblowerov

Whistleblowing sa vo vyspelých krajinách považuje za efektívny nástroj, ako odhaľovať neetické či protiprávne konanie vo vnútri súkromnej alebo verejnej organizácie. Právna úprava whistleblowingu v Slovenskej republike síce prešla zmenami v roku 2019, no stále nie celkom jednoznačne odstraňuje obavy oznamovateľa zo straty zamestnania, zníženia platu, preloženia na inú prácu alebo inej odplaty zo strany kolegov či nadriadených. Novela zákona, ktorú musí Slovenská republika prijať do 17.12.2021 aby implementovala smernicu Európskej únie, preto:

  • potvrdí prísnu ochranu oznamovateľa,
  • definuje zakázané odvetné opatrenia,
  • spresní terminológiu a povinnosti na úseku protispoločenskej činnosti.

Za každé porušenie zákona pritom hrozí pokuta až do výšky 20 tisíc eur.

Oznamovateľom môže byť iba fyzická osoba, typicky ním bude zamestnanec. Môže však ísť aj o osoby pracujúce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, spolupracujúce SZČO, spoločníkov, akcionárov a ďalšie osoby v dozorných alebo riadiacich orgánoch, dobrovoľníkov, stážistov alebo tiež dodávateľov. Novela si preto za cieľ kladie priblížiť zákon smernici a upresniť terminológiu týkajúcu sa oznamovateľa.

Vnútorný systém preverovania oznámení

Zamestnanci a ďalšie osoby pracujúce pre organizáciu majú často prístup k citlivým informáciám, a môžu tak zistiť podozrivé konanie ako prví. Otázkou je, kde a ako ho oznámia. V súčasnosti tak môžu podľa zákona urobiť interne, prostredníctvom vnútorného systému pre podávanie a vyšetrovanie oznámení v rámci svojej organizácie. Po prijatí novely zákona by sa možnosti mali rozšíriť na dve, a to aj na externý oznamovací kanál zriadený štátom. Tým s najväčšou pravdepodobnosťou bude Úrad na ochranu oznamovateľov, ktorý práve začal riadne fungovať.

Aby teda zamestnanci neoznamovali podozrivé konanie úradom, a organizácie tak nestratili kontrolu nad riešením svojich problémov, mali by zabezpečiť taký systém, ktorý bude bezpečný, zrozumiteľný a dôveryhodný, a kde by sa zamestnanci nebáli oznamovať podozrenia na neetické konanie interne.

A to nielen preto, že tak splnia vysoké etické štandardy alebo predchádzajú riziku finančných strát či poškodeniu svojho renomé, ale aj preto, že podľa zákona je zavedenie vnútorného systému na oznamovanie a preverovanie oznámení povinné pre:

  • zamestnávateľov s najmenej 50 zamestnancami
  • orgány verejnej moci s aspoň 5 zamestnancami vrátane miest a obcí.

Ako by mal vnútorný systém fungovať

Okrem eliminácie rizika, že sa budú zamestnanci obracať na externý oznamovací kanál, je funkčný systém etickej linky aj jedným z predpokladov úspešného riešenia obrany organizácie pred trestnou zodpovednosťou právnických osôb. Správnym nastavením systému a komunikáciou o ňom možno tiež predchádzať prípadnému zneužívaniu.

Organizácie, ktorých sa to týka, sú povinné podľa zákona:

  • mať zabezpečené spôsoby pre podávanie oznámení
  • určiť zodpovednú osobu prostredníctvom ktorej plnia svoje povinnosti prijať, preveriť a oznámiť výsledok každého oznámenia, a prostredníctvom nej tiež
  • komunikovať s oznamovateľmi v zákonných lehotách
  • viesť systém evidencie oznámení
  • zabezpečiť riadne preverenie všetkých oznámení a prijať opatrenia na nápravu alebo prevenciu nežiaduceho správania, pokiaľ sa oznámenie ukáže ako dôvodné
  • a v neposlednom rade zabezpečiť, aby nebola počas celého vyššie uvedeného procesu prezradená identita oznamovateľa

Oznamovateľ by mal mať možnosť podať oznámenie ústne, písomne, či osobne alebo elektronicky. Aké konkrétne spôsoby zvolíte, je na vás. Jeden zo spôsobov ale musí byť dostupný nepretržite. Za best practice považujeme webovú platformu, ktorá umožňuje oznamovateľovi urobiť oznámenie odkiaľkoľvek, zostať anonymný, a pritom viesť následnú komunikáciu s organizáciou.

Kľúčové je vymenovanie tzv. zodpovednej osoby, ktorá v rámci vnútorného systému má v mene organizácie oznámenia prijímať a prešetrovať. Ako jediná je oprávnená poznať identitu oznamovateľa (pokiaľ ju oznamovateľ uviedol) a je zodpovedná za jeho ochranu. Vedie následnú komunikáciu s oznamovateľom a posudzuje, či sú oznámenia dôvodné.

Takouto osobou môže byť človek vo vnútri organizácie aj externá osoba, mala by ale spĺňať odborné predpoklady. Je vždy dôležité oddeliť túto funkciu od bežných interných postupov tak, aby sa zabránilo konfliktu záujmov a podozreniu z odvetných opatrení. Z týchto dôvodov môže byť teda efektívnejšia voľba externého profesionála.

FairWhistle – kompletné riešenie whistleblowingu od HAVEL & PARTNERS

Vytvoriť funkčný a dôveryhodný vnútorný systém preverovania oznámení nie je triviálne, a zvyčajne zaberie čas v rádoch týždňov až mesiacov. Nemožno tiež vynechať preškolenie zamestnancov a zabezpečenie dostatočnej a jasnej informovanosti o systéme. Zabezpečiť súlad konkrétneho vnútorného systému so zákonom je nemenej dôležité. Aj vzhľadom na začatie riadneho fungovania Úradu preto odporúčame začať s prípravou, prípadne kontrolou vnútorného systému so zákonom, s predstihom.

Klientom preto prinášame kompletné riešenie whistleblowingu na kľúč, ktoré nazývame - FairWhistle. Pre klientov zastrešujeme plnenie povinností na úseku whistleblowingu, počnúc vybratím správnych spôsobov oznamovania , vrátane modernej webovej platformy od renomovaných technologických partnerov, cez prípravu všetkej dokumentácie týkajúcej sa oznámení, vrátane komunikácie a osvety, ktorá by mala každý funkčný  systém preverovania oznámení sprevádzať.

Naše riešenie FairWhistle zabezpečuje komplexnú podporu aj pri vybavovaní oznámení, vrátane prevzatia funkcie tzv. zodpovednej osoby.

Cieľom je vytvorenie systému dôveryhodného pre oznamovateľa tak, aby vnútorný systém preverovania oznámení bol jeho prvou voľbou. FairWhistle spája etické konanie s dodržiavaním zákonných požiadaviek a modernými technológiami. Zákonnú povinnosť tak premieňame na príležitosť veci zlepšovať.

HAVEL & PARTNERS

Česko-slovenská advokátska kancelária s medzinárodným dosahom

Náš tím:

6 kancelárií, 250 právnikov a daňových poradcov, 500 spolupracovníkov

Naši klienti:

2 500 klientov, 150 najväčších spoločností z Fortune 500

Medzinárodný dosah:

110 krajín sveta, 12 svetových jazykov, 70 % prípadov s medzinárodným prvkom

 

Najväčšia compliance novinka od dôb GDPR - ste na whistleblowing pripravení?
Zdroj: HAVEL PARTNERS

Robert Nešpůrek, partner, HAVEL & PARTNERS

 

Najväčšia compliance novinka od dôb GDPR - ste na whistleblowing pripravení?
Zdroj: HAVEL PARTNERS

Štěpán Štarha, partner, HAVEL & PARTNERS

Kompletné riešenie whistleblowingu od HAVEL & PARTNERS

  • Komplexné, rýchle a ekonomické riešenie FairWhistle zostavené na mieru
  • Nastavenie vnútorného systému preverovania oznámení
  • Riadenie a prevádzka vnútorného systému
  • Podpora pri vybavovaní oznámení
  • Prevzatia funkcie tzv. zodpovednej osoby
  • Dodanie bezpečnej webovej platformy pre whistleblowing
Adresa kancelárie:
Centrum Zuckermandel
Žižkova 7803/9
811 02 Bratislava

www.havelpartners.sk

Autori: Robert Nešpůrek, Štěpán Štarha

Denný prehľad správ emailom

Dostávajte každý deň nové informácie zo sveta politiky, ekonomiky a biznisu.

Pred zadaním e-mailovej adresy si prečítajte pravidlá ochrany osobných údajov a používania cookies. Súhlas na odoberanie noviniek môžete kedykoľvek odvolať.