Ak sa pozrieme na vzniknutú situáciu zo strany e-commerce, vidíme že na Slovensku hlási nárast obratu až o 18 % a je predpoklad, že bude aj ďalej rásť. Vyvstáva nám tu však otázka, či každý e-shop ustojí prudký nárast objednávok? Je totiž zrejmé, že vyšší počet zákazníkov, a teda logicky aj objednávok, si vyžaduje viac personálu, dlhší čas na ich vybavenie, resp. sú s ním spojené náročnejšie procesy.
Majiteľ e-shopu tak stojí pred rozhodnutím, ako sa s danou situáciou vysporiadať.
Aj na expanziu e-shopu sa musíte pripraviť
Častým problémom rýchlej expanzie e-shopov býva niekoľkonásobný nárast počtu objednávok. Ak e-shop nie je na takýto rast pripravený, spôsobí to, že:
- nebude možné plynulé vybavovanie objednávok,
- zvyšuje sa chybovosť pri ich vybavovaní,
- stúpa potreba ďalšieho personálu.
Potreba znížiť tieto riziká na minimálnu možnú mieru je teda kľúčová. Ako to však dosiahnuť, keď nás v tom brzdí obmedzená časová kapacita zamestnancov či nedostatočný prehľad o stave skladov? Stačí na riešenie týchto problémov nábor nových skladníkov či fakturantov? Ako sa bude potom riešiť nárast mzdových nákladov?
Ďalšou veľkou výzvou býva prepojenie kamennej prevádzky s e-shopom. Kameňom úrazu sa stáva nesúlad v stave zásob a rozchádzajúce sa ceny tovaru v predajni a na e-shope. Pri nedostatočnom prehľade sa vám môže ľahko stať, že si viacerí zákazníci objednajú rovnaký tovar, ktorý už ale medzičasom niekto vykúpil.
Aj tu platí, že v boji o zákazníka vyhráva ten, kto má tovar dostupný a dokáže ho rýchlo expedovať.
Ak majiteľ e-shopu stráca prehľad nad svojim podnikaním, je to prvý varovný signál, že je čas investovať do kvalitného ERP systému, resp. do automatizácie podnikových procesov.
ERP systém prepojený s e-shopom je záchranou v hodine dvanástej
Pri e-shopoch, u ktorých došlo k výraznému nárastu objednávok treba myslieť na:
- automatizáciu procesov v e-shope,
- prepojenie e-shopu s informačným systémom (ERP systém),
- automatizáciu logistiky.
Ideálnym stavom je ich prepojenie do jedného veľkého systému, vďaka ktorému e-shop ustojí svoj prudký rast.
„E-shopár musí rátať s tým, že sa jeho podnikanie môže extrémne rýchlo rozrásť. Ak sa tak stane, začne sa mu hromadiť veľké množstvo dát, ktoré ale samotný e-shop alebo fakturačný program nedokážu spracovať. Systém sa spomalí, no objem dát, ktoré treba spracovávať, stále rastie. A tu vznikajú prvé problémy. Do toho sa zaručene pridá chaos v procesoch, keď pri nedostatku informácií logicky zlyháva ľudský faktor. To je bod, keď buď začne podnikateľ urýchlene konať a investuje do informačného systému, ktorý dokáže zvládnuť nápor dát a automatizuje procesy, alebo mu podnikanie začne stagnovať a v horšom prípade sa rúcať,“ vysvetľuje obchodný manažér informačného systému Money ERP, Roman Kalamen.
Ak pôsobíte v e-commerce, viete, že jedným z dôležitých faktorov pri výbere ERP systému je jeho napojiteľnosť na rôzne e-shopové riešenia. V spoločnosti Waterdrop mali problém nájsť ERP systém, ktorý by sa dokázal napojiť na ich zabehnutý e-shop. Zmena e-shopovej platformy totiž neprichádzala do úvahy. „Ukázalo sa, že napojenie na Shopify je pri hľadaní dodávateľa ERP systému v Česku veľká výzva. Napriek tomu, že v USA je to jedna z najobľúbenejších e-shopových platforiem, v Európe príliš rozšírená nie je. Zistili sme, že európske systémy, ktoré by umožnili napojenie na Shopify, boli buď príliš nákladné, alebo zaostávali v iných funkciách. Money ERP zvládlo všetko bez najmenších problémov a za rozumnú cenu,” vysvetľuje Katarína Tibenská zo spoločnosti Waterdrop.
Zrýchlenie objednávok a dokonalý prehľad v sklade
E-shop, ktorý je prepojený s ERP systémom ponúka majiteľovi množstvo výhod. Jednou z nich je určite prehľad o skladovej dostupnosti . Majiteľ tak vždy vie, aký je stav skladu, objednávok, ako aj dodávok tovaru a materiálu. Vďaka tomu si tak vie presne odsledovať, čo treba doobjednať alebo koľko zákazníkov/objednávok ešte zvládne z aktuálnych zásob vybaviť. Toto bola špecifická požiadavka spoločnosti Piskacietricka.sk. „Začali sme analýzou, počas ktorej sme zisťovali, aké funkcie bude potrebné do Money ERP doprogramovať. Išlo napríklad o pole znázorňujúce špecifické stavy pre e-shop, povedzme, keď daný tovar nemajú v Pískacietricka.sk na sklade, ale je pripravený do výroby. Ďalej sme programovali funkcie, ktoré vypočítajú, koľko kusov tričiek je možné vyrobiť z materiálu na sklade,” vysvetľuje Anna Kantorová, konzultantka Money S5.
Okrem toho majiteľovi e-shopu informačný systém poskytne vždy aktuálnu cenovú politiku pre všetky predajné kanály, ktoré využíva (e-shop, predajňa či obchodníci v teréne). Tiež sa môže spoľahnúť na presné informácie o stave objednávky pre zákazníka a automatizované procesy medzi objednávkou, zálohovou faktúrou, faktúrou, dobropisom či podkladom k štítkom pre dopravcu. „Pri výbere ERP systému rozhodlo to, keď som videl, ako po uložení dokladu vybavenej objednávky na baliacom pulte vybehla z tlačiarne okamžite faktúra a tiež množstvo balíkov, ktoré sme behom tej krátkej chvíle, čo sme sa pozerali, dokázali pripraviť na odoslanie,“ hovorí Zdeněk Dvořák, konateľ spoločnosti INZEP centrum.
Integrovaný systém e-shopu s ERP systémom
Štandardom súčasnej doby sa stáva integrovaný systém e-shopu a ERP systému, vďaka čomu sa zrýchli proces vybavovania objednávok, zníži sa chybovosť, ktorá je častá pri ručnom prepisovaní produktov, cenníkov či pri vystavovaní dokladov.
Nesporných výhod prepojenia e-shopu a informačného systému je viac, zhrnieme tie najdôležitejšie:
- presné zobrazenie skladovej dostupnosti,
- vždy aktuálna cenová politika (naprieč všetkými predajnými kanálmi),
- minimálna ľudská chybovosť,
- agregácia viacerých predajných kanálov nad jedným produktovým portfóliom,
- presné informácie o stave objednávky.
Integrovaný systém e-shopu a informačného systému dokáže zabezpečiť udržateľný rast e-shopu. Vďaka prepojeniu je tak možné zvládnuť nielen nárast počtu objednávok, ale aj produktov v portfóliu. Ak sa na prepojenie e-shopu a ERP systému pozrieme z pohľadu veľkosti e-shopu, tak pri malých e-shopoch je integrácia vnímaná ako výhoda. Ale pri e-shopoch, ktoré skokovo narástli, resp. pri medzinárodných e-shopoch je toto prepojenie vnímané ako nevyhnutnosť. Práve tento krok pomôže zvládnuť nástrahy a ďalší rast podnikania.
(PR)