Outsourcing je koncept, ktorý sa zakladá na využívaní externých zdrojov na trhu, keď jednotlivé podnikové procesy pre firmu vykonáva iný poskytovateľ služieb. Využíva sa hlavne pri administratívnych aktivitách, ktoré nie sú pre danú firmu hlavným zdrojom zisku. Dá sa však aplikovať aj vo výrobe. Podstatu outsourcingu, možnosti jeho využitia, ako aj rôzne benefity, ktoré prináša spoločnostiam, priblížil Róbert Verbich, regionálny finančný riaditeľ pre 27 krajín strednej a východnej Európy spoločnosti PwC.

Prenos kompetencií na iných

Outsourcing sa využíva hlavne v prípadoch, ako sú účtovníctvo, dane, mzdy, právne aktivity, IT a technologické riešenia, automatizácia, ale aj marketing a rôzne iné služby „back office“ charakteru. Pri rozhodovaní, kedy, či a ako outsourcovať, treba zvážiť niekoľko faktorov ako manažérsku štruktúru podniku, veľkosť firmy, nákladové faktory a, samozrejme, aj možnosti neustálych zlepšení procesov formou „continuous improvement process“. Ako podotkne Róbert Verbich, outsourcing využívajú firmy už dlhodobejšie. Ide o prenesenie určitých povinností a kompetencií na externú firmu, pre ktorú je – vo väčšine prípadov z finančných dôvodov – výhodnejšie mať externého partnera, než si zabezpečiť interne vybudované vlastné kapacity a know- how. Pri téme outsourcingu určite zaváži veľkosť danej spoločnosti, ako aj jej história. Samozrejme, keď ide o menšie či stredné firmy, tak tam sú administratívne procesy zastrešené zopár osobami, ktoré majú neraz až niekoľko rolí. „Jednoducho sa nevedia plnohodnotne, profesionálne a dostatočne kvalitne venovať len jednej alebo dvom či trom témam, ale, naopak, majú ich na pleciach často aj desať. Snažia sa teda všetko robiť ‚nejakým‘ spôsobom, ale výsledok nemôže byť úplne kvalitný,“ upozorňuje Róbert Verbich. Prečo spomína práve malé a stredné podniky? Lebo často sa hovorí, že takéto firmy nepotrebujú outsourcing, ale pravda je pritom opačná. Outsourcing ako model je totiž zaujímavý aj pre ne, a to práve pre spomenutý príklad.

Kvalitné kompetencie sú vzácne

Ak sa pozrieme na stredné až veľké spoločnosti, kde sú rôzne oddelenia a administratívne funkcie vybudované na určitej úrovni, tak sa objavuje otázka, akými kompetenciami už dotyčná firma disponuje, ako investuje, respektíve investovala v minulosti do vzdelávania svojich ľudí. „Každá oblasť, či už sú to financie, dane, marketing, či digitálny marketing a promovanie v rámci nových platforiem, alebo či sú to analýzy trhu, všetky sú veľmi dôležité. Ak firma neinvestovala správne do svojich ľudí, tak kvalitné kompetencie v daných oblastiach jednoducho nemá,“ upozorňuje Róbert Verbich s tým, že v takomto prípade tímy tejto firmy nedokážu zvládnuť efektívne všetky procesy v spoločnosti a produktívne ich manažovať. To je jeden z kľúčových dôvodov, prečo je podľa odborníka nevyhnutné outsourcovať. „Napriek tomu, že síce disponujem kapacitou daných ľudí, jednoducho nemám kompetencie, ktoré sú nevyhnutné na efektívne fungovanie firmy. Nesmieme zabúdať, že sa tu rozprávame o komplexných riešeniach, automatizácii, digitalizácii a aplikácii systémových riešení. Dobre vieme, že v administratívnych procesoch, či už sú to finančné, nákupné alebo personálne oddelenia, dochádza k výraznej automatizácii a k robotizácii,“ zdôrazňuje Róbert Verbich, pričom podotkne, že ide napríklad o rôzne opakujúce sa procesy, pričom stačí jednoducho zadefinovať určitý algoritmus. V prípade existencie takejto automatizácie či robotizácie efektivita pochopiteľne rastie exponenciálne.

Základom úspechu je automatizácia

Ako upozorní Róbert Verbich, najprv treba mať vedomosti týkajúce sa toho, kde a ako automatizáciu zaviesť. Ak tieto základy neexistujú, tak je namieste využiť outsourcing, lebo všetko, čo súvisí napríklad s identifikáciou vhodných procesov na robotizáciu, ako aj jej samotné zavedenie, nie sú podľa Verbicha vôbec jednoduché témy. Ak sa firma dlhodobejšie vyhýba sofistikovanej automatizácii, jej náklady rastú v porovnaní s ostatnými subjektmi a pomaly, ale isto sa dostáva do konkurenčnej nevýhody. V takejto situácii je jednoducho nutné obrátiť sa na profesionálneho partnera, ktorý vie väčšinou v priebehu pár hodín alebo dní odhadnúť potenciál na zmenu a zlepšenie v týchto oblastiach. „Podstatou outsourcingových spoločností je skutočnosť, že dokážu nové, modernejšie procesy prevziať, upratať a zharmonizovať vrátane prípravy dát a informácií, štandardizovať, ako aj odstrániť zbytočné procesy, ako je vykonávanie nadbytočných úloh. Tým sa ušetrí veľa času aj financií. Najhoršie je totiž automatizovať to, čo firma v konečnom dôsledku nepotrebuje. Následne prichádza proces samotnej automatizácie,“ vysvetľuje Róbert Verbich s tým, že ak je outsourcingová firma skúsená v danej oblasti, tak sa ukáže pomerne rýchlo aj pozitívny výsledok.

Dôvera v outsourcingových partnerov

Prečo je outsourcingový partner schopnejší, ako napríklad ľudia či tímy tej spoločnosti, ktorá potrebuje zrealizovať nevyhnutnú zmenu? Hlavným dôvodom, ako poznamená Róbert Verbich, je fakt, že administratívna oblasť, ktorej sa outsourcingový partner venuje, je jeho hlavným biznisom. To znamená, že jeho primárny fokus je zameraný na daný proces, jeho zlepšovanie a automatizáciu a má aj dostatočné personálne a technické kapacity na to, aby automatizáciu dokázal zaviesť efektívne u svojho klienta, ktorý má svoj biznis zameraný na úplne inú oblasť. „Obchodný podnik sa, samozrejme, bude viac venovať obchodu, budovaniu marketingovej stratégie, získaniu nových zákazníkov ako povedzme automatizácii procesu došlých faktúr alebo efektívnemu vystavovaniu faktúr na výstupe. Vtedy je absolútne relevantné, aby outsourcingový partner prišiel, zanalyzoval danú oblasť a následne vypracoval určitú ponuku riešenia,“ konštatuje Róbert Verbich. Pri každej takejto ponuke je dôležité vypracovať „business case“, ktorý jasne ukáže ušetrené náklady, ako aj zlepšenie kvalitatívnych parametrov.

Mať vlastných expertov je drahé

Okrem nákladovej stránky a efektivity vstupu automatizácie je ďalší parameter, ktorý je veľmi dôležitý – ide o schopnosť manažovania rizík a zabezpečenie toho, že všetko bude v poriadku, a to napríklad aj z hľadiska lokálnych či celoeurópskych legislatív. „Doteraz som predovšetkým zmieňoval firemné financie, ale v prípade outsourcingu sa dá hovoriť o mnohých iných oblastiach. Môže sa to týkať výrobných procesov, internetovej bezpečnosti, ktorá je v dnešnom období veľmi relevantná. Dalo by sa povedať, že je aj typickou témou pre outsourcing,“ podotkne Róbert Verbich. Prečo? Lebo ide o veľmi špecifickú oblasť a firmy potrebujú mať k dispozícii veľmi kvalitných odborníkov, ktorí vedia zabezpečiť kybernetickú bezpečnosť. Keby sa spoločnosti snažili podľa Róberta Verbicha vybudovať veľmi kvalitných IT expertov, povedzme v oblasti kybernetickej bezpečnosti, a každá by to robila samostatne, tak to by bolo veľmi neefektívne z finančného hľadiska. Náklady v každom subjekte by enormným spôsobom vzrástli. „Aj preto je vždy dobré siahnuť po partnerovi, ktorý je v danej oblasti doma. Majú totiž všetko zvládnuté od A po Z.“

Cena služieb nie je vždy kľúčová

Digitalizácia zasahuje v súčasnosti do každého administratívneho procesu, či sú to financie, personálny manažment, nákup alebo marketing. V každej oblasti je totiž potrebné mať digitalizované dáta a informácie a pracovať s nimi efektívne, rýchlo a presne. „Takže digitalizácia prechádza cez všetky dané disciplíny. Digitalizácia je v každom prípade témou, ktorá sa dá outsourcovať,“ dodáva Róbert Verbich. Pre samotného klienta je v prípade outsourcingu kľúčové, že pre neho pracuje tím kvalitných ľudí, ktorí sú profesionálmi v danej oblasti a dokážu prísť s nápadmi, ako neustále zlepšovať dané procesy. Pre každú outsourcingovú firmu je základom jej zodpovednosť, diskrétnosť a schopnosť uchrániť citlivé informácie a dáta svojho klienta. „Je to alfa a omega úspechu, lebo klientske dáta sú vždy veľmi citlivo vnímané. Ak je outsourcingový partner skúsený a kvalitný, musí mať aj on zvládnuté všetky procesy napríklad aj z hľadiska kyberbezpečnosti. Lebo v podstate to, čo robí pre svojich klientov, musí zabezpečiť aj sám pre seba,“ dodáva Róbert Verbich. Na trhu existujú rôzne outsourcingové spoločnosti, s odlišnými skúsenosťami a históriou. Sú to kvalitné, ale aj menej kvalitné subjekty, a preto je nutné byť pri ich výbere veľmi obozretný. Náklady by nemali byť jediným rozhodujúcim faktorom, lebo potom aj výsledok môže byť sklamaním.

Neodkladajte potrebnú zmenu

Čo outsourcingovať, ako a kedy? O tom by sa dalo hovoriť podľa Róberta Verbicha veľmi veľa. Čo sa však týka otázky, že kedy treba hľadať partnera, tak pravda je, že mnohé firmy v návale každodenných výziev a povinností neustále tému outsourcingu odkladajú. Veľakrát sa spamätajú, až keď príde väčšia kríza, napríklad aká bola aj z dôvodu pandémie koronavírusu. „Alebo si povedia, že práve preto, že je krízové obdobie, treba témy, ako napríklad automatizácia, odložiť. Naopak, ja si myslím, že kríza je práve obdobie, ktoré treba vnímať aj ako príležitosť pozrieť sa na to, čo všetko v danej firme funguje a čo všetko nie. A ak niečo nefunguje dobre, tak si treba položiť otázku, kto by dokázal pomôcť,“ zdôrazňuje Róbert Verbich, podľa ktorého sa neraz stáva aj to, že firma rastie a jej manažment si myslí, že netreba nič meniť, lebo všetko úplne zvládnu. Lenže realita je často opačná a firmy často nedokážu vlastný rast efektívne manažovať. „Manažovať rast je veľmi náročné. Práve vtedy, keď firma rastie veľkým tempom, je dôležité sa zamyslieť, či bude spoločnosť budovať nové oddelenia a kapacity a manažovať ich sama, alebo si radšej zvolí outsourcingového partnera, ktorý jej dokáže ušetriť čas, financie, a tak znížiť aj celkové náklady. Treba si v každom prípade zvážiť, ktoré oddelenia sú pre danú firmu kľúčové a je dobré si ich ponechať vo vlastnej réžii a ktoré sú tie oddelenia, ktoré by bolo vhodné realokovať,“ konštatuje Róbert Verbich. V podstate to isté sa deje aj v prípade, keď obraty, respektíve profitabilita firmy klesá a daný subjekt potrebuje nevyhnutne reštrukturalizáciu a zníženie nákladov, napríklad aj prostredníctvom prepúšťania zamestnancov. Vtedy môže práve outsourcingový partner pomôcť, lebo má dostatok ľudí aj potenciál vybrané procesy zvládnuť. Ako zároveň podotkne expert firmy PwC, outsourcing je na Slovensku relatívne dobre rozbehnutý.