Aby ste sa vyhli stresu a chaosu, pripravili sme pre vás praktický prehľad toho, čo by malo tvoriť „železnú rezervu“ každej fungujúcej firmy.

Rýchly checklist pre správcu kancelárie

Aby ste nemuseli objednávať veci „pocitovo“, pripravili sme tabuľku s odporúčanými zásobami. Tieto čísla vám pomôžu nastaviť systém, kedy tovar doobjednať (hodnoty sú orientačné pre menší tím cca 5 až 10 ľudí).

Poďme sa teraz pozrieť na konkrétne kategórie bližšie, aby ste vedeli, po čom siahnuť a nenakúpili zbytočnosti.

1. Papier a tlač: Srdce administratívy

Väčšinu vecí dnes vyriešite cez obrazovku. Ale zmluvy, dodacie listy a podklady pre účtovníčku sa stále tlačia a archivujú. Najväčšiu položku nákupného zoznamu preto vždy tvorí biely kancelársky papier formátu A4. Tu platí jednoduché pravidlo: nepozerajte len na najnižšiu cenu.

Lacný papier býva prašný. Zanáša valce v tlačiarni, krčí sa a zasekáva. Ušetríte pár centov na balíku, ale zaplatíte stovky eur za servis tlačiarne.

• Na bežnú tlač (maily, koncepty) vám stačí štandardná 80g gramáž.
• Na reprezentatívne materiály (ponuky pre klienta) majte v skrini aspoň jeden balík kvalitnejšieho 100g papiera do tlačiarne. Je belší, pevnejší a text na druhej strane nepresvitá.

Pozor na tonery: Mať v skrini jednu kompletnú náhradnú sadu by mala byt samozrejmosť. A ak máte veľkú laserovú tlačiareň, nezabudnite na odpadovú nádobku (waste toner box). Keď sa naplní, tlačiareň zastane rovnako, ako keby jej došla farba.

2. Poriadok v dokumentoch a na stole

Vytlačený papier musí mať svoje miesto. Inak máte na stole o týždeň chaos, v ktorom nič nenájdete. Základom sú pákové zakladače (šanóny). Skúsení office manažéri nedajú dopustiť na farebné kódovanie. Červené šanóny pre faktúry, modré pre zmluvy, žlté pre personálne veci. Stačí jeden pohľad na policu a hneď viete, kam siahnuť.

Odborníci z Officeland pre vyšší level organizácie odporúčajú:

• štítkovač (etiketovačka),
• stolové organizéry,
• euroobaly a rozraďovače.

3. Písanie a porady bez trapasov

Každý stôl by mal mať základnú sadu pier. Modré na podpis (aby sa odlíšil od čiernobielej kópie), čierne na poznámky.

Samostatnou kategóriou je vybavenie zasadačky. Nič nenaruší priebeh stretnutia viac ako vyschnutá fixka uprostred dôležitého vysvetľovania. Pripravenosť prezentačných pomôcok je vizitkou vašej profesionality.

• Flipchart a tabuľa: Pravidelne kontrolujte funkčnosť fixiek. Majte v zálohe vždy aspoň jednu novú, nerozbalenú sadu.
• Čistiaci sprej: Biela tabuľa časom zošedne a bežná voda na ňu nestačí. Majte po ruke špeciálny sprej a stierku, aby bola plocha vždy dokonale biela a pripravená na ďalší meeting.
• Prezentačné ukazovadlo (Clicker): Malá drobnosť, vďaka ktorej nemusíte pri prezentácii behať k notebooku stláčať medzerník. Pôsobí to oveľa profesionálnejšie.

4. IT drobnosti a „záchranný balíček“

Do tejto kategórie patria veci, na ktoré sa často zabúda:

• Batérie (AA a AAA): Do myší, klávesníc, ovládačov od klímy či nástenných hodín.
• Kabeláž: Náhradný HDMI kábel (pre návštevy, ktorým nefunguje prenos na projektor), USB-C redukcie a jedna predlžovačka navyše.
• Čistenie: Vlhčené utierky na monitory a stlačený vzduch. Klávesnice sú lapače prachu a omrviniek, občas ich treba vyfúkať.

5. Keď treba niečo poslať

Aj keď nie ste e-shop, občas potrebujete poslať zmluvu poštou alebo vrátiť tovar kuriérom. Majte po ruke aspoň základný baliaci set.

• Obálky: Klasické podlhovasté (DL) na faktúry a veľké (C4), do ktorých vojde A4 papier bez prekladania.
• Bublinkové obálky: Na posielanie kľúčov, USB kľúčov alebo pečiatok.
• Páska: Široká baliaca páska v odvíjači je nutnosť. Hľadať koniec pásky a strihať ju nožnicami je zbytočná strata času.

Ako nakupovať efektívne

Profesionálne riadenie kancelárie znamená nakupovať všetko na jednom mieste. Ušetrite si behanie po obchodoch a zverte zásobovanie jednému partnerovi.

V Officelande sú tu pre vás už od roku 2002. V e-shope nájdete vyše 40 000 položiek – od kancelárskych potrieb, papiera a tonerov cez drogériu až po nábytok či reklamné predmety s potlačou.

• Rýchlosť: V Bratislave doručujú do 24 hodín, v rámci Slovenska kuriérom.
• Pohodlie: Tovar si môžete vyzdvihnúť aj osobne na Starej Vajnorskej v Bratislave.
• Komplexnosť: Všetko vybavíte na jednej faktúre, vrátane výroby pečiatok či vizitiek.

Zistili ste podľa checklistu, že máte v skrini prázdne miesto? Prejdite si ponuku na www.officeland.sk a doplňte zásoby skôr, než ich budete súrne potrebovať.