Celosvetovo čoraz módnejším a aj u nás čoraz obľúbenejším sa stáva systém outsourcingu. Ide o špeciálnu formu obstarávania služieb súvisiacich s chodom firmy prostredníctvom externých partnerov. Firmy tento spôsob využívajú ako často výhodnejšie, finančne a časovo efektívnejšie riešenie, ako zabezpečiť hladký chod firmy.
Pojem outsourcing (z anglických slov out - von a source - zdroj) sa prvýkrát objavil koncom 80. rokov, keď spoločnosti General Motors a Kodak uzatvorili veľké outsourcingové zmluvy v oblasti informačných technológií.
Odvtedy sa pojem rozšíril aj do ostatných odvetví, ktoré sa dajú riešiť spoluprácou s externými odbornými firmami.
Dnes ho využívajú ho firmy od najmenších po najväčšie, jednou z foriem outsourcingu je výroba, ktorá sa presúva z centrál spoločností v najrozvinutejších častiach sveta do fabrík v krajinách tretieho sveta, kde je neporovnateľne lacnejšia pracovná sila a náklady na výrobu.
Outsourcing u nás
Na Slovensku tento model ešte nie je rozvinutý tak, ako v krajinách ležiacich západnejšie, je však čoraz populárnejší. Uzatvorenie dodávateľskej zmluvy s niektorou špecializovanou organizáciou býva spravidla lacnejšie, ako keď manažment prijme na vykonávanie týchto úloh interných zamestnancov. Zamestnávateľ tak ušetrí náklady, ktoré by inak na svojich pracovníkov vynakladal. Špecializovaná spoločnosť má navyše odborníkov na konkrétnu oblasť a spravidla poskytne lepší servis ako zamestnanci, ktorých pracovná náplň môže zahŕňať viac úloh. Navyše, služby získané outsourcingom bývajú kvalitnejšie, pretože v poplatkoch za dodávanie služby už bývajú zahrnuté aj náklady na vzdelávanie. Potrebu pravidelného vzdelávania malí a strední podnikania často opomínajú, alebo si túto položku zabudnú zaradiť do výpočtov, keď porovnávajú možnosť outsourcingu s prácou interných zamestnancov.
Ďalšou výhodou pre firmu je odbremenenie od činností, ktoré sú pre firmu vedľajšie, a tak majú viac času sústrediť sa na konkrétne problémy nielen radoví zamestnanci, ale aj manažéri.
Na druhej strane, manažér nemá v prípade outsourcingu takú možnosť kontroly, ako keď preňho vykonáva tieto služby jeho priamy zamestnanec. Službu dostane štandardizovanú, na kľúč, a objednávateľ nemá v niektorých prípadoch takú možnosť komunikovať so subdodávateľom ako so svojím interným zamestnancom, ktorý s ním sedí v jednej budove.
Moderný je multisourcing
Outsourcing sa ako jednoduché a efektívne riešenie stal v podnikaní na celom svete veľmi obľúbeným. Niektorí odborníci varujú, že firmy dnes často automaticky a bez hlbších analýz vstupujú do outsourcingových vzťahov. Pred impulzívnym outsourcingom varovala medzinárodná výskumná agentúra Gartner, ktorá odporučila organizáciám, aby pri zvažovaní multisourcingu postupovali štruktúrovane. Vytváranie úspešných sourcingových vzťahov vyžaduje prístup presahujúci bežný rámec outsourcingu.
V tejto súvislosti sa v biznise čoraz častejšie začína hovoriť o multisourcingu.
"Chaotický a impulzívny outsourcing vytvára toľko problémov, koľko rieši. Najčastejšou príčinou sú nevyzreté riadiace procedúry u zákazníka. Organizácie sa učia riadiť vzťahy s externými poskytovateľmi služieb príliš neskoro," myslí si viceprezidentka spoločnosti Linda Cohenová.
Multisourcing teda v skratke znamená obojstrannú komunikáciu medzi podnikateľským subjektom a externým dodávateľom. Pri rozhodovaní, či si podnikateľ zabezpečí službu interne alebo pomocou outsourcingu, by si mal zvážiť všetky za proti, čo sa týka financií aj hladkého chodu firmy. Cohen odporúča vypracovať si ucelenú outsourcingovú stratégiu, aby jednotlivé zložky na seba nadväzovali. Zároveň netreba zabúdať ani na meranie úrovne služieb. Tu platí klasický princíp balansu medzi cenou a kvalitou.
Outsourcuje sa hlavne účtovníctvo a IT služby
Veľké firmy na Slovensku berú outsourcing ako bežnú formu znižovania nákladov. Zaujímavý sa však stáva aj pre menších podnikateľov. Dnes už svoje vedľajšie služby nezriedka outsourcujú aj živnostníci. Najčastejšími externe dodávanými službami je dnes účtovníctvo, mzdová agenda a služby súvisiace s informačnými technológiami.
"Prvý rok som si účtovníctvo skúsil robiť sám, účtovných položiek som nemal tak veľa. Bolo to pre mňa utrpenie, keďže nie som účtovník, stálo ma vypracúvanie dokumentov oveľa viac energie, ktorá mi potom chýbala inde," hovorí Juraj Kušnírik, obchodník s chemickými prípravkami z Bratislavy. Dnes mu účtovníctvo robí profesionálka, ktorej len odovzdáva všetky potrebné dokumenty. Výhodou je, že špecializovaná účtovníčka má dostatok času na sledovanie legislatívy a jej zmien a vie lepšie poradiť, ktorý spôsob je pre zákazníka daňovo najvýhodnejší.
Ďalším typickým príkladom je poskytovanie služieb spojených s počítačovými sieťami, informačnými technológiami, internetom a podobne.
Špecifickou formou outsourcingu je aj prechádzanie zamestnancov na živnosť. Aj v tomto prípade vlastne ide o formu outsourcingu, pretože bývalí zamestnanci pre svojho zamestnávateľa vykonávajú činnosť subdodávateľským spôsobom. Pre zamestnávateľa je tento vzťah výhodný, pretože nemusí pre zamestnanca zabezpečovať sociálne výhody, aké mu zo zákona prináležia. Pracovník na živnosť zasa z rovnakého objemu peňazí, aký naň vynakladal zamestnávateľ v minulosti, dostane v hotovosti viac peňazí kvôli rozdielnemu odvodovému zaťaženiu.
Michal Ražna, správca systémovej siete, pracoval ako zamestnanec firmy zaoberajúcej sa dovozom a distribúciou nákladných áut do jari tohto roka. Po dohode so zamestnávateľom začal tú istú prácu vykonávať za tých istých podmienok ako živnostník. "Podľa pôvodných prepočtov som mal zarobiť o 15-tisíc korún mesačne viac. Po odrátaní rôznych poplatkov a odvodov sa to znížilo, ale aj tak je to pre mňa výhodné," hovorí Ražna.
Pozitívom je, že začal pracovať aj pre iných zákazníkov. Spravuje sieť pre známu cestovnú kanceláriu a niekoľko ďalších firiem. Táto spolupráca je obojstranne prospešná. Ako odborníkovi znalému problému zaberie základná údržba niekoľko hodín týždenne a dohodnuté platby sú prilepšením k mesačnému rozpočtu. Pre jeho zákazníkov to znamená, že kvôli tejto údržbe nemusia najímať vlastného zamestnanca, ktorý by bol pre firmu neporovnateľne drahší.
Odporúčania pri rozhodovaní o outsourcingu:
- treba si zvážiť, či sú vaši zamestnanci schopní personálne pokryť danú službu
- treba zhodnotiť, či sú súčasní zamestnanci dostatočne kvalifikovaní na výkon služby
- treba rozhodnúť, či je lepšie pre firmu mať výkon služby "pod strechou", alebo nezaťažovať pracovníkov podružnými úlohami, ak to dokáže subdodávateľ spraviť lepšie
- treba si zvážiť, či je firma schopná kontrolovať kvalitu práce subdodávateľa
- dôležitým faktorom je, či je firma schopná urobiť si službu lacnejšie vo vlastnej réžii, alebo ju v porovnateľnej kvalite dokáže efektívnejšie zabezpečiť dodávateľská firma
Výhody outsourcingu
- službu poskytuje špecializovaný subdodávateľ, ktorý ju spravidla vie urobiť efektívnejšie a kvalitnejšie ako interní pracovníci firmy, ktorí nezriedka majú množstvo úloh
- vhodná forma outsourcingu šetrí čas; je to efektívnejšie riešenie ako vynakladať prostriedky na pracovne nevyťaženého zamestnanca
- zmluvne dohodnuté poplatky za outsourcovanie sú spravidla konečné a obsahujú aj ďalšie skryté náklady ako vzdelávanie pracovníkov a podobne, ktoré v tomto prípade hradí subdodávateľ
- pracovníci aj vedenie firmy sa môžu plne sústrediť na hlavnú náplň spoločnosti a nemusia sa venovať podružným činnostiam, ktoré možno vyriešiť subdodávateľským spôsobom
Riziká outsourcingu
- manažér nemá v prípade outsourcovania takú možnosť kontroly odvedenej práce ako pri zadávaní úloh interným zamestnancom
- vykonávanie úloh subdodávateľom je štandardizované a v prípade nedostatočnej komunikácie nemusí spĺňať konkrétne potreby firmy
- pri rozhodovaní o subdodávateľovi by mal mať podnikateľský subjekt zistené referencie a mal by ponuku porovnávať s ponukami ostatných firiem, aby sa vyhol nekvalitným výkonom či premršteným finančným požiadavkám partnerov
- rozhodnutiu outsourcovať by mala predchádzať komplexná analýza interných možností; ak si vie firma službu zabezpečiť interne za nižšie náklady, výhody outsourcingu sa stierajú