Intranet - vnútrofiremný informačný systém, by mal z pohľadu motivácie zamestnancov pomáhať vytvárať kvalitné pracovné podmienky a uľahčovať ľuďom prácu. "Má predovšetkým zvyšovať produktivitu práce, zrýchliť rozhodovanie a pomôcť budovať úplne nový spôsob spolupráce so zamestnancami," hovorí vedúci oddelenia Vnútornej komunikácie a elektronických médií VÚB banky Ivan Ježík. Práve intranet VÚB net získal prvé miesto vo svojej kategórii na druhom ročníku súťaže Podnikové médium roka, ktorý v apríli vyhlásili v Bratislave.
Na intranete VÚB zamestnanci nájdu organizačnú štruktúru, kontakty, vnútorné predpisy, manuály, šablóny i prístupy do aplikácií. Vo finančnej inštitúcii, samozrejme, aj aktuálny cenník, kurzový lístok, úrokové sadzby, ale i popis konkrétnych produktov, prebiehajúce kampane, vizuály a usmernenia či predajné argumenty. Dôraz pritom autori kladú na prehľadnosť a zrozumiteľnosť informácií.
"Osvedčilo sa nám, keď sme dali priestor organizačným útvarom, aby si zriadili vlastné podstránky pre potreby kolegov," prezrádza Ježík. Dôležité je podľa neho upozorňovať na novinky zverejnené na intranete a zároveň uchovávať aj staršie informácie tak, aby si ich pracovníci mohli prezrieť napríklad po svojej krátkej neprítomnosti. V oddelenej časti je vítané umiestniť často používané linky na webové stránky.
Podpora súťaživosti i rastu
Intranet podľa Ježíka môže posilňovať aj zásluhovosť, rozvíjať súťaživosť, hoci sám osebe neovplyvní stratégiu odmeňovania. "Podarilo sa nám vytvoriť súťažný systém, v rámci ktorého zamestnanci priebežne vedia, aké výsledky dosahujú oni a aj ich predajné miesta. Majú tiež možnosť porovnať sa nielen s plánom, ale aj s inými pobočkami," vysvetľuje. Na intranete publikujú tiež reportáže z odovzdávaní odmien pre najlepších zamestnancov. "Populárnymi sa u nás stali aj príspevky z neformálnych stretnutí," dopĺňa Ježík.
Prirodzenou snahou zdravo ambiciózneho človeka je neustále sa posúvať ďalej, zlepšovať sa. Ježík preto odporúča sprístupniť na intranete vzdelávacie a rozvojové aktivity určené zamestnancom. Zrejmý by mal byť ich účel a jasné pravidlá kto, ako a kedy sa na ne môže prihlásiť. Skvelé možnosti podľa neho ponúka aj e-learning - učenie sa priamo prostredníctvom intranetovej siete, o príprave ktorého uvažujú. Podporiť presvedčenie ľudí o tom, že firme na nich záleží, môže transparentné zverejnenie systému kariérneho rastu, ak ho má firma pripravený. Informácie o interných výberových konaniach tiež môžu byť pre zamestnancov novou príležitosťou na ich ďalšie napredovanie.
O výhodách sociálneho programu
Intranet - ako pokračuje Ježík - vie prehľadne komunikovať sociálny program spoločnosti a uľahčiť čerpanie všetkých zamestnaneckých výhod. Dôležité je pritom uviesť, aké výhody ľudia majú, kedy majú na ne nárok a ako majú postupovať pri uplatňovaní si nároku. Umiestniť na sieť možno informácie o príspevku na stravovanie či na regeneráciu pracovnej sily, ale aj jej prostredníctvom ponúkať zamestnancom voliteľné benefity. "Ľudí prirodzene zaujíma, ako firma prispieva na ich preventívnu zdravotnú starostlivosť alebo i to, kedy majú nárok na platené pracovné voľno," dopĺňa Ježík.
Samostatnou sekciou môžu byť informácie o zvýhodnených produktoch pre zamestnancov, ale i to, aké zľavy môžu využiť v iných organizáciách.
Hovoriť o tom, čo sa deje
Podľa Ježíka tímovej atmosfére výrazne prispieva, ak ľudia vedia, čo sa vo firme aktuálne deje. "Chceme vyvolať záujem o dianie v banke a prispieť k pracovnej pohode a dobrej nálade zamestnancov," hovorí. Ako pokračuje, krátke články s fotografiami sa venujú otvoreniu nových pobočiek, firemným kultúrnym a športovým akciám, ale aj účastiam banky na významných konferenciách. Informáciu o pripravovaných produktových kampaniach vedia spestriť fotopríbehom televízneho spotu. "Pri príležitosti podpory turné hudobnej skupiny sme pripravili intranetovú súťaž o lístky, obdobie adventu sme zase priblížili zimným kalendárom každý deň sme ho obohatili hrami či kvízmi," dopĺňa Ježík.
Pozornosť používateľov na hlavnú stránku sa snažia pritiahnuť anketami aj krátkymi vtipmi. Podporujú zároveň komunikáciu zamestnancov smerom k vedeniu banky, ako aj medzi nimi navzájom. Prostriedkom na to sú napríklad diskusné fóra. Zamestnanci tiež môžu prostredníctvom mailboxu klásť svoje otázky kompetentným pracovníkom banky.
"Popri tom, že ľudia vedia, čo sa v ich zamestnaní deje, právom očakávajú, že budú vedieť, prečo je tomu tak. Popri komunikovaní vízie, misie a stratégie firmy je preto dobré prinášať pravidelné informácie o hospodárskych výsledkoch a zverejňovať stručné bulletiny z rokovaní predstavenstva," uzatvoril Ježík.