Ráno si od prebudenia opakujete päť vecí, ktoré musíte bezpodmienečne vybaviť: skompletizovať podklady pre reklamnú agentúru, rozposlať pozvánky, rezervovať prednáškovú miestnosť, kúpiť synovi pomôcky do školy a stretnúť sa s klientom. Keďže zatiaľ vás pamäť nesklamala a pán Alzheimer vás ešte netrápi, je prirodzené, že si nič nezapíšete. Cestou do práce vám zazvoní mobilný telefón -- volá kolegyňa, či nadnes môže naplánovať krátku poradu -- termín odovzdania projektu sa blíži. Jasné, znie vaša odpoveď.
Chcete hneď zložiť, avšak v mikrofóne počúvate kvetnatý opis udalostí z uplynulého víkendu. Kým jedným uchom počúvate, v hlave vám bežia myšlienky týkajúce sa nečakanej porady. Opakujete si, čo musíte stihnúť, a pridávate k tomu prípravu podkladov a vypracovanie správy pre šéfa. Takže: reklamná agentúra, pozvánky, prednášková miestnosť, syn, porada -- a čo bolo to piate? Aha, klient -- a čo s ním bolo vlastne treba prebrať?
Počúvaš ma vôbec? pýta sa ešte vždy švitoriaca kolegyňa...
Priveľa úloh zaťažuje
Ak ste sa našli v úvodnom príbehu a aj vy si celý deň zaťažujete hlavu obsiahlym zoznamom povinností, potrebujete popracovať na riadení seba samého. Tréner a poradca David Allen pred časom vyvinul systém Getting Things Done, v skratke GTD, ktorý sa okamžite stal kultovou záležitosťou. Pomáha totiž odstrániť z hlavy všetko, čo je v danej chvíli nepotrebné a zaťažujúce, a vrátiť to späť v pravý čas. To znamená, nezaoberať sa niekoľkokrát denne tým, že o dva týždne vyprší termín podania prihlášky na medzinárodnú konferenciu...
GTD má s ostatnými metódami časového manažmentu spoločný základ, ktorým je zápis úloh a povinností. Ak ste už vyskúšali niektorý z osvedčených postupov, viete, že väčšina z nich sa opiera o písomné plánovanie. Spomínaný systém však odporúča zapisovať si nielen veci, ktoré sa týkajú práce a termínov, ale všetko, čo musíte vybaviť. Možno sa pýtate, či sem patrí aj to, keď sa chystáte upozorniť suseda na nevhodné správanie jeho psa. Ak vás to dennodenne rozčuľuje, tak určite áno. Prečo? Pretože každá hlúposť, ktorá vám neustále víri v hlave, vás zaťažuje, obmedzuje vašu schopnosť sústrediť sa a konať efektívne. V súkromí i práci.
Stroj na zapamätanie
Allen hovorí, že "úlohou ľudského mozgu je zapamätať si čo najviac z toho, čo doň vložíme". Avšak, žiaľ, nedokáže rozlišovať, či je situácia, v ktorej si na niečo spomenieme, správna. A tak sa v našej mysli vynárajú myšlienky na základe asociácií, alebo tie, na ktoré by sme v nijakom prípade nemali zabudnúť. Väčšinou je to však niečo iné ako to, čím sa momentálne zaoberáme. Len čo sa v mysli vybaví povinnosť, ktorej čas príde o niečo neskôr, vzniká takzvaný prázdny koniec. A priveľa neukončených myšlienok spôsobuje chaos a zbytočné preťaženie. GTD uprednostňuje pevné konce, to znamená uchopenie alebo prepojenie myšlienok, vďaka ktorému ich podvedomie "pustí z osídel" a ubezpečí sa, že na ne nezabudneme, hoci na ne nebudeme neustále myslieť.
Ak si všetko zapíšete a využijete vhodné prostriedky a systémy na to, aby ste na nič nezabudli, uvoľníte si v hlave miesto na aktuálne riešenia a nové nápady. Allen pripomína, že dôležitý rozdiel medzi jeho a ostatnými metódami je, že "GTD nekladie dôraz na priority a rozhodovanie o tom, čo je a čo nie je dôležité". Vďaka tomu sa v zozname úloh môže ocitnúť blahoželanie príbuzným k výročiu sobáša hneď za návštevou banky kvôli miliónovému úveru. Nič nie je dôležitejšie ako niečo iné. Podstatné je to, aby ste si v hlave prestali neustále premietať tie isté myšlienky.
Obrovskou výhodou spomínaného prístupu je jednoduchosť. Stačí premyslený systém lístkov a priečinkov -- nepotrebujete špeciálne počítačové programy ani klasické či elektronické plánovacie systémy.
Štyridsaťtri priečinkov
Systém GTD nie je náročný na vybavenie -- postačí vám abecedne zoradený archív na materiály, ktoré možno budete ešte niekedy potrebovať, avšak momentálne ich nemožno zaradiť k nijakému projektu, miesto na zaznamenávanie aktuálnych projektov, vstupná brána na nové úlohy a povinnosti (e-mailový priečinok, škatuľu na lístky na pracovnom stole, poznámkový blok), kalendár a takzvaných 43 priečinkov. Naposledy menovaná pomôcka je hlavným nástrojom efektívneho fungovania tohto systému. Dôležité je, aby sa dal jej obsah ľubovoľne meniť -- uberať i dopĺňať. Dvanásť priečinkov zodpovedá dvanástim mesiacom, zvyšných 31 maximálnemu počtu dní aktuálneho mesiaca. Táto pomôcka sa postará o to, aby ste na nijakú úlohu a povinnosť nezabudli. Každý deň vyprázdnite priečinok so zodpovedajúcim číslom a prázdnu zložku presuňte do nasledujúceho mesiaca, kde sa celkom určite čoskoro opäť zaplní.
Allen odporúča venovať sa príprave a plánovaniu systému GTD dva dni. Kto si nemôže dovoliť venovať novej metóde toľko času, mal by si dopriať dlhšiu štartovaciu etapu a postupovať krok po kroku -- najprv len s jedným projektom, až potom s viacerými. Začať možno so zoznamom úloh, ktorý treba každý deň aktualizovať -- mazať splnené a dopĺňať nové. Možno sa zo začiatku pristihnete pri tom, ako si večer do zoznamu pripisujete úlohy, ktoré ste cez deň už splnili. Urobíte to len preto, aby ste si dopriali príjemný zážitok, ktorý sprevádza ich vymazanie či prečiarknutie. Tento pocit vás časom posunie k zriadeniu efektívneho systému 43 priečinkov. Viac o spomínanej metóde nájdete na stránke David Allen Company na adrese www.davidco.com.
Základné princípy GTD
1. Všetky úlohy a povinnosti si zaznamenajte, aby vám zbytočne neblúdili mysľou.
2. Takzvané prázdne konce si vždy spojte s cieľom (napríklad tým, že si ich zapíšete a "pustíte" z hlavy).
3. Všetky úlohy a povinnosti si zatrieďte do kategórií (netreba vybaviť, bolo by dobré vybaviť, treba hneď vybaviť, možno vybaviť neskôr, možno delegovať).
4. Pri každej úlohe a povinnosti si nielen zapíšte, ale súčasne si stanovte ďalší konkrétny krok, ktorý smeruje k jej splneniu, aby ste sa vyhli hektike a zbytočnému stresu.
5. Využívajte takzvané dvojminútové pravidlo. Všetko, čo možno vybaviť do dvoch minút, vybavte okamžite, pretože čas, ktorý potrebujete na zapísanie do systému, bude minimálne taký istý, ak nie dlhší.