Účtovné doklady si opatrujte
Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnou dokumentáciou sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa v rozsahu definovanom v zákone o účtovníctve a nadväzujúcich opatrení ministerstva financií. Rozoznávame písomnú a technickú formu účtovných záznamov. Za technickú formu sa považuje účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje prevedenie do písomnej formy. Prevedenie do písomnej formy sa vyžaduje pri podpisovom zázname. V prípade prevedenia z písomnej do technickej formy musí byť obsah novej podoby účtovného záznamu zhodný s pôvodným.
Účtovný záznam musí obsahovať označenie účtovného dokladu, obsah účtovného dokladu, označenie účastníkov, peňažnú sumu, údaj o cene, dátum uskutočnenia účtovného prípadu, podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie. Pokiaľ to nevyplýva z programového vybavenia, na doklade podvojného účtovníctva musí byť aj označenie účtov, na ktoré sa prípad zaúčtuje.
Ako dlho archivovať?
Pre účtovnú dokumentáciu sa v zmysle zákona o účtovníctve vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve
-- účtovná závierka a výročná správa desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
-- účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek používaných v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh päť rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
-- účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu (predovšetkým technickú formu vykonanú elektronickým, optickým alebo iným spôsobom) vedenia účtovníctva päť rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
-- ostatné účtovné záznamy počas doby určenej účtovnou jednotkou.
Záväzky a pohľadávky
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, uchovávajte do konca účtovného obdobia po období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu. Tie, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho alebo iného neskončeného konania, je potrebné uchovávať po celú dobu trvania a ešte rok po ich ukončení. Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov. Tieto doklady musia spĺňať požiadavky na účtovné záznamy a uchovávajú sa počas doby ustanovenej podľa toho, akú funkciu plnia pri vedení účtovníctva.
Daňové doklady
Všetky daňové doklady rozhodujúce pre určenie DPH, ako napríklad faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou, sa podľa zákona o dani z pridanej hodnoty vedú ako osobitné záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a uchovávajú sa do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.
Uchovávanie faktúr a iných daňových dokladov upravuje zákon o DPH:
-- platiteľ dane z pridanej hodnoty je povinný uchovávať kópie odberateľských faktúr, ktoré vyhotovil zákazníkom a originály všetkých prijatých dodávateľských faktúr a dokladov nahrádzajúcich faktúry po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
-- zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom dane z pridanej hodnoty, a právnická osoba, ktorá nie je zdaniteľnou osobou, je povinná uchovávať faktúry po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Elektronicky vyhotovené faktúry po dobu úschovy musia byť čitateľné a nesmú byť menené.
Pri stanovovaní doby úschovy je potrebné rešpektovať aj ustanovenie v zákone o správe daní a poplatkov, ktoré určuje, že vyrubiť daň alebo jej rozdiel je možné do desiatich rokov od povinnosti podať daňové priznanie alebo hlásenie. Preto účtovné doklady, ktoré sú nevyhnutné pre stanovenie základu daní, je potrebné uchovávať počas desiatich rokov.
Zákon o účtovníctve neustanovuje konkrétny spôsob ukladania účtovnej dokumentácie, vyžaduje však, aby písomnosti boli usporiadané a zabezpečené proti strate, zničeniu alebo poškodeniu. Vyžaduje aj zabezpečenie ochrany použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia.
Pred skončením podnikania je podnikateľ povinný zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.
Legislatíva upravujúca archiváciu a registratúru písomností od 1. januára 2003:
-- zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach (jeho novela bude účinná od 1. júna) a o doplnení niektorých zákonov v znení novely č. 515/2003 Z. z. včítane prílohy, ktorú tvorí prehľad názvu a sídla štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou a ich pobočiek a do ich pôsobnosti prislúchajúce územné obvody, respektíve okresy
-- vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov včítane príloh, ktoré tvoria vzory používaných listín, zoznamov, protokolov, kníh