Elektronická pošta má mnoho predností. No posielanie alebo prijímanie zle formulovaných e-mailových správ môže viesť od trápnych situácií až k disciplinárnemu konaniu. Server educity.cz uvádza prípad londýnskeho páru, ktorého súkromná e-mailová správa so sexuálnym podtextom preletela časť sveta. Mladý muž omylom preposlal tento e-mail kolegom v práci. Ako "bonus" k hanbe ho ešte stíhal aj samotný zamestnávateľ. Nie všetky e-mailové prehrešky musia končiť takto trápne, ale môžu mať nepríjemné dôsledky pre vašu ďalšiu kariéru.
Ak píšete elektronickú správu, nestojíte tvárou v tvár jej adresátovi. To síce môže pomôcť zbaviť sa určitého ostychu, ktorý by vám inak bránil vyjadriť sa tak, ako by ste chceli. Rozhodne to však nepreháňajte - elektronická pošta nie je anonymná a neznesie naozaj všetko. Správy majú veľmi dlhú životnosť a môžu sa ďalej šíriť. Príjemca si ju môže ľahko uložiť a kedykoľvek neskôr sa k nej vrátiť. Alebo ju pošte niekomu inému, čo nemusí byť pre vás príjemné.
Educitu.cz uvádza niekoľko tipov na správne používanie e-mailu:
- Elektronická správa nie je román. Ak už kolegom posielate dlhé e-maily, snažte sa, aby ste im všetko povedali aj osobne, spoliehanie sa iba na poštu môže zlyhať. Používajte odseky. Pre čitateľa je dlhý e-mail ľahšie stráviteľný, jednoliaty blok odrádza od čítania.
- Vyhnite sa citlivým informáciám. Napriek zdanlivej neškodnosti e-mail nie je úplne dôverný prostriedok. Nezabudnite, že firma sa môže kedykoľvek dostať do vašich správ. Pravidlom na posielanie citlivých informácií je uvedomiť si, že správu môže pravdepodobne prečítať aj niekto iný ako adresát. Myslite tiež na to, že správu možno šíriť ďalej. Uvažujte, kým správu odkliknete!
- Rozlišujte, kedy je vhodné použiť e-mail a kedy je lepšia osobná diskusia alebo telefonát. Ľudia radi používajú elektronickú poštu na všetky možné účely, no nie vždy vhodne. Ak chcete riadiť alebo kritizovať, obyčajne je lepšie urobiť to osobne alebo telefonicky, lebo e-mail nedokáže v plnom rozsahu interpretovať to, čo iné druhy komunikácie.
- Neposielajte e-mail, keď ste rozčúlený, slová by ste mohli neskôr ľutovať a nemôžete ich vziať späť.
- Čo ak vás cudzí e-mail "zdvihne zo stoličky?" Vyčkajte, kým emócie vychladnú. Ak to vaša povaha nedovoľuje inak, napíšte odpoveď, ale hneď ju neodošlite! Nechajte ju čakať k poradovníku neodoslaných správ a po upokojení sa k nej zasa vráťte.
- Posielajte e-mail len tým, ktorí majú záujem ho čítať alebo ho potrebujú. Neposielajte kópiu správy ľuďom, ktorých sa záležitosť príliš netýka. Zvážte, či je potrebné "odpovedať všetkým". Nerozposielajte humorné e-maily všetkým kolegom - nie každý musí rozumieť vášmu zmyslu pre humor a časom stratíte rešpekt.
- Dajte vášmu e-mailu kontext. Správa bez kontextu bude rýchlo vymazaná. Existuje niekoľko spôsobov, ako sa tomu vyhnúť. Vyplňte starostlivo kolónku "predmet". Používajte pozdrav a elektronický podpis. Reagujte na e-maily tak, že uvediete (prekopírujete) časť pôvodných správ, na ktoré reagujete.
StoryEditor