(Dokončenie z pondelka 16. decembra)
Inventarizácia -- II. časť
Keďže podnikám len veľmi krátko a zatiaľ nemám veľa skúseností, chcel by som vás požiadať o vysvetlenie rozdielu medzi pojmami manko a škody z účtovného hľadiska. Ako podnikateľ, ktoré druhy mánk, resp. škôd, si môžem dať do daňových výdavkov? Taktiež by som poprosil vysvetliť rozdiel medzi inventúrou a inventarizáciou. Koľkokrát do roka je povinný podnikateľ vykonávať inventúru a inventarizáciu? Je to presne zakotvené v zákone?
-- Inventarizácia je proces, ktorý by mal prebiehať v týchto etapách:
* prípravná etapa,
* etapa inventúr a vyhotovenia inventúrnych súpisov,
* etapa porovnávania inventúrnych súpisov so stavom evidovaným v účtovníctve a vyčíslenia príp. inventarizačných rozdielov,
* etapa vyhotovenia inventarizačného zápisu,
* etapa zaúčtovania inventarizačných rozdielov. Pri vypracovaní účtovného rozvrhu, a najmä pri tvorbe analytickej evidencie k jednotlivým účtom, je potrebné vziať do úvahy rozlíšenie majetku a záväzkov z hľadiska potrieb inventarizácie.
V rámci jednotlivých účtovných tried je vhodné z tohto hľadiska členiť majetok a záväzky podľa týchto hľadísk:
* podľa druhov alebo skupín majetku, napr. osobné automobily, nákladné automobily, jednotlivé stroje,
* podľa miesta uloženia jednotlivých zložiek majetku v hospodárskych strediskách a skladoch,
* podľa osôb hmotne zodpovedných za konkrétne druhy majetku,
* podľa jednotlivých dlžníkov a veriteľov pri pohľadávkach a záväzkoch.
Štatutárny orgán účtovnej jednotky by mal každý rok zostaviť plán (smernicu) pre výkon všetkých inventarizačných prác, aby boli dodržané všetky zákonné termíny a podmienky inventarizácie s tým, aby sa správnym organizovaním postupu inventarizácie zabezpečilo úplné a správne zistenie skutočných stavov majetku a záväzkov. V rámci tohto plánu by mal byť stanovený najmä časový rozvrh výkonu inventarizácií podľa jednotlivých druhov majetku a podľa pracovníkov zodpovedných za tieto druhy majetku. Termíny inventarizácií je vhodné určiť tak, aby sa stanovilo, ktoré inventarizácie sa vykonajú náhle a pri ktorých inventarizáciách nesmú byť vopred známe termíny ani príslušným zodpovedným pracovníkom, ani účtovníkom. V tých účtovných jednotkách, v ktorých je overenie správneho výsledku inventarizácie v pokladnici závislé od súčasného overenia stavu zásob tovaru, napr. v maloobchodnom predaji, je vhodné naplánovať výkon inventarizácie pokladničnej hotovosti a tovaru súčasne. V záujme ľahkého zistenia skutočného stavu majetku a záväzku je vhodné pred vykonaním inventúry vyhotoviť prehľad jednotlivých zložiek majetku a záväzkov evidovaných v účtovníctve, ktorý by mal obsahovať označenia jednotlivých zložiek majetku a záväzkov, jednotky množstva a cenu za jednotku množstva. Do vopred pripraveného prehľadu budú pri inventúre iba dopĺňané skutočné stavy majetku a záväzkov a uľahčí sa tak porovnávanie skutočných stavov majetku a záväzkov so stavom evidovaným v účtovníctve. V rámci zostavenia uvedeného prehľadu je vhodné preveriť správnosť ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov, a to podľa § 24 a nasl. zákona č. 563/1999 Z. z. o daniach z príjmov v platnom znení. Ak sa overenie správnosti ocenenia inventarizovaného majetku a záväzkov nevykoná už v rámci prípravnej etapy inventarizácie, musí sa toto overenie vykonať v niektorej z neskorších etáp inventarizácie, napr. v rámci inventúry. Vykonanie inventúry spočíva v presnom zistení skutočného stavu majetku a záväzkov. Toto zistenie sa vykoná buď fyzickou inventúrou, alebo dokladovou inventúrou.
Fyzická inventúra
V prípade fyzickej inventúry sa zisťujú skutočné stavy jednotlivých majetkových zložiek napr. prepočítaním, prevážením, premeraním alebo inými metódami, pričom sa vždy vychádza z jednotiek množstva použitých v účtovníctve. Fyzická inventúra sa vykonáva pri všetkom majetku hmotnej povahy, pri ktorom sa dá zistiť jeho stav uvedenými metódami. Pri inventarizácii dlhodobého hmotného majetku, najmä strojov a dopravných prostriedkov, je potrebné preveriť tiež úplnosť ich príslušenstva, t. j. všetkých vecí, ktoré patria vlastníkovi hlavnej veci a sú určené na to, aby s touto vecou boli trvalo užívané a s hlavnou vecou sú evidované ako jeden majetkový celok. Podľa § 30 ods. 2 zákona o účtovníctve je možné fyzickú inventúru hmotného majetku, ktorú nemožno vykonať ku dňu účtovnej závierky, vykonať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, príp. v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia. Táto možnosť však neznamená, že účtovná jednotka môže zistiť skutočný stav majetku a záväzkov k inému dátumu ako je termín na zostavenie účtovnej závierky, pretože skutočné stavy zistené k určitému dátumu fyzickou inventúrou je nevyhnutné dokladovo opraviť o prírastky a úbytky jednotlivých zložiek majetku a záväzkov realizované od dátumu vykonania fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, príp. o prírastky a úbytky realizované od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v prvom mesiaci nasledujúceho roka. Ak má účtovná jednotka vykonávajúca maloobchodnú činnosť vrátane verejného stravovania zavedenú analytickú evidenciu podľa druhov alebo skupín zásob na skladových kartách alebo v súboroch dát v počítačoch, môže vykonávať inventarizáciu zásob priebežne počas celého roka. S prihliadnutím na ustanovenie § 7 ods. 1 zákona o účtovníctve o vedení preukazného účtovníctva je vhodné vykonať počas posledného štvrťroku bežného roka čo najväčší počet priebežných inventarizácií.
Dokladová inventúra spočíva v preverení správnosti stavu na príslušnom účte alebo v príslušnej evidencii na základe dokladov (napr. na základe jednotlivých faktúr alebo zmlúv, dodacích listov, bankových výpisov, pokladničných dokladov, zmlúv o zápočte pohľadávok a záväzkov a pod.). Dokladovou inventúrou sa preveruje napr. stav pohľadávok, záväzkov, rezerv, účtov časového rozlíšenia, pozemkov, zaknihovaných cenných papierov, tovaru na ceste, dohadných účtov (nevyfakturovaných dodávok) a ďalších súvahových položiek, pri ktorých nie je možné vykonať fyzickú inventúru. Skutočné stavy inventarizovaného majetku a záväzkov sa zachytila na tzv. inventúrnych súpisoch, ktoré musia podpísať osoby zodpovedné za vykonanie inventarizácie. Tieto inventúrne súpisy by mali byť usporiadané tak, aby bolo možné ľahko porovnať skutočné stavy majetku a záväzkov so stavmi jednotlivých syntetických a analytickým účtov zistenými z účtovníctva. Preto je tiež nutné, aby spôsob označovania jednotlivých položiek majetku a záväzkov podliehajúcich inventarizácii, ich klasifikácia a použité merné jednotky boli v inventúrnych súpisoch zhodné s tými, ktoré sú použité v účtovníctve.
Vyhotovenie inventúrnych súpisov
S cieľom zabezpečenia preukaznosti inventúrnych súpisov z hľadiska možnosti jeho dodatočných zmien je vhodné jednotlivé strany a prípadne i riadky týchto súpisov číslovať. Ak vyžaduje vyhotovenie inventúrnych súpisov viac strán, je vhodné na každej strane spočítať a zapísať číselné údaje o zistených stavoch a tieto úhrny bežne previesť narastajúcim spôsobom na ďalšie stránky inventúrneho súpisu.
Skutočné stavy majetku a záväzkov zachytené v inventúrnych súpisoch sa porovnajú so stavmi v účtovníctve. Ak je skutočný stav majetku a záväzkov nižší ako stav evidovaný v účtovníctve, potom takto zistený rozdiel označujeme ako manko. Ak je, naopak, skutočný stav majetku a záväzkov vyšší ako stav evidovaný v účtovníctve, potom tento inventarizačný rozdiel označujeme ako prebytok. Inventarizačné rozdiely je nutné písomne zaznamenať buď do inventúrnych súpisov, alebo do inventarizačného zápisu. Inventarizačné rozdiely nie je možné zamieňať s rozdielmi, ktoré vyplývajú zo zníženia ocenenia alebo odpísania určitého majetku vykonaného v účtovníctve, napr. v dôsledku jeho poškodenia alebo znehodnotenia.
Pri všetkých mankách a prebytkoch sa musia vyjadriť zodpovední pracovníci k príčinám ich vzniku. Prvým krokom v rámci tohto vyšetrovania je zistiť, či vyčíslené inventarizačné rozdiely skutočne vznikli pri hospodárení s majetkom, alebo či sú spôsobené vplyvom:
* nesprávnosti v účtovaní (nájdenie ďalších nezaúčtovaných účtovných dokladov, neúmyselná zámena jedného druhu zásob za iný a pod.),
* chyby vo vykonaní samotnej inventúry (napr. spočítacie chyby, zámeny jednotlivých druhov majetku a pod.).
Druhým krokom je potom určenie povahy inventarizačných rozdielov, keď je nutné napr. oddelene vyčísliť úbytky vyplývajúce z prirodzených vlastností zásob, stratené v maloobchodnom predaji, nezavinené úhyny zvierat a ďalej manká zavinené a nezavinené. Ak nie je možné určiť príčinu a povahu zisteného inventarizačného rozdielu s konečnou platnosťou, označí sa takýto rozdiel ako nevysporiadaný. Inventarizačný zápis (protokol) slúži ako podklad na zaúčtovanie inventarizačných rozdielov s tým, že by mal spĺňať náležitosti účtovného dokladu podľa § 11 zákona o účtovníctve. K inventarizačnému zápisu je nutné z hľadiska preukaznosti priložiť inventúrne súpisy a ďalšie doklady súvisiace s inventarizáciou (napr. vyjadrenie zodpovedných pracovníkov k inventarizačným rozdielom). Inventarizačný zápis ako prípadný dôkazný prostriedok musí obsahovať vyčíslené hodnoty jednotlivých inventarizačných rozdielov, hodnotenie prípadných postihov voči hmotne zodpovedným osobám, návrh na zaúčtovanie inventarizačných rozdielov a návrh opatrení na zabráneniu vzniku inventarizačných rozdielov v ďalších obdobiach, dátum vyhotovenia zápisu, dátum, ku ktorému bola inventarizácia vykonaná, podpisy osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie a za zaúčtovanie inventarizačných rozdielov. V zmysle § 30 ods. 3 zákona o účtovníctve je účtovná jednotka povinná zaúčtovať inventarizačné rozdiely do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku. Inventarizačné rozdiely vznikajú každoročne vždy k poslednému dňu účtovného obdobia a k tomuto dátumu je účtovná jednotka povinná tieto rozdiely tiež zaúčtovať s platnými postupmi účtovania.