Základná úloha
Konzultantka a lektorka spoločnosti PMS Miriam Veterníková podľa praktických skúseností uvádza, že základnou úlohou komunikácie medzi nadriadeným a podriadeným je informácia o jeho pracovnom zaradení, individuálnej zodpovednosti a výške jeho očakávaného výkonu. Až potom sa okruh komunikácie rozširuje o informácie o začlenení v organizácii, výsledky a plány spoločnosti do budúcnosti a aj to ako môže k efektívnemu a optimálnemu fungovaniu prispieť daný jednotlivec.
Podľa prieskumov ľudia jednoznačne uprednostňujú priamu osobnú komunikáciu zoči-voči, či už so svojim bezprostredným nadriadeným, alebo spolupracovníkom.
| Pre zväčšenie klinite na obrázok |
Zvoliť vhodný štýl
Dôležité je pre špeciálne situácie zvoliť aj vhodné formy, spôsoby a štýl. Generálny riaditeľ Konica Minolta Marian Hlasný v prípade oboznamovania kolegov s cieľmi a výsledkami firmy uprednostňuje celofiremné mítingy s prezentáciou. Mailom prináša informácie o organizačnom manuáli a jeho zmenách. Pochvalu a odmenu konkrétneho človeka rieši ústne pred relevantnými kolegami. A pokarhanie zásadne neverejne, malý prehrešok ústne, podstatný písomne aj s potvrdením o jeho prevzatí. Zadanie úlohy zas ústne s následným poslaním mailu. Akékoľvek žiadosti radí vopred prerokovať ústne s tým, že žiadateľ ju vzápätí na konkrétne miesto pošle mailom. Nevhodná je podľa jeho praxe kritika kolegov na verejnosti a všeobecne vyjadrená pochvala bez konkrétneho adresáta.
"Osobnú komunikáciu neobmedzujeme, pokiaľ je v rámci noriem slušného správania. Pre ostatné formy máme vytvorené štandardy, ktoré obsahujú aj praktické príklady a ,zlaté pravidlá' slušnej komunikácie prislúchajúcej medzinárodnej spoločnosti. Naši zamestnanci prechádzajú školeniami zameranými najmä na telefonickú a osobnú komunikáciu,“ hovorí personálna riaditeľka TNT Express Worldwide Lenka Mečiarová. Osobné pracovné stretnutia praktizujú podľa generálneho riaditeľa ACCOR Services Slovakia Pierre Gagnouda aj v tejto spoločnosti. Predchádzajú im informácie o produktoch a novinkách, ktoré posielajú zákazníkom vo forme časopisu, e-mailom alebo listom.
Odmietnutie, výpoveď, sťažnosť, návrh
Medzi najobťažnejšie druhy oznámení patria odmietnutie ponuky, pozvania, uchádzača o miesto, ukončenia pracovného pomeru. Aj v tomto prípade môžeme zmierniť sklamanie a zanechať dobrý dojem. Potrebné je preto negatívny text napísať čo najskôr. Korektné je to najmä vtedy, ak odmietnete uchádzača o pracovnú pozíciu. Dotyčný sa čím skôr môže uchádzať o miesto inde. Nielen v týchto prípadoch sa nevylučuje ani telefonát. Vyjadríte tým väčšiu úctu než obyčajným rýchlo napísaným e-mailom. Pre každé odmietnutie uveďte dôvod a samotnému zdôvodneniu venujte dostatok času. A na záver uveďte niečo pozitívne - napríklad želanie všetkého najlepšieho v budúcnosti.
Ak dávate akúkoľvek ponuku, orientujte sa podľa konkrétnych otázok, ktoré ste si prečítali v korešpondencii potenciálneho zákazníka. Pri formulovaní sťažností je dôležité zbaviť sa najprv emócií, vysvetliť si dôležité nedorozumenia. Pozvánky na rôzne spoločenské podujatia patria v oficiálnom styku k osobným druhom textov. Mali by obsahovať osobné oslovenie, príležitosť, miesto, čas, dátum, hodinu, konkrétne pozvanie osoby, špeciálne požiadavky na odev a prosbu o odpoveď.
Strata lojality a motivácie
Konzultantka a lektorka spoločnosti PMS Miriam Veterníková uvádza, že ak komunikácia na pracovisku stráca efektivitu, klesá lojalita, záujem jednotlivcov o spoluprácu s ostatnými pracovníkmi, čím klesá aj celkový výkon danej spoločnosti. Preto je veľmi potrebné neustále ovplyvňovať vzťahy medzi ľuďmi v pracovnom procese. Podľa Miriam Veterníkovej je pre ľudí oveľa dôležitejší psychologický a emočný efekt.
Najprv naberte odvahu a sebavedomie
"Tým, ktorí sa chcú naučiť komunikovať s okolím, odporúčam pracovať na sebe, najmä v dávke sebavedomia a naberania odvahy. Veľmi vhodné sú buď rozhovory s psychológom alebo tréning a práca na sebe a svojom sebavedomí pomocou kurzov,“ hovorí lektorka a konzultantka spoločnosti PMS Miriam Veterníková. Zo svojej praxe vie, že najväčší záujem je o kurzy Úspešný muž a Úspešná žena, Úspešný manažér, Úspešná manažérka. Existuje množstvo špecializovaných firiem, ktoré ponúkajú komunikačné tréningy, či už otvorené alebo šité priamo na mieru. Samozrejme, od toho závisí aj cena. Vyššie ceny sú logicky v prípade, ak kurzy ušijú na mieru pre konkrétnu spoločnosť. Mediálny konzultant Anton Bódis dodáva, že veľmi účinným spôsobom zlepšovania komunikačných zručností je aj koučovanie.
Napríklad za dvojdňový individuálny komunikačný tréning zaplatíte 11 900 korún. Za jednodňový tréning v oblasti pohotovosti, improvizácie, neformálnej komunikácie v motivovaní a vedení ľudí 4600 korún. Individuálne spôsobom samouka sa efektívnej komunikácii naučiť nedá, pretože tá je minimálne o dvoch ľuďoch.
| Prečítajte si aj: |
| Mail je cesta ku konfliktu Dnes je už bežným javom, keď sa stretnú dvaja kolegovia vo firme na chodbe a jeden povie: ,,Poslal som ti mail,'“ konštatuje generálny riaditeľ Konica Minolta Marian Hlasný. Celý článok >> |