Jednou z mnohých povinností podnikateľov je uchovávanie účtovnej a daňovej evidencie. K dispozícii totiž musí byť kontrole aj po niekoľkých rokoch. Presný počet rokov, ktoré sa musia dokumenty zachovať, upravuje zákon o dani z príjmov, zákon o účtovníctve a zákon o správe daní a poplatkov. Nie je pritom rozdiel, či ide o drobného živnostníka, alebo veľkú právnickú osobu, každý je totiž účtovnou jednotkou a tá sa musí držať legislatívy. Dôležité sú teda daňové a účtovné doklady. Z daní sú to najmä daňové priznania či už dane z príjmu, DPH, cestnej dane a všetkých ostatných. Z účtovníctva zase prijaté a odoslané faktúry, pokladničné príjmové a výdavkové doklady, súvahy, výsledovky a ďalšie. Zabúdať však netreba ani na živnostenské listy, spoločenské či zakladateľské zmluvy, stanovy, všetky typy zmlúv, ako kúpne, nájomné, zmluvy o dielo a iné. Živnostenské listy alebo zmluvy o založení spoločnosti sa pritom musia uchovať aj päť rokov po zániku podnikania.
| Koľko treba uchovávať doklady - účtovná závierka a výročná správa - 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú - účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh - 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú - účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva - 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili - záznamy týkajúce sa daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania, ktoré sa neskončilo - do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. - záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní - počas doby trvania záručnej lehoty alebo reklamačného konania - účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu. - originály došlých a kópie odoslaných faktúr - 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú - ostatné doklady týkajúce sa DPH - 10 rokov |
Cez reklamáciu doklad nezahadzujte
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskosúdneho či iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovať po celú dobu trvania konania a ešte rok nasledujúci po roku, kedy sa konanie ukončí. Záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, treba odkladať dovtedy, kým záručná lehota či reklamačné konanie trvajú.
Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok a záväzkov, sa uchovávajú do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k inkasu alebo zaplateniu.
Všetky daňové doklady ako faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou, rozhodujúce pre určenie DPH, sa vedú ako osobitné záznamy a uchovávajú sa desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú. Platiteľ dane z pridanej hodnoty musí uchovávať kópie odberateľských faktúr, ktoré vyhotovil zákazníkom a originály všetkých prijatých faktúr do 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. To platí aj pre zdaniteľnú osobu, ktorá nie je platiteľom DPH a právnickú osobu, ktorá nie je zdaniteľnou osobou.
Pri určovaní doby úschovy dokumentov netreba zabúdať ani na zákon o správe daní a poplatkov, podľa ktorého možno vyrubiť daň alebo rozdiel dane najneskôr do 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo hlásenie. Teda ak za zdaňovacie obdobie 2004 je povinnosť podať priznanie do konca marca 2005, daň môžu vyrubiť do konca roka 2015. Tak dlho teda treba uchovať aj tlačivo daňového priznania, respektíve kópiu tlačiva a príslušných príloh za rok 2004.
Papier "nestarne“
V modernej dobe technológií legislatíva stále striktne neurčuje, v akej forme sa účtovné či daňové doklady musia uchovávať - či v klasickej papierovej, alebo či to musí byť len v elektronickej. "Podľa zákona o účtovníctve si môže účtovná jednotka zvoliť, či bude viesť účtovné záznamy v písomnej forme, teda písané rukou, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo v technickej forme - elektronicky, opticky a podobne, pričom je možné vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej,“ vysvetlila advokátka Kristína Ňaňková z advokátskej kancelárie PETERKA & PARTNERS.
Formu neprikazuje ani zákon o archívoch a registratúrach. Ten len vyžaduje, aby bol každý registratúrny záznam vyhotovený na nosiči, ktorý zabezpečí jeho trvanlivosť. "Zákon o archívoch výslovne stanovuje, že ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy. Zároveň tiež určuje, že materiál ochranného obalu, v ktorom je registratúrny záznam uložený, musí čo najviac vylúčiť škodlivé účinky vonkajších degradačných činiteľov,“ dodáva Ňaňková.
Podľa Lívie Lepótovej zo spoločnosti Document Management Services si firmy môžu vytvárať elektronické podoby dokumentov, ale uschovávať musia papierové originály. "Na elektronické dokumenty sa vzťahujú zákonom dané úložné lehoty len vtedy, ak plne nahrádzajú originálny papierový dokument - napríklad dokumenty s elektronickým podpisom. Podľa platných zákonov nie je možné originálne papierové dokumenty previesť do elektronickej podoby, papierové dokumenty pred uplynutím úložnej lehoty zničiť a uschovávať už len ich elektronické kópie,“ zdôraznila Lepótová.
Takisto legislatíva neustanovuje konkrétny spôsob ukladania účtovnej a daňovej dokumentácie. Vyžaduje však, aby však boli dostatočne chránené. Každý zamestnávateľ musí v súlade s legislatívou zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. "Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením,“ doplnila Ňaňková.
Po zániku povinnosti vedenia účtovníctva účtovnej jednotky je možnosť vyradiť účtovné písomnosti až po vysporiadaní jej majetku a záväzkov.
| Prečítajte si aj: |
| Spisy pracovníka odkladajte Podnikateľ, či už drobný živnostník alebo veľká právnická osoba, musia uchovávať aj doklady, ktoré sa týkajú ich zamestnancov. A to aj po tom, keď zamestnanec už odišiel. Niektoré dokumenty pritom treba odkladať až desaťročia. Tieto doklady môžeme rozdeliť na dve veľké skupiny – na mzdovú a personálnu agendu. Celý článok >> |