V súlade so Zákonníkom práce prislúcha každému zamestnancovi dovolenka na zotavenie, ak odpracoval minimálne tri mesiace. Dĺžka dovolenky na zotavenie závisí od množstva odpracovaných rokov a typu organizácie, najmenej však štyri týždne, t. j. 20 pracovných dní na kalendárna rok. Zamestnanci si môžu rozvrhnúť, kedy si túto dovolenku vyberú podľa vlastných potrieb okrem prípadov, keď si organizácia stanoví, že v letných mesiacoch je celoplošná dovolenka.
Toto je však v príspevkových organizáciách zriedkavé, keďže poskytovanie verejných služieb musí byť stále zabezpečené. Príkladom povinnej dovolenky môžu byť školy -- stredné odborné učilištia, ktoré majú v letných mesiacoch prázdniny a verejnoprospešné funkcie plnia len počas školského roka. Ak si zamestnanci nevyberú dovolenku, ktorá im prislúcha v období, keď na ňu nárok vznikol, môžu si dovolenku preniesť do nasledujúceho roka. V priebehu nasledujúceho roka je potrebné dovolenku vyčerpať, resp. sa dovolenka preplatí bez vyčerpania. Náklady na dovolenku sa zúčtujú do toho účtovného obdobia, v ktorom vznikol nárok na dovolenku. Náklady na dovolenku zahŕňajú okrem priemernej mzdy vypočítanej za posledný kvartál aj odvody prislúchajúce k tejto priemernej mzde, t. j. 37,75 % z úhrnu náhrad za dovolenku, ktoré platí zamestnávateľ do poistných fondov. To znamená, že príspevková organizácia musí na konci roka zúčtovať do mzdových nákladov aj náklady, ktoré prislúchajú nevyčerpanej dovolenke a taktiež odvody k tejto nevyčerpanej dovolenke. Keďže náhrada za dovolenku sa počíta z priemernej mzdy za posledný kvartál (t. j. kalendárny štvrťrok, a nie tri posledné mesiace), presnú výšku nákladov nie je možné stanoviť. Z uvedeného dôvodu sa používa odhad, ktorý vychádza z priemerných miezd za posledný kvartál. Vypočítaná odhadnutá suma náhrad za nevyčerpanú dovolenku sa zúčtuje na strane D účte 389 -- Dohadné účty pasívne súvzťažne s účtami 521 -- Mzdové náklady a 524 -- Zákonné sociálne poistenie v analytickej evidencii na mzdy a odvody prislúchajúce na nevyčerpanú dovolenku. V nasledujúcom roku je potrebné sledovať čerpanie nevyčerpanej dovolenky z minulého roka a postupne pri čerpaní dovolenky odúčtovávať z účtu 389 -- Dohadné účty pasívne súvzťažne s účtami 331 -- Zamestnanci a 336 -- Zúčtovanie s inštitúciami sociálneho zabezpečenia. Keďže na účte 389 je suma stanovená odhadom, budú tam vznikať rozdiely v dôsledku zmeny priemernej mzdy počas roka. Tieto rozdiely sa zúčtujú do nákladov bežného obdobia. Môžu sa zúčtovávať priebežne alebo na konci roka, pričom sa odporúča ich zúčtovávať priebežne.
Príklad účtovania nevyčerpanej dovolenky
Pre zjednodušenie bude v príklade vystupovať len jeden pracovník. Zamestnanec Peter Malík má k 31. 12. 2000 nevyčerpanú dovolenku tri dni. Jeho priemerná hodinová mzda za 4. kvartál 2000 je 70 Sk. Pracovný deň trvá osem hodín, t. j. priemerná denná mzda zamestnanca je 560 Sk. V roku 2000 sa zúčtuje do nákladov:
3 x 560 Sk 1 680 Sk
37,75 % z 1 680 Sk 635 Sk po zaokrúhlení na celé Sk hore
V roku 2001 čerpal zamestnanec dovolenku takto:
23. 3. 2001 1 pracovný deň
4 -- 6. 7. 2001 dva pracovné dni, keďže 5. 7. je štátny sviatok
Pretože v marci sa počíta priemerná mzda za predchádzajúci kvartál, t. j. 4. kvartál 2000, z ktorého sa počítala aj dohadná položka na konci roka 2000, rozdiel nevzniká. Pri dovolenke v júni vzniká rozdiel v dôsledku zmeny priemernej mzdy v predchádzajúcom kvartáli, keď priemerná mzda bola 71,50 Sk. Zamestnancovi vznikla náhrada dovolenku:
Dátum dovolenky Počet dní Náhrada mzdy Odvody
23. 3. 2001 1 pracovný deň 560 Sk 212 Sk
4 -- 6. 7. 2001 2 pracovné dni 1 144 Sk 432 Sk
Spolu -- 1 704 Sk 644 Sk
Zúčtované do roku 2000 -- 1 680 Sk 638 Sk
Rozdiel zúčtovaný do roku 2001 -- 24 Sk 6 Sk
Pri účtovaní sa použijú nasledujúce analytické účty:
521.1011 -- Mzdové náklady Peter Malík za bežné obdobie
521.1012 -- Mzdové náklady Peter Malík za nevyčerpanú dovolenku
524.1001 -- Zákonné sociálne poistenie Peter Malík za bežné obdobie
524.1002 -- Zákonné sociálne poistenie Peter Malík za nevyčerpanú dovolenku
389.1011 -- Náhrada za nevyčerpanú dovolenku -- Peter Malík
389.1012 -- Zákonné sociálne poistenie za nevyčerpanú dovolenku Peter Malík
Účtovné prípady súvisiace s nevyčerpanou dovolenkou
Účtovanie v roku 2000
č. Doklad Text Sk MD D
1. ID Zúčtovanie nevyčerpanej dovolenky ako dohadnej položky 1 680 Sk 521.1012 389.1011
2. ID Zúčtovanie zákonného poistného pripadajúceho na mzdy za nevyčerpanú dovolenku ako dohadnej položky 638 Sk
524.1012 389.1012
č. Doklad Text Sk MD D
1. ID Zúčtovanie nevyčerpanej dovolenky ako dohadnej položky 1 680 Sk 521.1012 389.1011
2. ID Zúčtovanie zákonného poistného pripadajúceho na mzdy za nevyčerpanú dovolenku ako dohadnej položky 638 Sk
524.1012 389.1012
Účtovanie v roku 2001
č. Doklad Text Sk MD D
1. ZVL Vyúčtovanie dovolenky čerpanej 23. 3. 2001 560 Sk 389.1011 331
2. ZVL Predpis zákonného poistného 212 Sk 389.1012 336
3. ZVL, ID Vyúčtovanie dovolenky čerpanej v júli: 1 120 Sk 389.1011 331
a) zúčtovanie sumy vedenej na dohadnej položke 24 Sk 521.1011 331
b) doúčtovanie rozdielu do nákladov
4. ZVL, ID Vyúčtovanie zákonného poistného k dovolenke 424 Sk 389.1012 336
a) zúčtovanie sumy vedenej na dohadnej položke 6 Sk 524.1011 336
b) doúčtovanie rozdielu do nákladov
V prípade, že priemerná mzda, z ktorej sa počíta náhrada dovolenky, klesne a je nižšia než mzda vypočítaná koncom roka (vzniká to najmä v dôsledku koncoročných odmien), je potrebné rozdiel medzi skutočným nárokom a sumou zúčtovať na strane D účtov 521 -- Mzdové náklady a 524 -- Zákonné sociálne poistenie. V prípade, ak sa nevyčerpaná dovolenka bude čerpať v 1. kvartáli nasledujúceho roka, zamestnávateľ vie stanoviť presnú výšku výdavkov, účtujú sa náklady na nevyčerpanú dovolenku na účet 383 -- Výdavky budúcich období súvzťažne s účtami 521 -- Mzdové náklady a 524 -- Zákonné sociálne poistenie.