,,Dnes je už bežným javom, keď sa stretnú dvaja kolegovia vo firme na chodbe a jeden povie: ,,Poslal som ti mail,'" konštatuje generálny riaditeľ Konica Minolta Marian Hlasný.
Bez štábnej kultúry
Nejde však iba o fakt, že na seba navzájom nemáme čas a z jednej kancelárie do druhej si posielame aj esemesky. Svoje smutné konštatovanie dopĺňa Marian Hlasný tým, že maily majú zúfalú štábnu kultúru, zlý pravopis, v mnohých prípadoch si ľudia neuvedomujú, že poslaný mail by mal mať štruktúru listu -- minimálne oslovenie, text a záver. Mailová komunikácia je podľa neho dnes taká rozšírená aj preto, že mail je pre odosielateľa nespochybniteľným potvrdením, že danú informáciu odovzdal adresátovi. Preto je rozšírená aj smerom od šéfa k nadriadenému. A platí to aj opačne. A pri možnostiach, ktoré tento druh korešpondencie poskytuje, je bežné aj preverenie, kedy adresát mail nielen dostal, ale aj otvoril, prípadne vymazal bez toho, aby ho prečítal.
Mediálny konzultant Anton Bódis dopĺňa, že mailovanie je vôbec najlepší spôsob, ako vyrobiť nedorozumenie. Keď si s človekom iba píšeme, on nás ani nepočuje, ani nevidí. Preto si celkový obraz o nás vytvára na základe obsahu našich slov, a to je žalostne málo na to, aby sme si porozumeli. Odborníci tvrdia, že iba 7 percent dojmu vytvárame u druhých tým, čo hovoríme, 38 percent tým, ako to povieme a až 55 percent neverbálnou komunikáciou, do ktorej patrí naša mimika, gestikulácia, držanie tela a celkový vzhľad.
E-mailová komunikácia je vhodná predovšetkým pre vecné informácie, obsažnejšie dokumenty, rukopisy kníh, naliehavé správy a osobné oznámenia (krátke poďakovania a stručné prosby). Nevhodná je zásadne pri citlivých správach (odpovede na reklamácie, odrieknutie účasti, zložité argumentácie), dôverných informáciách (uchádzanie sa o zamestnanie u konkurencie), formálnych a úradných informáciách (vymáhanie platieb, ospravedlnenia) a správach s ironickým podtextom.
Efektívna je stručnosť
Predovšetkým by ste mali správne napísať predmet správy, ktorý zahŕňa celkový obsah. Zo správy musí vyplývať, prečo ju adresát dostáva. Ideálna dĺžka textu je, ak sa vojde na ,,jednu obrazovku". Ak potrebujete poslať dlhšiu správu, priložte dokument ako prílohu. Pri písaní si môžete dovoliť použiť komunikačný štýl príjemcu. Niekto je formálnejší, iný zas uprednostňuje hovorový štýl a ďalší má rád krátke a úderné vety.
Najnáročnejšie je zvládnuť humor a iróniu. Pokiaľ si chcete byť úplne istý, že adresát vašu správu pochopí, napíšte mu, v akom rozpoložení ju píšete. V tomto prípade vám pomôžu rôzne emotikony. Emotikony sú však najvhodnejšie iba v prípade osobnej komunikácie. K nemilým situáciám dochádza aj vtedy, ak pošlete správu v rozrušení aj tým, ktorým ste nechceli. Neoverili ste si správne adresy alebo sa pôvodný predmet správy týkal iba jednej osoby. Namieste je aj varovanie, že zo služobných mailboxov by ste si nemali vybavovať súkromné záležitosti. Všetko to vypovedá nielen o vašej osobnej, ale predovšetkým o úrovni vašej firemnej kultúry.