Bez ohľadu na to, či idete zamestnancom oznamovať dobré alebo zlé správy, mali by ste veľmi citlivo zvoliť spôsob, akým ich odkomunikujete. Do úvahy berte aj veľkosť vašej firmy a priemerný vek spolupracovníkov. Aj tieto zdanlivé maličkosti zohrávajú veľkú úlohu.

Nebojte sa zlých správ
Veľmi dôležité je vyslať včas varovné signály. Ak správa napríklad o hromadnom prepúšťaní príde pre ľudí náhle a po predchádzajúcom ohlásení úspešného štvrťroku, dôveryhodnosť vedenia výrazne utrpí. "Použite vhodné doplnenie - Napriek nedávnym dobrým výsledkom nás pokles dopytu núti urobiť radikálne rozhodnutia. Do dvoch týždňov vám vedenie našej spoločnosti predstaví krízový plán. Dáva čas na racionálne zvládnutie prichádzajúcej zmeny,“ hovorí generálny riaditeľ spoločnosti Logica Erich Hulman.

Signály si však nie je možné zamieňať s klebetami. Práve naopak, ich šírenie signalizuje nedostatok alebo meškanie priamej komunikácie. Preto Hulman odporúča uskutočniť osobné rozhovory s dotknutými jednotlivcami čo najskôr po verejnom ohlásení krízového plánu. "A nezabudnite ohlásiť aj ukončenie nepopulárnych krokov, inak vám vo firme ostanú iba ustráchaní zamestnanci, permanentne očakávajúci ďalšie zlé správy,“ dodáva.

Každá správa musí byť aktuálna. Nevýhodu má firemný časopis, "často zaostáva za aktuálnosťou správ. To určitým spôsobom môže nahrádzať elektronická komunikácia, intranet alebo mailová komunikácia, pretože sa rýchlo, pohodlne a v rovnakom rozsahu dostanú všetkým zamestnancom. Sú informácie (znižovanie platov, nové zákazky), ktoré je vhodnejšie komunikovať osobným stretnutím, poradou,“ uvádza vrchná riaditeľka úseku Ľudských zdrojov Generali Slovensko poisťovňa Janka Holúbeková.

Z očí do očí
V menších firmách je napríklad bežné, že správy oznamuje samotné najvyššie vedenie na osobných stretnutiach. Nie je to však neprekonateľný problém ani pre väčšie spoločnosti. "Výhodou takejto komunikácie je, že všetci informáciu dostanú v rovnakom rozsahu a rovnakým spôsobom, vysvetlením či komentárom. Nevýhodou môže byť menšia interaktívnosť,“ vysvetľuje ďalej Holúbeková.

Oznámením správy zamestnancom môžu byť poverení aj manažéri na nižších stupňoch riadenia. Veľkou nevýhodou v tomto prípade je rôzny štýl komunikácie jednotlivých šéfov, rozsah, komentár či nejednotný čas, čo môže spôsobiť zbytočné dohady, dezinformácie a následne zmätok. V oboch prípadoch je však dôležité mať pripravenú argumentáciu a odpovede na možné otázky.

Nesmie chýbať riešenie
V prípade nedobrých správ je potrebné pomenovať nielen problém, ale aj jeho príčinu. Informovať o tom, aké nápravné opatrenia firma pripravuje alebo už robí. Dôležitou zásadou je správať sa k dotknutým ľuďom s rešpektom tak, ako by ste chceli, aby sa zaobchádzalo v danej situácii s vami.

V prípade veľkých zmien, akými je fúzia dvoch firiem, rozsiahle organizačné zmeny či obrat v zameraní firmy, je potrebné citlivo zvážiť výber vhodného spôsobu komunikácie. Vo veľkej miere závisí od veľkosti firmy a významu udalosti. Vhodná je vtedy zvyčajne kombinácia viacerých spôsobov. Napríklad zvolanie veľkého mítingu, komunikácia prostredníctvom manažérov a zároveň zverejnenie správy cez intranet.

Dobré nemusí vždy vyznieť dobre
Spôsob, akým akúkoľvek správu odkomunikujete, je často dôležitejší, než jej samotný obsah. "Aj dobrú informáciu môžu ľudia vnímať opačne iba preto, že ju zle podávame,“ hovorí Václava Jersáková, riaditeľka HR spoločnosti Deloitte pre Českú a Slovenskú republiku. Napríklad aj je podložená chybnými číslami, nesprávnymi alebo čiastkovými informáciami, nevhodnou rétorikou, ale aj zlým spôsobom jej odkomunikovania. Firma by napríklad mala vždy informovať o stave jej ekonomických ukazovateľov. Keď sa plnia a najmä prekračujú, je dôležité túto skutočnosť zverejniť, pochváliť sa a najmä sa poďakovať zamestnancom.

Nie je dobré uprednostňovať komunikáciu jedného druhu a vynechávať druhý. Ak sú zamestnanci zámerne zahlcovaní iba samými dobrými správami, môže to u nich vyvolať priveľkú spokojnosť, pohodlnosť a rutinu bez ambícií. Firma vtedy začne strácať konkurencieschopnosť.

Naopak "ak sa na vašich ľudí valia len samé negatívne správy a ešte aj tie dobré sú podané nevhodným spôsobom, sú znechutení, demotivovaní, nadobúdajú pocit, že nič nefunguje. V takýchto prostrediach dochádza k zvýšenej fluktuácii,“ dodáva Janka Holúbeková.