Každému, kto pravidelne komunikuje s obchodným registrom či katastrom nehnuteľností sa oplatí mať zaručený elektronický podpis. Všetky poplatky pri elektronickej komunikácii s týmito úradmi sú totiž o polovicu nižšie.
Jedine elektronicky, cez portál daňového riaditeľstva, môžete napríklad požiadať o vrátenie DPH z iných členských štátov Európskej únie. Výlučne takýmto spôsobom sa dá podať súhrnný výkaz DPH. Pomerne značná suma sa dá ušetriť aj pri elektronickej výmene dokumentov medzi firmami. Napríklad elektronické faktúry šetria poštovné, náklady na tlač i papier. Rovnako možno ušetriť aj pri posielaní výplatných pások zamestnancom cez počítač, čo je rozšírené už v mnohých firmách.
Komunikácia s úradmi
Na komunikáciu spoločnosti s orgánmi verejnej správy slúži kvalifikovaný certifikát. "Vydáva sa vždy len pre fyzickú osobu. Je potrebné dohodnúť si osobnú návštevu a priniesť dva doklady totožnosti,“ hovorí Marek Žáčik zo spoločnosti Disig, jednej z certifikačných autorít oprávnených na vydávanie zaručených elektronických podpisov. Ďalšie sú zverejnené na webovej stránke Národného bezpečnostného úradu www.nbusr.sk.
Certifikát dostanete na počkanie. "Proces trvá asi pol hodiny. Žiadateľ od nás odíde s kvalifikovaným certifikátom uloženým na bezpečnom zariadení. Najčastejšie je to USB token, ktorý má veľkosť a tvar bežného USB kľúča alebo SmartCard, čo je čipová karta vo veľkosti platobnej karty,“ opisuje Žáčik. Náklady na jeden certifikát a softvér, ktorý je potrebný pri komunikácii s obchodným registrom, vyjdú na 200 eur a každoročné predĺženie certifikátu zhruba na 25 eur.
Karty a kľúče
V certifikáte sú povinné položky. Jednoznačne identifikujú osobu, jej meno, priezvisko, štát a rodné číslo. "V rámci kvalifikovaného certifikátu je možné zadať aj rozširujúce údaje, ktoré môžu osobu bližšie špecifikovať. V žiadosti si možno uviesť aj názov organizácie, organizačný útvar, mesto, kraj, e-mail. Ak bude spoločnosť žiadať vydanie takýchto kvalifikovaných certifikátov pre zamestnancov, ktorí nie sú štatutármi alebo konateľmi, musí jej štatutárny zástupca podpísať súhlas s vydaním certifikátov obsahujúcich názov spoločnosti,“ vysvetľuje Žáčik.
V tomto prípade vyžadujú akreditované certifikačné autority okrem dvoch dokladov totožnosti, občianskeho a vodičského preukazu alebo pasu aj splnomocnenie od zodpovednej osoby. Treba tiež predložiť originál alebo úradne overený výpis z Obchodného registra nie starší ako tri mesiace na nahliadnutie a jej kópiu.
Korešpondencia medzi firmami
Druhým typom zašifrovaného podpisu je obyčajný certifikát. Aj ten je možné použiť v kontakte so štátnou správou, nie je však na úrovni podpisu overeného notárom. Bežne sa využíva v spoločnostiach najmä pri internej medzifiremnej komunikácii. Majiteľom zaručí dôvernosť informácií. Nik, okrem adresáta a odosielateľa, nemôže nahliadnuť do obsahu správy.
Zaručuje aj integritu správy, teda zabezpečuje ju proti zmene, a v neposlednom rade aj nepopierateľnosť. Znamená to, že jednotlivým stranám sa elektronickým podpisom znemožní poprieť, že uskutočnili akúkoľvek činnosť týkajúcu sa daných údajov.
Obchodný register
Ak chcete komunikovať napríklad s obchodným registrom, je pre zaručený elektronický podpis potrebné zakúpiť si aplikáciu, ktorá dokáže posielané dokumenty podpisovať priamo na počítači zákazníka. "Jedinou certifikovanou aplikáciou je teraz QSign spoločnosti Ardaco,“ upozorňuje Žáčik. "Daňový úrad ju nevyžaduje, ale väčšina ostatných orgánov áno. S výnimkou tejto aplikácie firma už potom okrem klasického počítača či notebooku s USB portom a pripojením na internet nič iné nepotrebuje.“
Časovú pečiatku k dokumentu dokáže automaticky pridať program na vytváranie podpisov. "V prípade softvéru QSign ide len o nastavenie aplikácie - vyplnenie názvu serveru a nainštalovanie certifikátov zo stránok spoločnosti. Podrobnosti poskytuje každá autorizovaná certifikovaná autorita osobitne.“
Pečiatka slúži ako jednoznačný dôkaz existencie dokumentu v čase. Podrobnosti o tom, či konkrétny úrad vyžaduje pri podaniach aj časovú pečiatku, musí poskytnúť každý z nich osobitne.
| Prečítajte si aj: |
| Obsah dokumentu spochybniť nemožno Rozhovor. Marek Žáčik zo spoločnosti Disig o výhodách zaručeného elektronického podpisu pre HN: Prečo koncom roka spoločnosti nemohli použiť elektronický podpis? Národný bezpečnostný úrad v rámci zavádzania požiadaviek európskeho štandardizačného orgánu ETSI pripravoval zmeny už v priebehu roku 2008. Od apríla do konca minulého roka mali akreditované spoločnosti klientom vymeniť USB kľúče za nové, vydané v inom formáte. Nová vyhláška umožňuje používať tieto certifikáty ešte aj v tomto roku. |
| Chcete žiadať o DPH v únii? Len mailom Povinnosť zaregistrovať sa na portáli Daňového riaditeľstva si platcovia DPH odkladajú na poslednú chvíľu. Tí, ktorí výkaz podávajú mesačne, ho musia poslať najneskôr do 20. februára v už novej, elektronickej forme. Platí to vtedy, ak hodnota tovaru oslobodeného od DPH alebo služieb, dodaných do iného štátu únie, v tomto štvrťroku presiahne sumu 100-tisíc eur. Ak nepresiahne, môžu podať výkaz až 20. apríla. Doteraz sa však na portáli Daňového riaditeľstva zaregistrovalo spomínaných platcov len minimum. |