Táto forma komunikácie sa vo firmách a v inštitúciách využíva čoraz častejšie a môže sa uskutočniť pozvaním do reštaurácie a pri dlhšie trvajúcich dobrých vzťahoch aj domov.
Spresniť si cieľ podujatia
Aj keď ide bezpochyby o veľmi príjemné oživenie niekedy dlhotrvajúceho rokovacieho maratónu, práve pri ňom sa vyskytuje veľa nástrah pri dodržiavaní modernej etikety stolovania. Lebo pri prestretom stole môžeme nielen veľa dosiahnuť, ale aj pokaziť. Nie nadarmo dnes potenciálnych uchádzačov o reprezentatívnu funkciu v podniku alebo vo veľkej organizácii zvyknú personálni manažéri pozvať na tzv. testovací obed, kde popri odbornej kvalifikácii sledujú, či kandidát ovláda základy kultúry stolovania. Iba tak zistia, či dokáže s istotou a so štýlom vystupovať a vytvárať dobrý dojem o firme, ktorú zastupuje.
Pri príprave pracovného obeda alebo večere by ste si mali v prvom rade ujasniť niekoľko otázok:
- s akým cieľom organizujete stretnutie a čo ním chcete dosiahnuť
- má to byť stolovanie v užšom kruhu alebo s väčším počtom pozvaných
- aký má byť časový priebeh podujatia
- aké finančné prostriedky máte k dispozícii
Z odpovedí na tieto otázky vyplynie výber reštaurácie a jej cenovej kategórie; nemali by ste sa však púšťať na neprebádané chodníčky, ale radšej staviť na istotu, teda vybrať podnik, ktorý sa vám už osvedčil.
Hostiteľ verzus čestný hosť
Pracovný obed alebo večera nemajú protokolárny charakter a môžu sa niekedy uskutočniť veľmi spontánne. Ak je však dostatok času na prípravu, nemali by ste obísť pravidlá etikety. Predovšetkým si ujasnite, kto bude vystupovať v úlohe hostiteľa a potom pripravte zoznam pozvaných hostí. Hoci v tomto prípade zostaviť poradie dôležitosti (protokolárne poradie) pozvaných nebude potrebné, predsa si aspoň ujasnite, kto z pozvaných je v najvyššom postavení a bude tzv. čestným hosťom. V princípe platí, že prednosť majú volení štátni funkcionári pred vymenovanými, vedúci diplomatických misií akreditovaní v SR pred veľvyslancami SR akreditovanými v cudzej krajine, predstavitelia zahraničných firiem, úradov a inštitúcií pred domácimi, starší (služobne) pred mladšími, cudzinci rovnakého rangu pred domácimi a pod.
Pokiaľ počet účastníkov nepresiahne šesť, môžete ich pozvať aj ústne, prípadne telefonicky, zahraničných hostí však vždy písomne (najlepšie, ak pozvánku vložíte do pripravených podkladových materiálov). Väčší počet účastníkov pozývajte osobným listom alebo vytlačenou pozvánkou. Pokyny týkajúce sa oblečenia neuvádzajte, čo znamená, že postačí bežné biznis oblečenie, avšak prosbu odpovedať na pozvanie pripojte vždy (hoci povinnosťou pozvaného je odpovedať aj bez vyzvania čo najskôr), aby ste mohli spresniť počet miest pri stole.
Protokol nie, zdvorilosť áno
Pri pracovnom obede alebo večeri je prísne protokolárne rozsadenie zbytočné. Hostiteľ sedí za vrchstolom, oproti nemu alebo vpravo vedľa neho sedí čestný hosť, aby mohli pohodlne konverzovať. V reštaurácii je tvar stola alebo jeho umiestnenie zväčša pevne dané, preto dbajte aspoň na to, aby čestný hosť mal výhľad napríklad do miestnosti, von z oblokov, ale nikdy nie priamo na stenu. Ostatní sa usadia voľne, podľa možnosti vedľa tých svojich partnerov, s ktorými majú o čom hovoriť. Ak sú prítomné aj ženy, mali by ste sa pokúsiť o striedavé rozsadenie. V prípade prítomnosti tlmočníka jestvuje viac variantov: pri usadení hostiteľa a čestného hosťa vedľa seba môže sedieť medzi nimi alebo za nimi mimo stola; ak sedia oproti sebe, tak vľavo od hostiteľa.
Iná situácia nastane, ak ide o stretnutie dvoch obchodných delegácií. Vtedy usadíte delegácie oproti sebe tak, že v strede sedia ich vedúci a ostatní členovia po ich pravej a ľavej strane (výber miest ponecháte na nich). Aby bolo jasné, kde je stred stola, pred miesta vedúcich delegácií umiestnite na stole kartičky s ich menami. V prípade zahraničnej delegácie, aj keď nejde o oficiálne stretnutie, môžete ako prejav zdvorilosti umiestniť na stôl vlajočky - slovenskú a príslušného štátu, a to vždy po pravej ruke vedúcich delegácií.