Elektronická pošta je už bežnou súčasťou našej každodennej komunikácie. Čo robiť, aby ste nemali schránku stále preplnenú správami?
1. Nemailujte, keď to nie je potrebné
Ak chcete dostávať správy krátke, píšte ich krátke aj vy. E-mail by mal obsahovať niekoľko viet, nie desiatky. Nemá zahŕňať dlhé vysvetľovanie alebo veľa vzájomných odpovedí. Nie je vhodný pre citlivé či emočne zafarbené správy. V týchto prípadoch je lepšia priama komunikácia alebo telefonát, pri ktorých nehrozí nedorozumenie, ktorého následné vysvetľovanie by zabralo ďalší čas. Ak nemožno byť stručný, nie je e-mail vhodným prostriedkom.
2. Znížte počet správ v schránke
Zaručený spôsob, ako dostávať menej e-mailov, je menej ich písať. Nestačí danú informáciu oznámiť na najbližšom stretnutí? Zrušte zasielanie "noviniek", ktoré nepotrebujete. Povedzte kolegom, ktorí vás tyranizujú e-mailovými vtipmi, že jeden týždenne postačí.
Nadmerné pridávanie adresátov do kópie správy je buď známka alibizmu zamestnanca, alebo svedčí o nedôvere zo strany nadriadeného. Sporný e-mail šéfovi iste dokážete dodatočne preposlať. Ak je to vhodnejšie, využite online skupinové diskusie. Spoločné dokumenty majú visieť na intranete, nie byť posielané v desiatkach kópií. Vždy sa totiž nájde niekto, kto má potrebu "odpovedať všetkým".
3. Píšte krátko. Inak si to neprečíta nikto
Každá správa by mala obsahovať jedno oznámenie. Ak máte dve rôzne záležitosti, napíšte radšej dva e-maily. Všetko dôležité by malo byť v prvých dvoch krátkych vetách. Mnoho príjemcov nečíta ďalej. Až v ďalších vetách prichádza čas na komentáre a vysvetlenia.
V predmete správy buďte konkrétny - nepíšte Otázka, ale Projekt X: prosím odpovedzte do zajtra. Myslite vždy na to, ako ušetriť príjemcovi čas. Neprikladajte textovú prílohu, ktorej obsah by ste mohli zhrnúť priamo do textu. Tým zaručíte, že si adresát skutočne všimne podstatu správy.
4. Predchádzajte nedorozumeniam
E-mailová komunikácia vyznie vždy o jeden stupeň negatívnejšie, ako ste zamýšľali. Ak napíšete úplne neutrálnu správu, môže ju príjemca vnímať ako nepríjemnú. Preto ju formulujte vždy o stupeň pozitívnejšie.Ak nemáte čas detailne odpovedať do druhého dňa, pošlite odosielateľovi aspoň stručný odkaz, že ste e-mail čítali a odpoviete neskôr.
5. Spomaľte
Využívajte vopred pripravené texty, ktoré do e-mailu vložíte a podľa potreby upravíte. Správy vybavujte vždy v jednom bloku, po ktorom program zatvorte. E-mail nie je prostriedok okamžitej komunikácie. Neustále upozorňovanie na nové správy a reagovanie na ne býva príčinou zlej produktivity mnohých zamestnancov.
Autor: Dalibor Špok, psychologické a kariérne poradenstvo