Stačí jeden deň voľna a poštu máte preplnenú neprečítanými správami. Kapacita schránky je preplnená, vám nejdú posielať správy, a to práve musíte rýchlo niečo vybaviť... Takáto situácia je v kanceláriách celkom bežná. Pozrite si rady manažérov, ako preplneným schránkam predísť.
- Neprerušujte prácu kvôli každému novému e-mailu, ktorý si nevyžaduje okamžitú odpoveď. Stačí poštu kontrolovať každých 15 minút v prípade, že potrebujete byť v kontakte s klientmi či obchodnými partnermi. Pri bežnom režime stačí hodinový interval. Poštu, ktorú možno vybaviť do dvoch minút, však riešte okamžite.
- Nevynechávajte predmet správy. Ľudia sa tak môžu ľahko rozhodnúť, či si e-mail prečítajú hneď, alebo až neskôr. Adresátovi aj sebe naviac ušetríte čas v okamihu, keď budete chcieť správu hľadať v histórii.
- Používajte Kalendár s úlohami, ktorý je súčasťou každého poštového klienta. Formou automatických pripomienok tak získate jasný prehľad o vašich plánovaných aktivitách, ich načasovanie, a priorite aj o stave rozpracovania. Skúste si v kalendári pripísať ku každej úlohe aj približný čas, ktorý budete potrebovať k jeho splneniu. Budete sa lepšie orientovať vo vašom time-managementu.
- Dávajte do kópie relevantných účastníkov komunikácie. Keď to prestanete robiť, ľahko stratíte jednotnú líniu a vaši kolegovia budú mať neúplné informácie. Potom sa môže stať, že sa niekto z vynechaných spolupracovníkov začne venovať úlohe, ktorá je už vyriešená alebo na nej dávno pracuje niekto iný.