Buď svoj život buď máte pod kontrolou alebo nie. A pokiaľ nie, stresujú vás pracovné úlohy, nestíhate prísť na stretnutia s kolegami načas a zabúdate na termíny. Jednoducho, chaos. Chce to radikálnu zmenu - stanovte si priority.
Úlohy si napíšte na papier
Ako hovorí Andrej Mikula, konateľ a zakladateľ Time Management, ak chcete byť efektívny, nedržte si všetky úlohy v hlave. „Ľudský mozog by nemal fungovať ako hard disk. Práve naopak, mali by ste ho využívať kreatívne. Ale ak všetku energiu miniete na to, aby ste si zapamätali schôdzky a povinnosti, nezostane vám jej dosť na reálnu prácu.“ Rozhodne preto odporúča dať všetky povinnosti z hlavy von. Na papier, do kalendára alebo do nejakej počítačovej či mobilnej aplikácie. Tým výrazne znížite pocit stresu, pretože viete, že všetky vaše úlohy a záväzky sú niekde bezpečne zaznamenané.
Ako zvládnuť time management
Schopnosti zvládať „čas“ sa môžete naučiť. Z kníh, kurzov alebo z vlastnej skúsenosti. Ak chcete niekoho riadiť, musíte najskôr zvládať sám seba. „Rozhodne si ale nemyslím, že by sa človek naučil time management až ako riaditeľ nejakého podniku. Jedny z najlepších organizátoriek času sú slobodné matky, pretože jednoducho nemajú na výber,“ tvrdí Andrej Mikula.
Chce to plán, chaosom nič nedosiahnete
Niektoré firmy chcú byť veľmi „kreatívne“, neustále menia priority a názory, čím častejšie, tým podľa nich lepšie, aby sa vedeli vysporiadať s krízou. Nemajú žiadny plán, alebo ho považujú za steoretyp. Práve v takýchto situáciách by mal nastúpiť „systém“ a poriadok. „Ľudia často vôbec nechápu, čo to to vlastne plánovanie je a veľa za tým vidí socialistickými päťročnice. Plánovať detaily na päť rokov dopredu sa samozrejme nedá, lenže ak ani neviete, čo budete robiť za tri dni, je to problém,“ radí tímový manažér.
Majte jasnú víziu do budúcnosti
Preskakujete z úlohy na úlohu a nič poriadne nedokončíte? Nie ste v tom jediní. „Ľudia často robia iba to, čo na nich spadne. Odpovedajú na emaily, zdvíhajú telefóny a v podstate iba hasia momentálne naliehavosti namiesto toho, aby sa venovali skutočne dôležitým dlhodobým projektom,“ tvrdí Mikula. Ak chce byť firma úspešná, musí mať jasnú víziu. „Tieto pravidlá možno nemusia byť vyryté do kameňa, ale ako sa hovorí: „Keď nevieš kam sa plavíš, nie je ti žiadny vietor dosť dobrý.“
Nestihnete všetko. Určite si priority
Čo teda robiť, ak v práci nezvládate úlohy a neustále ste pod časovým stresom? Andrej Mikula odporúča napísať si všetky pridelené úlohy na papier, určiť ich časovú dotáciu a potom tento čas porovnať s čistou pracovnou dobou. „Čistý pracovný čas nie je 8 hodín, pretože v práci máte stretnutia, píšete maily, idete na obed, telefonujete, stretávate sa s kolegami a na reálnu prácu často nezostáva viac ako 3-4 hodiny. Ak máte na štyri hodiny naplánovaných 20 činností, je jasné, že ich nestihnete.“
S týmto papierom by ste potom mali zájsť za šéfom a snažiť sa mu ukázať, že jednoducho nemôžete stihnúť všetko. Ale presne toto je podľa manažéra podstata. Nejde o to, stihnúť všetko, ale urobiť to dôležité.
10 rád, ako všetko stíhať včas
1) Nedržte svoje úlohy v hlave. Píšte si všetko na papier. Keď úlohu dokončíte, vyškrtnite si ju.
2) Každý večer si aspoň 30 minút plánujete nasledujúci deň. Napíšte si všetky úlohy a stretnutia do kalendára.
3) Stanovte si priority. Ktoré tri veci sú pre vás zajtra najdôležitejšie? Hneď ráno sa do nich pustite a dokončite ich.
4) Prestaňte byť otrokom emailu. Ak nepracujete ako technická podpora, nemusíte email kontrolovať každých 5 minút.
5) Veľké úlohy rozdeľte na čo najviac malých krokov.
6) Plánujte prestávky. Ideál je „makať“ 50 minút na jednej veci a potom si dať 10 minút pauzu. Ak sa tak dlho neviete sústrediť, používajte techniku 25 + 5. Počas tejto intenzívnej práce nechoďte na sociálne siete, nedvíhajte telefón, neodpovedajte na maily. Robte iba jednu vec.
7) Zabudnite na perfekcionizmus. Dokončené je lepšie ako dokonalé.
8) Buďte realista. Nesnažte sa zaplniť každé voľné miesto v kalendári, ale každý deň si vyhraďte aspoň jednu hodinu na najrôznejšie vyrušenia.
9) Prestaňte robiť veci, ktoré neprinášajú úžitok. Je obrovský rozdiel medzi produktivitou a aktivitou. Produktivita prináša reálne hmatateľné výsledky. Aktivita je iba pocit, že sa celý deň nezastavím.
10) V nedeľu si vždy spravte malú týždennú rekapituláciu. Porozmýšľajte nad tým, čo sa vám podarilo a kde je ešte miesto na zlepšenie. Zastavte sa na chvíľu, vydýchnite si a naplánujte si ďalší týždeň.
Zdroj: Andrej Mikula, konateľ Time Management