(Dokončenie z utorka 3. decembra)
Hmotný majetok zaradený do majetku firmy
Ak podnikateľ v priebehu zdaňovacieho obdobia zahrnie svoje vlastné motorové vozidlo do majetku firmy, potom si nemôže sadzbu základnej náhrady uplatniť ani za časť roka, keď používal toto vozidlo ako vlastné. V takomto prípade (t. j. hmotný majetok zaradený do majetku firmy pred 31. decembrom bežného roka) má daňovník nárok na zahrnutie ročnej výšky odpisov do daňových nákladov. Ak nejde o vlastné motorové vozidlo podnikateľa alebo jeho manželky, ale pôjde o iné súkromné vozidlo, ktoré si podnikateľ vypožičal od tretej osoby podľa § 663 Občianskeho zákonníka (napr. od rodiča), môže síce podnikateľ dostať obe uvedené náhrady, avšak nebude môcť sadzbu základnej náhrady, ktorú si poskytne, zahrnúť do daňových nákladov. Podnikateľ by si však mohol do daňových nákladov zahrnúť ďalšie výdavky súvisiace s prevádzkou vozidla, napr. nájomné za požičané motorové vozidlo, náklady na údržbu a nákup náhradných dielcov, ak je to uvedené v zmluve o prenájme. Treba upozorniť na to, že výdavky na dopravu motorovým vozidlom môže podnikateľ účtovať bez ohľadu na to, či zaplatil cestnú daň na základe zákona NR SR č. 87/1994 Z. z. Treba však zdôrazniť, že ani podnikateľ prevádzkujúci firemné, resp. prenajaté vozidlo nesmie k výdavkom na pohonné látky pripočítať aj sadzbu základnej náhrady.
Ad b): Pod prenajatým motorovým vozidlom máme na mysli vozidlo, ktoré bolo daňovníkom (nájomcom) prenajaté na základe nájomnej zmluvy (operatívny lízing) alebo na základe zmluvy o nájme veci s právom kúpy prenajatej veci (finančný lízing). Za prenajaté motorové vozidlo sa na účely dane z príjmov považuje aj motorové vozidlo, ktoré bolo požičané v autopožičovni. Na dopravu prenajatým cestným motorovým vozidlom je daňovo uznaným výdavkom nájomné a ďalšie preukázateľne vynaložené výdavky. Ak ide o výdavky na spotrebované pohonné látky, zákon o daniach z príjmov zrovnoprávnil režim výdavkov na tieto motorové vozidlá s režimom platným pre motorové vozidlá zahrnuté v majetku daňovníka (firemné vozidlo). To znamená, že výdavkami vynaloženými na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov sú tiež výdavky na pracovné cesty vykonané prenajatým motorovým vozidlom vo výške náhrady za spotrebované PHL, a to do výšky, na ktorú vzniká daňovníkovi nárok podľa zákona o cestovných náhradách. V prípade použitia prenajatého vozidla na pracovné cesty nie je možné uplatňovať sadzbu základnej náhrady. Táto skutočnosť sa odôvodňuje tým, že v sadzbách základnej náhrady je zahrnutá aj amortizácia motorového vozidla, pričom prenajímané vozidlo môže byť odpisované len jeho vlastníkom (prenajímateľom). Okrem výdavkov na pohonné látky si daňovník môže v prípade prenajatého vozidla uplatňovať aj niektoré ďalšie výdavky spojené s jeho prevádzkou v rozsahu uvedenom v nájomnej zmluve. Popri nájomnom (§ 24 ods. 3 písm. f) ZDP) si môže od príjmov odpočítať sumy zaplatené za bežné opravy a údržbu a iné sumy spojené s prevádzkou vozidla. Povinnosť uhrádzať takéto výdavky vyplýva najmä zo zmluvy o nájme veci s právom kúpy prenajatej veci (finančný lízing). To, či tieto výdavky boli nevyhnutné, resp. oprávnené, treba posúdiť podľa okolností každého jednotlivého prípadu.
Ad c): Ak nejde o vlastné motorové vozidlo podnikateľa alebo jeho manželky, ale pôjde o iné súkromné vozidlo, t. j. vozidlo, ktoré si podnikateľ bezplatne vypožičal od tretej osoby podľa § 659 Občianskeho zákonníka (napr. od rodiča), podnikateľ môže postupovať rovnako ako v prípade vlastného motorového vozidla nezahrnutého do majetku firmy, a to aj vtedy, ak ide o možnosť zahrnúť sadzbu základnej náhrady do daňových výdavkov. Je to tak preto, že v tomto prípade nejde o prenájom motorového vozidla. ZCN vychádza zo zásady preukázanosti výdavkov na pracovnú cestu. Výnimku zo zásady preukázateľnosti výdavkov na pracovnú cestu predstavuje § 35 ZCN. Ak by zamestnancovi vznikli v súvislosti s pracovnou cestou také výdavky, ktoré by z objektívnych dôvodov nemohol preukázať (napr. nákup pohonných látok v Belgicku), zamestnávateľ musí ponechať záležitosť posúdiť príslušnému daňovému úradu, či tieto výdavky a v akom rozsahu pripustí zahrnúť do nákladov na daňové účely.
Výdavky o spotrebe pohonných látok
Výdavky o spotrebe pohonných látok na pracovnej ceste sa preukazujú prostredníctvom evidencie o jazdách. Ostatné výdavky, ktoré súvisia s prevádzkou vozidla, bez ohľadu na to, či vznikli priamo počas pracovnej cesty alebo mimo nej (oprava, údržba vozidla, poistenie), sa preukazujú dokladom o ich vzniku. Uplatňovanie výdavkov na účely zákona o daniach z príjmov je rozdielne pri používaní vlastného (súkromného) motorového vozidla podnikajúceho subjektu alebo jeho zamestnanca alebo vozidla zaradeného do majetku firmy. Evidencia o jazdách je základným evidenčným dokladom a nemožno ho suplovať ani dokladom o zakúpení pohonných látok (bloky, poukážky). Tieto doklady nepreukazujú vznik výdavkov spojených s podnikaním a s použitím vozidla na podnikateľské účely. Na daňové účely ich nemožno použiť ako doklad, ktorý by priamo preukazoval skutočný nákup pohonných látok na podnikanie. Preto nepredloženie tohto dokladu nemôže viesť k neuznaniu výdavkov na pracovné cesty. Týmto prvotným dokladom je vždy evidencia o jazdách, ktorú treba viesť samostatne pre každé motorové vozidlo.
Evidencia o jazdách musí obsahovať minimálne tieto údaje:
a) označenie vozidla a vodiča,
b) dátum začiatku pracovnej cesty s uvedením miesta a hodiny odchodu,
c) dátum ukončenia pracovnej cesty s uvedením miesta a hodiny príchodu,
d) cieľ cesty,
e) účel cesty,
f) počet najazdených kilometrov,
g) stav počítadla kilometrov.
Ad a): Označením vozidla sa rozumie uvedenie továrenskej značky a typu vozidla, evidenčného čísla, údaje o prívesnom vozidle, ak ide o jazdnú súpravu. Zároveň odporúčame uviesť aj výrobné číslo vozidla vytlačené na karosérii. Vodičom môže byť buď samotný podnikateľ alebo iná osoba oprávnená na prevádzku vozidla (užívateľ vozidla).
Ad b) a c): Uvedenie dátumu, hodiny a miesta odchodu a príchodu vyplýva z vymedzenia pojmu pracovnej cesty. Tieto údaje sú rozhodujúce z hľadiska preukázateľnosti výdavkov na používanie motorového vozidla.
Ad d): Cieľom pracovnej cesty je označenie mesta (obce). Ak sa vozidlo používa na prevádzku len v meste, v evidencii o jazdách treba bližšie špecifikovať navštívené miesta (názov a sídlo firmy, prevádzkareň podnikateľa).
Ad e): Účelom pracovnej cesty sa rozumie dôvod, pre ktorý sa pracovná cesta uskutočňuje. Podnikatelia, na rozdiel od zamestnancov, budú musieť vždy, keď budú chcieť výdavky na určitú pracovnú cestu zahrnúť do výdavkov firmy, preukázať, že konkrétna pracovná cesta má príčinnú súvislosť s ich podnikateľskou činnosťou. Je to tak preto, že o pracovnej ceste rozhoduje podnikateľ sám a nesie dôkazné bremeno pred daňovými úradmi. Preto by mali podnikatelia v evidencii o jazdách uviesť konkrétne dôvody pracovnej cesty, napr. obchodné rokovanie, podpísanie zmluvy, doručenie faktúry alebo objednávky a pod. Možno priložiť aj podpísané zápisnice o obchodnom rokovaní a pod.
Ad f): Počet najazdených kilometrov sa uvádza ako rozdiel v stave počítadla pred pracovnou cestou a stavom počítadla po jej skončení.
Ad g): Stav počítadla sa v evidencii o jazdách uvádza len pri firemných vozidlách. Tieto údaje sú pri firemnom vozidle dôležité pre stanovenie výpočtu pomernej výšky odpisov (§ 28 ods. 5 ZDP) a pre zistenie rozsahu používania motorového vozidla zamestnancom na služobné a súkromné účely (§ 6 ods. 6 ZDP).
V prípade, že sa motorové vozidlo používa na podnikateľské účely, mala by sa viesť aj evidencia spotreby pohonných látok (skutočná a normovaná spotreba) podľa technického preukazu a preukázateľných výdavkov na spotrebu pohonných látok a ďalších výdavkov súvisiacich s prevádzkovaním vozidla. Záznamovú povinnosť o prevádzke cestného motorového vozidla môže daňovníkovi uložiť aj správca dane. Na základe § 37 ods. 1 zákona SNR č. 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov môže správca daňovníkovi uložiť, aby okrem evidencie ustanovenej všeobecne záväzným právnym predpisom viedol osobitné záznamy pre správne určenie dane. Povinnosť viesť záznamy ukladá správca dane rozhodnutím, proti ktorému sa nemožno odvolať. Súčasťou tohto rozhodnutia musí byť presné určenie zaznamenávaných údajov, ich členenie a usporiadanie, vrátane nadväznosti na doklady, z ktorých sa záznam vedie. Správny orgán môže teda daňovníkovi uložiť, aby okrem uvedených údajov uvádzal stav najazdených kilometrov k 1. januáru bežného roka (prípadne k dátumu začatia podnikateľskej činnosti) a k 31. decembru bežného roka (prípadne k dátumu ukončenia podnikateľskej činnosti), príp. aby priebežne evidoval spotrebu pohonných látok a výdavky na používanie vozidla.
Evidencia o jazdách sa nemusí viesť len v dvoch prípadoch:
a) ak podnikateľ uplatňuje výdavky percentom z príjmov a vedie len evidenciu o príjmoch a nie o výdavkoch,
b) ak sa výdavky na pohonné látky vykazujú len paušálnou sumou podľa § 34 ZCN na základe dohody so správcom dane.
ZDP umožňuje fyzickým osobám, ktoré majú príjmy z podnikania alebo inej samostatnej zárobkovej činnosti alebo príjmy z prenájmu, postupovať pri výpočte čiastkového základu dane dvojakým spôsobom. Buď aby príjmy znížili o výdavky preukázateľne vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov, alebo aby tieto výdavky uplatnili v percentuálnej výške z hrubých príjmov (tržieb). Druhý spôsob bude pre daňovníka výhodný v tých prípadoch, keď výdavky na dosiahnutie, zabezpečenie alebo udržanie príjmu neboli vysoké, resp. daňovník ich nevie hodnoverným spôsobom preukázať.