Inventarizácia je základom všetkých uzávierkových činností, a preto by mala byť upravená internou smernicou, ktorá by mala obsahovať najmä harmonogram prác, termíny, inventúrne skupiny s vymedzením ich právomocí a zodpovednosti pri inventarizácii.
Inventarizáciou sa overuje stav majetku a záväzkov. To znamená, že sa overia všetky účty aktív (investičný majetok vrátane oprávok, zásoby, pohľadávky, opravné položky, peniaze a prechodné účty aktív) a z účtov pasív sa overia cudzie pasíva (rezervy, úvery, záväzky voči dodávateľom, spoločníkom, zamestnancom, štátu a iným subjektom a prechodné účty pasív).
Podľa charakteru inventarizovaného druhu majetku sa rozlišuje fyzická a dokladová inventúra. Fyzická inventúra sa používa pri hmotnom majetku a pri niektorých druhoch nehmotného majetku. Uskutočňuje sa vážením, meraním, počítaním a pod. Dokladová inventúra je taká, keď sa správnosť zostatku účtu overuje prostredníctvom účtovných dokladov, čiže tam nie je možné urobiť fyzickú inventúru. Takéto položky sú v aktívach, napr. pohľadávky, stavy na bankových účtoch, finančné investície atď., a v pasívach, napr. úvery, záväzky, rezervy a pod. Pri tejto inventúre sa používa spôsob odsúhlasovania pohľadávok a záväzkov, pričom ide o písomné požiadanie jednotlivých odberateľov a dodávateľov, aby potvrdili správnosť neuhradených položiek. Pri pohľadávkach je potrebné osobitne dbať na inventúru nevymožiteľných pohľadávok a pohľadávok po lehote splatnosti.
Záznamy
Skutočne zistené stavy pri inventarizácii sa zaznamenajú do inventúrnych súpisov, ktoré majú pevne stanovené náležitosti uvedené v § 30 ods. 1 zákona o účtovníctve. V ďalšom kroku inventarizácie sa porovnávajú účtovné stavy so skutočnými a vyčíslia sa prípadné inventarizačné rozdiely. Tieto skutočnosti je vhodné uviesť v inventarizačnom zápise spolu so spôsobom ich vysporiadania. Je to veľmi dôležité, pretože inventarizačné rozdiely musia byť zaúčtované do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav majetku a záväzkov, t. j. k 31. 12. 2002.
* Zásoby sa môžu podľa platnej metodiky inventarizovať periodicky alebo priebežne v závislosti od spôsobu evidencie zásob, ktorý účtovná jednotka používa. Periodicky sa inventarizujú zásoby vtedy, ak účtovná jednotka používa spôsob B účtovania zásob a ide o inventarizáciu k 31. 12. 2002. Tento spôsob používajú len tie účtovné jednotky, ktoré nemajú povinnosť overenia účtovnej závierky audítorom. Priebežne sa zásoby inventarizujú pri spôsobe A účtovania zásob, pričom ide o rozloženie prác súvisiacich s inventarizáciou na kratšie časové úseky (spravidla mesačné).
* Hmotný majetok, okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti, môže účtovná jednotka inventarizovať v lehote dlhšej ako jeden rok, ktorá však nesmie prekročiť dva roky. Fyzickú inventúru hmotného investičného majetku a zásob všetkých druhov, ktorú nie je možné vykonať ku dňu zostavenia účtovnej závierky, je možné vykonať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia (október, november, december 2002) alebo v prvom mesiaci nasledujúceho roka, t. j. v januári 2003. Pritom sa musí preukázať stav hmotného majetku ku dňu účtovnej závierky údajmi fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky tohto majetku za dobu od ukončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, príp. za dobu od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do dňa ukončenia fyzickej inventúry v januári 2003.
* Peňažné prostriedky v hotovosti, t. j. v tuzemskej aj vo valutovej pokladnici, sa musia inventarizovať najmenej štyrikrát ročne, a to vždy s vyhotovením inventúrneho súpisu.
* Celá inventarizácia by mala byť ukončená schválením záverečnej inventarizačnej správy alebo zápisu, v ktorom je potrebné konštatovať, že bola vykonaná v súlade so zákonom o účtovníctve a internou smernicou účtovnej jednotky. V tomto zápise by mali byť vyčíslené inventarizačné rozdiely, navrhnutý spôsob ich zaúčtovania, ako aj opravné položky ako výsledok inventarizačného posúdenia prechodného znehodnotenia majetku. Tento zápis by mal byť považovaný za účtovnú písomnosť podliehajúcu povinnej archivácii v lehote päť rokov.
* Za inventarizačný rozdiel sa považujú výlučne tie prípady, ak je skutočný stav nižší ako evidovaný stav, pričom rozdiel medzi nimi nie je možné doložiť účtovným dokladom alebo preukázať iným spôsobom ustanoveným zákonom. Vtedy vzniká buď schodok pri peňažných prostriedkoch v hotovosti alebo v ceninách, alebo manko pri ostatných druhoch majetku a záväzkov. Tento rozdiel sa ďalej posudzuje podľa príslušných ustanovení o zodpovednosti za škodu Občianskeho zákonníka, Obchodného zákonníka a Zákonníka práce. Ak je skutočný stav vyšší ako evidovaný stav, a rozdiel nie je možné doložiť účtovným dokladom alebo inak preukázať zákonným spôsobom, označuje sa ako prebytok. Tento prebytok sa potom posudzuje podľa Občianskeho zákonníka ako o veci stratenej, skrytej, opustenej a ide o majetkový prospech. Viac sa o účtovnej závierke za rok 2002 môžete dočítať v časopise Účtovný tip -- Špeciál č. I/2003.