Podľa poslednej rozsiahlej novely Obchodného zákonníka (registrovaná ako č. 500/2001 Z. z.) sa od 1. januára 2002 zriaďuje v rámci obchodného registra zbierka listín. Zároveň sa spresnil rozsah zapisovaných údajov do obchodného registra. V § 28a Obchodného zákonníka (OZ) sú vymenované dokumenty, ktoré je povinná obchodná spoločnosť, družstvo a fyzická osoba zapísaná do obchodného registra predkladať registrovému súdu na uloženie do zbierky listín.
Patria sem predovšetkým:
-- spoločenská zmluva (pri založení s. r. o.), zakladateľská zmluva či listina pri zakladaní a. s. , zápis o ustanovujúcom valnom zhromaždení
-- každá zmena týchto dokumentov a nové úplné znenie týchto dokumentov
-- údaje o osobách, ktoré môžu konať v mene spoločnosti aj s podpisovými vzormi
-- údaje o členoch dozorných rád
-- každoročne treba do zbierky listín predkladať účtovnú uzávierku a výročnú správu a ak to zákon ukladá, aj audítorskú správu spolu s osobnými údajmi audítora
-- ak súd rozhodol o likvidácii spoločnosti, v zbierke listín sa ukladá toto rozhodnutie a konečná správa likvidátora. Ukladajú sa aj rozhodnutia súdu o zrušení zapísanej osoby a o výmaze z obchodného registra
-- ak sa spoločnosť dostala do konkurzu, ukladajú sa sem rozhodnutia o vyhlásení konkurzu a o jeho ukončení, o rozhodnutí súdu o zmene správcu konkurznej podstaty
-- iné listiny, ak je ustanovené v zákone
Podnik zahraničnej osoby alebo organizačná zložka zahraničnej osoby do zbierky listín ukladá účtovnú závierku, zakladateľskú listinu, osvedčenie o zápise v zahraničnom obchodnom registri.
Listiny, ktoré sa zakladajú do zbierky, sa na registrový súd predkladajú dvojmo do 30 dní od dátumu ich vyhotovenia.
V Bratislave pocítili nápor
Na Okresnom súde Bratislava I., ktorý je registrovým súdom pre obvod Krajského súdu Bratislava, už pocítili zvýšený nápor v súvislosti so začatím fungovania zbierky listín. Tento súd registruje vyše 27-tisíc s. r. o. a tisíce a. s. V súvislosti s agendou zbierky prijali dvoch pracovníkov. Zbierka listín je verejne prístupná. Možno do nej nahliadať v úradných hodinách v kancelárii obchodného registra a po zaplatení súdneho poplatku je možné vyhotoviť fotokópiu z uložených dokumentov uložených v zbierke, informovala HN Yvona Hrčeková, podpredsedníčka registrového súdu -- Okresného súdu Bratislava I. Aj listiny vyhotovené pred účinnosťou poslednej novely Obchodného zákonníka sa stávajú súčasťou zbierky listín. Ak si štatutárne orgány spoločností nebudú plniť povinnosti pri predkladaní listín na registrový súd, môže im udeliť pokutu do 100-tisíc Sk.