Ktoré miesto v aute je určené pre najvýznamnejšieho pasažiera a čo si treba pribaliť do kufra? Nestrácajte cenné body, v treťom diele nášho seriálu vám ponúkame návod na bezchybnú služobnú cestu.
1. Myslite na vizitky
Niet väčšieho faux pas, ako keď sa počas služobnej cesty musíte uchýliť k vete: „Prepáčte, zabudol som si vizitku.“ V podobnej situácii sa môžete po pár hodinách ocitnúť aj v prípade, že si ich nepribalíte dosť. Veľkorysá kôpka vizitiek by preto mala byť jedna z prvých vecí, ktoré si pred odjazdom na služobnú cestu nachystáte.
Za žiadnych okolností ich však nevkladajte do peňaženky, o vreckách či voľnom pohodení v aktovke ani nehovoriac. Vizitky patria do vizitkára a nášmu obchodnému partnerovi ich podávame výhradne pravou rukou. Jedinou výnimkou sú Japonci. Od nich vizitku prijímame (aj im ju odovzdávame) obomi rukami.
A pri služobnej ceste v tejto krajine je dokonca možné si vizitky aj nepribaliť. Zábudlivcom totiž vychádzajú v ústrety automatmi na výrobu vizitiek, ktoré tu nájdete takpovediac na každom kroku.
2. Dva obleky, dve kravaty
Služobná cesta je v mnohých prípadoch príležitosťou na prvé osobné stretnutie s obchodným partnerom, ktorého sme dovtedy poznali len z e-mailovej či telefonickej komunikácie. O to viac by sme preto mali dbať na prvý dojem – a vybaviť sa kvalitným oblečením (plus malou šijacou súpravou).
V prípade žien to znamená pribaliť si do cestovej tašky dva kostýmy – na dennú aj večernú príležitosť – a poistiť sa niekoľkými pármi pančušiek. Aspoň jeden z nich by sme pritom mali permanentne nosiť v kabelke. Spustené očko na silonke dokáže totiž pokaziť dojem rovnako ako zabudnutá vizitka.
U mužov by mali byť samozrejmosťou minimálne dva obleky, dve kravaty a dostatok čistých košieľ. Samozrejme, k obleku či kostýmu si nikdy neobliekame krátku koženú bundu.
3. Pravidlo vzadu a vpravo
Na etiketu treba dbať aj v služobnom aute. Najmä pri usádzaní. Vedzme teda, že najčestnejšie miesto je vpravo vzadu, druhé v poradí zas vzadu vľavo a posledná osoba v hierarchii si sadá vedľa vodiča. Etiketa za bežných okolností nedovoľuje, aby sme vzadu usádzali až troch ľudí.
Protokolárne povinnosti sa pritom týkajú aj šoféra, keďže aj on je reprezentantom firmy. Mal by preto byť náležite oblečený: v obleku, ožehlenej košeli, kravate, čistých topánkach. Pokiaľ ho nesprevádza asistentka, ovláda protokolárne usadenie hosťa v aute on. Nakladá batožinu, pri nastupovaní aj vystupovaní otvorí hosťovi dvere auta, do auta si sadá ako posledný.
Pokiaľ sú našimi obchodnými partnermi Rusi, musíme byť pripravení na to, že v zmysle hesla „opatrnosti nikdy nie je dosť“ si účastníci delegácie auto najprv dôkladne pozrú, až potom sa nechajú odviezť.
4. Nezabudnite na dar
Pri významnejších obchodných rokovaniach sa bez neho nezaobídeme. Vhodné je luxusné sklo, umelecká či historická monografia, obrazové publikácie o prírodných krásach či histórii krajiny, kvalitné písacie potreby. V manažérskej praxi sú pritom známe dva spôsoby odovzdávania a prijímania darov: francúzsky a anglický.
V prvom prípade sa dar odovzdáva na začiatku stretnutia, pričom je slušné si ho hneď pozrieť a poďakovať sa zaň. Druhý spôsob sa vyznačuje tým, že sa dar neodovzdáva osobne, no spolu s vizitkou či krátkym osobným listom sa posiela do hotela, kde je obdarovaný ubytovaný. A obvykle až pred koncom pracovnej návštevy.
5. Noste so sebou kvety. Najmä žlté a fialové
Obdarovať ženy kvetmi sa očakáva všade. Treba však zároveň brať do úvahy špecifiká tej-ktorej krajiny. Napríklad v západoázijských krajinách ich obdarovanej podávame zásadne pravou rukou – v arabských krajinách totiž ľavú ruku vnímajú ako nečistú. Vo východnej Ázii je zas nevhodné darovať kvety bielej farby – sú pre nich symbolom smútku. A pozor si treba dať v tejto oblasti aj na počet: vhodný je párny.
Pri oficiálnych návštevách môžeme darovať tiež kvety vo farbách štátnej vlajky, vo všeobecnosti sa však domácim návštevníkom darujú žlté kvety a zahraničným zas fialové. Myslieť treba aj na uvítací dar v hoteli. Ženy potešia spomínané kvety, mužov zas fľaša šampanského či sektu v ľade s priloženou vizitkou hostiteľa, prípadne s krátkym uvítacím listom. Príjemnou pozornosťou je aj mapka mesta.
6. Sex je pre biznis tabu
Materiálna príprava na služobnú cestu je však len polovicou úspechu. Kľúčová je tiež odborná pripravenosť (teda databáza informácií o nami navštívenej firme a jej reprezentantoch), jazyková zdatnosť a poznanie reálií krajiny (zvyky, politické zriadenie, kultúra, umenie, významní ľudia) a, samozrejme, nuáns a biznis etikety.
Ich neznalosť totiž môže vniesť do rokovania obojstranne veľa zmätku a nepochopenia. Pri dlhšom významnom pracovnom pobyte všetky potrebné informácie pre manažéra zabezpečí protokolista, ktorý je do krajiny vyslaný niekoľko týždňov vopred. No či už nás pred cestou pripraví odborník, alebo sme na to odkázaní sami, musíme sa veľmi dôkladne stotožniť s tým, čoho sa vyvarovať, čo tolerovať (aj keď je nám to „proti srsti“), od ktorých citlivých tém sa v komunikácii dištancovať, ako rozumieť neverbálnej komunikácii, či ako prijímať gastronomické a stravovacie zvláštnosti.
Vo všeobecnosti však platí, že je potrebné vyhnúť sa témam súvisiacim s náboženstvom, politikou, chorobami a sexom. V moslimských krajinách sa k tomu pridáva aj alkohol. Ten, samozrejme, neprinášame ani ako darček.
7. Ruku sa nepatrí vystierať ruku všade
Podanie ruky spečatí každý dobrý obchod. (Aj preto je dobré si pamätať, že v rámci biznis etikety – na rozdiel od tej bežnej – vystiera ruku ako prvý nadriadený, na druhom mieste žena a až na treťom mieste starší.) Existujú však aj krajiny, kde ani s touto zásadou nepochodíte. V niektorých sa totiž nepatrí ruku podávať vôbec.
Napríklad v Japonsku, kde sa zdraví úklonmi v rôznych stupňoch – podľa spoločenskej hierarchie. Netreba sa však báť, z našej strany sa ich opätovanie neočakáva. Naopak, mohli by sme sa strápniť. Telesný kontakt na verejnosti je vylúčený v Indii, kde sa zdraví zopnutím dlaní vo výške hrudníka a miernym úklonom hlavy.
Podávanie rúk však na začiatku stretnutia nie je bežné ani v Anglicku, vo Švédsku, v Nórsku či Dánsku – podávajú si ich až pri ďalších stretnutiach. Naopak, Nemci si podávajú ruky radi a často. Pri opakovaných pracovných stretnutiach aj niekoľko ráz denne.
Prečítajte si aj: Piť či nepiť? 10 rád pre dokonalé biznis rande
Kto je Anna Strápková
Pôsobila na vedúcich pozíciách v orgánoch štátnej správy, naposledy vo funkcii riaditeľky kancelárie prezidenta Fondu národného majetku Slovenskej republiky. Štúdium spoločenskej etikety a diplomatického protokolu absolvovala u renomovaných svetových odborníkov. V súčasnosti sa venuje odbornému poradenstvu.