Informačné technológie dokážu vo firme ušetriť veľa peňazí, ale treba ich správne vybrať aj používať a vyťažiť maximum. HN ponúkajú rady, na čo určite nezabudnúť a v ktorých prípadoch si dať pozor.
1. Obmedzte tlač
Náklady na tlač sa dajú znížiť už premýšľaním, čo vlastne treba vytlačiť a čo nie. Lepšie je však postupovať ráznejšie: staršie tlačiarne s vysokou cenou spotrebného materiálu môžete nahradiť novšími. Ideálne je mať jednu centrálnu tlačiareň a tlačiť cez počítačovú sieť. Úsporu dokážu moderné tlačiarne zvýšiť napríklad tým, že monitorujú, čo používatelia tlačia, a môžu im povoliť len schválené typy tlače. Niekedy môže byť pre firmu výhodnejšie použiť aj iné než bežné technológie, napríklad voskovú tlač.
Dobré je tiež zvážiť nasadenie softvéru pre „bezpapierové kancelárie“. Nahradia papierovú evidenciu dokumentov a umožnia zamestnancom pristupovať k dokumentom odkiaľkoľvek – pokiaľ k nim majú prístupové práva.
Keď už dokument potrebujete vytlačiť, používatelia by mali zvážiť, či nestačí zvoliť vybrané strany, tlačiť čiernobielo, v nižšej kvalite alebo obojstranne. Vybrané programy alebo špeciálny softvér ponúkajú aj umiestnenie 2 – 16 strán na jednu klasickú stranu. „Podľa mojich skúseností sa dá takto dosiahnuť 40-percentná úspora celkových nákladov na tlač (papier, náplne, tlačové hlavy, amortizácia),“ hovorí projektový manažér spoločnosti Logica (CGI) Pavel Skalický.
2. Namiesto služobnej cesty videokonferencia
S informačnými technológiami môžete šetriť aj nepriamo. Namiesto dlhých telefonátov či cestovania do iných častí sveta pomôžu videokonferencie. Najjednoduchšie je síce využitie integrovanej kamery v notebookoch či telefónoch a softvéru ako Skype, počítajte však s nekvalitným obrazom a možnými technickými problémami.
Lepší je špeciálny videokonferenčný systém. „Pri ňom ľudia nielenže dokážu vnímať emócie a neverbálne prejavy, ale získavajú aj pocit, akoby s dotyčným sedeli v jednej miestnosti,“ popisuje Skalický z Logicy. Ich ceny sa začínajú na troch tisícoch eur za spoľahlivé riešenie s niekoľkými kamerami, reproduktorom a nahrávaním. Funkčne vybavenejšie riešenia vyjdú na 7- až 12-tisíc eur. Je to veľká suma, ale niektoré firmy ju „precestujú“ za niekoľko mesiacov. Na druhej strane netreba zabúdať, že podobne musí byť vybavená aj protistrana – rôzne videokonferenčné systémy sa väčšinou nedajú kombinovať.
Ak nechcete veľa investovať, základom videoporád by mala byť externá kamera s lepším obrazom pre každého zamestnanca, prípadne aj externý mikrofón. Nezabudnite na pripojenie s dobrou rýchlosťou odosielania dát a miestnosť bez nevhodných akustických vlastností.
3. Softvér zadarmo či prenajatý
Programové vybavenie počítačov ani rôzne intranetové firemné systémy nemusíte draho kupovať. Čoraz populárnejšie je prenajať si ich. Okrem cenovej úspory hovoria v prospech tohto riešenia, nazývaného Software as Service, aj jednoduchosť nasadenia či možnosť meniť počet licencií podľa potrieb. Takýto softvér beží na systémoch prevádzkovateľa. Zamestnancom preto stačí bežný počítač pre prístup odkiaľkoľvek.
Ak používate klasický softvér, myslite vopred na jeho aktualizáciu. „Firmy síce často nakúpia licencie, ale nekúpia k nim podporu, tzv. support. Do určitého času to funguje, ale keď prídu nové verzie softvérov, licencie musia kupovať nanovo. Ak by firma zaplatila pri prvom nákupe support, ušetrila by v porovnaní s kúpou nových licencií približne 40 percent,“ upozorňuje Futák z AutoCont SK.
Menšie firmy či živnostníci bez nárokov na pokročilé funkcie môžu využiť bezplatný softvér. Zadarmo sú napríklad kancelárske balíky OpenOffice.org a LibreOffice.org či variant spúšťaný z webu Google Docs. Niektorí výrobcovia ponúkajú zadarmo aj ekonomické balíky, no s obmedzeniami na počet používateľov a firiem.
4. Vlastný server vo firme? Skúste dátové centrum
Mnohé firmy majú server vo svojich priestoroch – pre údajnú bezpečnosť a aby bol pod dohľadom vlastných zamestnancov. Realita je často iná – podceňuje sa fyzická bezpečnosť, výpadky elektrického prúdu aj potrebná odbornosť administrátora, aby server odolal nástrahám.
V skutočnosti len máloktorá firma dokáže zabezpečiť pre server také ideálne podmienky, aké sú v dátových centrách. Hovoríme o záložnom internetovom pripojení, ale aj elektrickom prúde z generátorov v prípade výpadku. Nemenej dôležité zabezpečenie optimálneho chladenia, protipožiarne opatrenia, ale aj ochrana pred fyzickou krádežou či poškodením. V dátových centrách sa o to starajú kamery, pracovníci i premyslený systém kontroly vstupovania dovnútra objektov.
Ak nechcete mať so serverom žiadne starosti alebo kladiete dôraz na maximálnu bezpečnosť, najideálnejší je outsourcing – so zmluvou s garanciami a náhradou prípadných škôd.
5. Outsourcujte s rozvahou
Rozhodovať sa, či si nákup a beh hardvéru alebo softvéru ponecháte vo svojej réžii, alebo ich prenecháte iným firmám (outsourcujete), je dobré po poctivej analýze situácie. Keď sa do nej pustíte, nezabudnite započítať skutočne všetky náklady. „Zákazníci do celkových nákladov mnohokrát nezahŕňajú náklady na personál, priestory, energie alebo náklady na súvisiace služby, ktoré s IT objektívne majú,“ varuje obchodný riaditeľ firmy Tempest Roman Kriško.
„Rovnako je chybou nákup výpočtovej techniky a softvéru bez dostatočnej analýzy potrieb pred nákupom, bez analýzy nákladov na vlastníctvo a servis, a následne bez profesionálnej implementácie riešenia,“ dopĺňa výkonný riaditeľ spoločnosti Datalan Michal Klačan.
6. Majte jeden poriadny systém
Častou chybou vo firmách je udržiavanie mnohých systémov na jednotlivé činnosti. Firmu zefektívnite a začnete aj šetriť, keď všetky nahradíte podľa možnosti jedným poriadnym systémom. „V prípade nasadenia takéhoto systému vo firme, ktorá doteraz využívala viacero autonómnych aplikácií, sa efekt nového riešenia prejaví prakticky okamžite. Odpadne chybovosť, duplicita dát, zlepší sa efektivita práce zamestnancov i manažmentu, ktorí získa všetky informácie pre prijímanie rozhodnutí,“ radí konzultant SAP Slovensko Ivan Miniarik. Na úvod však treba počítať s veľkými nákladmi i časovou náročnosťou prechodu.
7. Občas techniku preverte a vymeňte
Podľa odborníkov slovenské firmy často podceňujú starostlivosť o zakúpenú techniku. „Slovenský IT folklór je kúpiť počítače, notebooky, servery a mobilné zariadenia, položiť ich a nestarať sa. Životnosť hardvéru klesá vplyvom prašnosti, vlhkosti a plánovaná životnosť sa môže skrátiť na polovicu,“ opisuje riaditeľ spoločnosti AutoCont SK Milan Futák. Ak servis podceníte, môže technika zlyhať v najnevhodnejšej chvíli alebo prídete o cenné dáta.
Šetriť na tomto mieste sa preto neoplatí. Potrebná je pravidelná obhliadka hardvéru, ale aj kontrola softvéru. „Často sa stáva, že zamestnanci si sťahujú neautorizované aplikácie, môžu tým znížiť výkon aj bezpečnostné parametre,“ varuje Futák.
8. Dôležité je načasovanie
Všetky zmeny IT systémov a zariadení si treba dôkladne zvážiť. Nepodceňujte načasovanie – zmeny by nemali prebiehať v najhektickejších obdobiach, ale ani v obdobiach útlmu a dovoleniek, keď novinky nemožno otestovať alebo chýbajú odborníci pre nápravu stavu.
Aby nehrozili stratené objednávky, nespokojní zákazníci alebo búriaci sa zamestnanci, netreba podceňovať ani konzultácie s odborníkmi a prípravu školení.
„Najväčšou chybou je implementácia IT riešení bez dostatočnej vstupnej analýzy a bez stanovenia cieľa, ktorý chceme nasadením IT riešenia dosiahnuť. Takisto častou chybou sú nesprávne alebo nereálne implementačné plány,“ upozorňuje výkonný riaditeľ firmy SWAN Stanislav Verešvársky.
9. Nestraťte výhodu
Ak firmy škrtajú niektoré výdavky, šetria na úkor rozvoja a samotnej expanzie firmy. „Firma, ktorá zoškrtá aj investičné výdavky, bude krátkodobo stagnovať, ale z dlhodobého horizontu chradnúť, lebo pravdepodobne zaostane za konkurenciou,“ upozorňuje obchodný riaditeľ firmy Anasoft Vladimír Vician.
Pri škrtaní výdavkov sa preto treba pozrieť na ich štruktúru a zamyslieť sa, ktoré z nich firme dopomáhajú ku konkurenčnej výhode. „Jedna vec je eliminovať prevádzkové náklady, a iné je zosekať investičné náklady, obzvlášť, ak niektoré investície môžu mať preukázateľnú návratnosť 6 až 12 mesiacov,“ dodáva Vician. „Moderné technológie dokážu aj za cenu vyšších jednorazových vstupných výdavkov v dlhšom čase náklady znižovať,“ potvrdzuje Stanislava Luppová z IBM Slovensko.
10. Pozor na cenu
Riaditeľ firmy AutoCont SK Milan Futák varuje pred lacnými riešeniami, ktoré sa po čase predražia. „V IT platí, že ,nie sme takí bohatí, aby sme mohli kupovať lacné veci‘. Značkové produkty majú vyladený hardvér, čo znamená, že je testovaný v extrémnych podmienkach a už v procese vývoja je pripravený na mimoriadne záťažové situácie,“ opisuje. Podľa konzultanta firmy SAS Mareka Zajíčka sa dodávatelia lacných riešení často „nepozerajú na IT systém klienta ako na celok, či už zámerne alebo z neznalosti. Výsledkom býva reťaz možno funkčných, ale nie optimálne spolupracujúcich riešení,“ upozorňuje. „Firma dospeje do stavu, keď má problém sa vôbec dostať k vlastným dátam, nie s nimi ešte nejako vážnejšie pracovať.“
Snímky: technotogo.com, planning.ohain.com