Moderná firma musí mať v súčasnosti moderný informačný ERP systém. Je nevyhnutný kvôli posilňujúcej sa vlne celosvetových akvizícií, konsolidácii trhov aj napríklad pre takú jednoduchú vec, akou je získavanie nových B2B zákazníkov. Na najčastejšie otázky používateľov -- ako a podľa čoho si vyberať moderný informačný systém -- dnes odpovedá spoločnosť Oracle ako významný dodávateľ IS:
Kde sú hlavné rozdiely medzi účtovným programom a plnohodnotným ERP systémom?
-- ERP je komplexný nástroj na plánovanie podnikových zdrojov (peniaze, ľudia, stroje, náradie, dodávatelia). Účtovný systém je tak len jednou z nevyhnutných súčastí ERP, ktoré -- obrazne povedané -- rozdelia príjmy a náklady do takých "kolónok", v akých ich vyžaduje legislatíva. Systémy ERP sú navyše v súčasnosti často prispôsobované konkrétnym priemyselným odvetviam. To sa o samotných účtovných systémoch rozhodne nedá povedať.
Čím môže ERP systém prispieť k zlepšeniu výkonnosti firmy?
-- Uvedie do súladu dopyt, zdroje a schopnosti firmy plniť dodávky zákazníkom v dohodnutom čase, množstve a kvalite. Teda tým, že umožní firme efektívne realizovať zmenu vynaložených prostriedkov na zisk.
Aké sú riziká spojené s prechodom od jedného dodávateľa ERP k inému?
-- Najväčšie riziká sú vždy spojené so samotnými používateľmi systému, respektíve ich konzervatívnosťou. Spravidla sú totiž zvyknutí na "svoje" funkcie, obrazovky a procesy, ktoré sa príchodom nového informačného systému menia. Je nutné si uvedomiť, že koncoví používatelia sa musia učiť ovládať nový informačný systém a prispôsobujú svoje činnosti novým nastaveniam podnikových procesov v súlade s novým informačným systémom. To pre nich, samozrejme, znamená zvýšené pracovné nároky, a to nikoho neteší. Je teda potrebné veľmi dobre pripraviť pracovníkov na príchod napríklad nového ERP, preškoliť ich, motivovať a vysvetliť im, aké budú mať osobné výhody z nového systému.
Ako je to s návratnosťou investície do ERP? Akým spôsobom sa vložené prostriedky vrátia a v akom časovom horizonte?
-- Zaobstaranie ERP nie je len otázkou úspory financií. Ide predovšetkým o zefektívnenie a skvalitnenie súčasných podnikových funkcií a procesov, ktoré pomáhajú našim zákazníkom včas dodávať svoje služby a produkty ich klientom a partnerom. V neposlednom rade im umožní jednoduchšie dosiahnuť rôzne kvalitatívne a procesné štandardy, ktoré vyžaduje napríklad legislatíva Európskej únie. Návratnosť investície do informačného systému nie je možné merať len zvýšením obratu alebo znížením stavu zásob, pretože nie vždy je medzi takou investíciou a uvedenými veličinami priama a jednoznačná úmera. O tom, že návratnosť takej investície bezpochyby existuje, svedčí už len fakt, že ERP vyžaduje a používa čoraz viac zákazníkov.
Z akých položiek sa skladajú celkové náklady na implementáciu a následnú prevádzku ERP?
-- Typicky: Technická infraštruktúra (hardvér, sieť, zálohovanie atď.), softvér (operačný systémy, databázy, informačný systém) a služby (analýza realizovateľnosti, fázovaná implementácia, riadená podpora zákazníka v rutinnej prevádzke, vedenie projektu a množstvo ďalších).
Podľa čoho spoločnosť zistí, že je čas nasadiť ERP systém, inovovať na vyššiu verziu či prejsť na iný systém a dodávateľa?
-- Odpoveď je jednoduchá: Keď jej prestane stačiť jej súčasný systém. Teda v tej chvíli, keď zistí, že včas nie je schopná plniť svoje záväzky alebo ich nebude schopná plniť do budúcnosti vzhľadom na plánované aktivity a rozvoj. (Nové auto si taktiež kupuje mladá rodina napríklad vo chvíli, keď čaká dieťa a potrebuje preto väčšie auto, alebo vtedy, keď jej to staré z hľadiska výkonnosti prestane stačiť.)
Je lepšie využiť globálny produkt so slovenskou lokalizáciou či riešenie od lokálneho dodávateľa?
-- Ak má byť ERP strategickým nástrojom na riadenie podniku, je jednoznačne výhodné kúpiť si riešenie od celosvetového dodávateľa. Ten má totiž zákazníkov po celom svete a práve vďaka tomu je schopný do svojich systémov implementovať tie najlepšie funkcie a procesy (best practices). Významnú rolu hrá aj fakt, že globálny dodávateľ investuje do výskumu a vývoja výrazne väčšie prostriedky, než aké je schopný investovať lokálny dodávateľ. Napríklad spoločnosť Oracle investuje do vývoja svojich produktov zhruba 30 miliárd korún ročne, čo je určite oveľa viac, než investujú všetci lokálni výrobcovia lokálneho softvéru v našej krajine dovedna.
Je lepšie prispôsobiť firemné procesy ERP systému či ERP riešenie firemným procesom? Aké sú za a proti?
-- Pri použití informačného systému od celosvetového dodávateľa je jednoznačne výhodnejšie prispôsobiť firemné procesy systému ERP. Práve vďaka nazbieraným skúsenostiam naprieč celým svetom je výrobca schopný začleniť do svojho systému tie najlepšie funkcie a procesy (best practices), ktoré v množstve prípadov dokážu najmä menšie a stredné firmy správne nasmerovať vďaka optimalizácii ich procesov.