Plánovanie, smerovanie, vývoj a aktivity v administratíve a kancelárskych priestoroch sledujú v súčasnosti jediný cieľ -- robiť veci optimálne s nízkymi nákladmi, ale s maximálne možným efektom. Stredobodom tohto diania je človek. A to človek, ktorý vo vytvorených pracovných priestoroch môže podávať optimálny výkon, cíti sa tam pohodlne a dobre, pretože priestor, v ktorom pracuje, spĺňa nároky na jeho tepelnú pohodu, je farebne vhodne zladený a spĺňa množstvo nepopísateľných individuálnych nárokov človeka-pracovníka.
Organizácia priestoru
Pri zariaďovaní a rozvrhnutí kancelárie sa vychádza z jednoduchej ergonómie a rozmerov ľudského tela. Na jednej strane sú limitom potrebné minimálne nároky a na druhej strane stojí príjemné a pohodlné členenie priestoru. Všetko sa deje s ohľadom na človeka, ktorý v tomto priestore bude pracovať. Platia však aj pravidlá testované časom, skúsenosťami a pozorovaním.
Najmerateľnejším nástrojom efektivity práce je výkon. Jednoduché a prosté. Jeho ovplyvniteľnosť sa však musí zohľadniť už pri rozvrhnutí a návrhu pracovných priestorov. A nielen ich. Nestačí myslieť len na priestory samotného pracovného výkonu. Súlad medzi priestormi oddychu, vzdelávania a samotnej organizácie je veľmi potrebný.
Ku kanceláriám patria aj napríklad archívne zložky, priestory tlače a reprodukcie, hospodárske časti, rokovacie a reprezentačné miestnosti, sociálne zariadenia, školiace priestory, komunikačné a dopravné plochy, ako aj technické zariadenia -- toto všetko ovplyvňuje celú architektonickú tvorbu okolo kancelárií.
Kancelársky priestor v súčasnosti najviac ovplyvňuje vývoj informačných technológií, ako aj možnosť flexibilnej, samostatnej práce bez kancelárie. Nie všetko sa však dá vybaviť "z domu". Nezávislosť, ktorú dáva domáce prostredie pre pracovnú činnosť, je v protiklade s centralizáciou, reprezentačnými miestnosťami a inými okolnosťami, ktoré vplývajú na veľkosť kancelárií.
Ak aj pracovníci pracujú doma, potrebujú sa z času na čas schádzať aj v budove firmy, kde tiež musia mať pridelený nejaký priestor. V organizáciách by totiž zamestnanci mali mať svoj stôl a minimálne telefón, prípadne aj počítač.
Typológia
Usporiadanie priestorov a celkové umiestnenie techniky má priamy vplyv na veľkosť a funkčnosť pracovného prostredia. Pracovná technika je úzko spojená s technológiou, ktorá je k dispozícii. Takto štruktúrované a usporiadané kancelárie rozdeľujeme na:
-- miestnosti malé -- v lineárnom pracovnom procese (mechanické kancelárske stroje, telefón),
-- veľkopriestory -- prepojené do siete (elektrické písacie stroje, fotokopírka, centrálne spracovanie dát)
-- skupinové -- radené v sekvenciách (decentrálne spracovanie dát, spracovávanie textu).
Zo spomenutých usporiadaní, ktoré dopĺňajú moderné informačné technológie, môžeme na pracovisku pri zmene získať nové, flexibilnejšie konfigurácie priestoru.
Flexibilnosť a variabilita priestorov úzko súvisia s bezpečnosťou. Jednotlivé pracovné sekcie sú limitované dochádzkovou vzdialenosťou. To znamená, že každá z miestností určená na dlhodobý pobyt človeka musí spĺňať maximálnu vzdialenosť do 25 metrov k najbližšiemu schodisku.
Halové a bunkové kancelárie
V minulosti, zhruba v 60. rokoch, kvôli prehľadnosti a pre veľké skupiny pracovníkov vznikli tzv. halové kancelárie. Pre hĺbku priestorov však boli potrebné veľké stavebné riešenia. Problém bol však vo veľkej hlučnosti a v akustickom rušení pracovníkov v takomto prostredí. Sociologické prieskumy postupne prispeli k tomu, že takéto halové kancelárie sa u nás nepresadili a zanikli.
Pre samostatnú a koncentrovanú prácu sú vhodné kancelárie bunkové, ktoré zodpovedajú priestorovým požiadavkám kancelárie. Sú to priestory pre jednu osobu alebo malú skupinu, ktorá má možnosť, prípadne potrebu stálej vzájomnej informovanosti.
Nevhodné pracovné podmienky halových kancelárií (jednotná klimatizácia, nedostatočné denné svetlo, optické a akustické rušenie) sa postupne eliminovali reverzibilnými kanceláriami, ktoré sú vlastne výkonnými bunkovými kanceláriami na koncentrovanú prácu, určené pre malé pracovné skupiny.
Obdobne sa javia aj tzv. malé halové kancelárie. Snažia sa ovplyvniť priestorové pomery pracovného prostredia individuálnymi požiadavkami, a tak zlepšiť halové kancelárie (maximálny prístup denného svetla, nepotrebnosť úplnej klimatizácie, individualita).
Najprispôsobivejšími sa stali tzv. kombikancelárie, ktoré vychádzajú z potreby nachádzania vhodných usporiadaní a flexibilných použití kancelárie pre prevládajúce činnosti. Ponúkajú priestor na skupinové práce, individuálne priestory na koncentrovanú prácu, prípadne časovo obmedzené zvláštne priestory. Je to jedna z aktuálnych odpovedí na špecifickú organizáciu, flexibilnosť a usporiadanie pracovného prostredia. Takéto pracovisko je možné meniť aj v priebehu dňa.
Požiadavky na priestorové usporiadanie a návrh kancelárie sú dnes ovplyvnené množstvom relatívnych, ale aj normových podmienok, ako je napríklad:
-- plošná výmera na osobu,
-- výška svietidiel,
-- presvetlenosť priestorov,
-- členenie miestností,
-- plochy pre všetky kancelárske zariadenia,
-- zariadenia archivácie,
-- nosná konštrukcia,
-- technické zariadenie budov,
-- podporné prostriedky pre prácu a bezpečnosť pri práci.
Toto všetko dnes kladie veľký dôraz nielen na architektonický návrh, ale aj na konečné vytvorenie pracovného prostredia súčasnej kancelárie.
StoryEditor