Poskytovaním riešení a služieb sa v oblasti digitalizácie, spracovania a správy dokumentov zaoberajú viaceré nadnárodné spoločnosti už niekoľko rokov. Na Slovensku túto modernú metódu používajú úrady v štátnej správe aj súkromné spoločnosti.
Prosperujúce obchodné i výrobné firmy začínajú mať problém s množstvom prichádzajúcich dokumentov, najmä účtovných. Práve pre ne je skenovanie dokumentov a digitalizácia archívu veľmi dobrým riešením. O to viac, že softvérové riešenia digitalizácie sa takpovediac šijú na ich mieru. Tieto vo svojej podstate musia spĺňať svetové štandardy pre digitalizáciu dokumentov, najmä tie, ktoré sa týkajú formátu a štruktúry odovzdávaných dát.
Veľmi dôležitá je predovšetkým rýchlosť a kvalita štandardných služieb a produktov, ktoré zákazníkom spoločnosti zaoberajúce sa hardvérom i softvérom v tejto oblasti dodávajú, ale i rozmanitosť a individuálne možnosti nadštandardných služieb a produktov.
Revolúcia v spracúvaní
Nové technológie spôsobili v poslednom roku revolúciu v možnostiach spracúvania faktúr. Na začiatku celého procesu je však vždy klasifikácia dokumentov, bez ohľadu na to, v akom počítačovom systéme boli vytvorené, či ide napríklad o Word, Pdf alebo iný systém. Na to, aby sa tento proces nemusel vykonávať ručne ani doň nebolo treba takto zasahovať, slúži klasifikátor. Ide o program, v ktorom sa dokument preskenuje a rozoznajú sa jeho vlastnosti.
Je potrebné najskôr zistiť, čo treba triediť, či napríklad faktúry alebo sťažnosti. Na to sú určené vzorky príslušných dokumentov. Program ich zaregistruje a na základe toho sa nastaví na potrebu zadávateľa dokumentov. Systém ich potom roztriedi a oznámi percento úspešnosti. Takto sa dá napríklad v obchodnej spoločnosti efektívne zdokumentovať celý kolobeh firmy -- od skladových zásob cez objednávky tovaru, jeho dodávku, vyfakturovanie, kontrolu faktúry, predaj až po opätovnú fakturáciu príjmov.
Teraz už existuje na trhu absolútna novinka. Je ňou zdokonalenie eFLOW ABILITY, ktoré umožňuje rozoznať a skontrolovať faktúru na základe jednoduchých prvkov, ako sú kľúčové slová, umiestnenie údajov alebo formát dokumentu a podobne, a následné prepájanie do systému SAP. Výsledkom je možnosť pracovníkov vstupovať do činnosti firmy prostredníctvom SAP, alebo napríklad pre riadiacich zamestnancov tiež cestou internetu a skontrolovať chod podniku.
Ochrana dokumentov
Veľmi dôležitá otázka je zabezpečenie ochrany digitalizovaných dokumentov, keďže v mnohých prípadoch ide o veľmi dôverné záležitosti, napríklad vo finančníctve. Systém ochrany musí byť dôkladne prepracovaný. Keby dokumenty klientov neboli dostatočne ochránené, nikdy by ich nedali spracovať.
Čo sa týka kvality, aj tu existuje certifikovaný systém riadenia akosti podľa ISO 9001 : 2000, v rozsahu -- digitalizácie dokumentov, spracovania formulárov a správy obsahu -- služby, rozvoj a dodávka riešenia. Pri myšlienke zavádzania digitalizovaného archívu treba hľadať takého poskytovateľa služieb, ktorý tento certifikát má a ktorý vďaka použitým technológiám, erudícii a skúsenostiam svojich špecialistov ponúka kvalitu použitých technológií a služieb na tej najvyššej svetovej úrovni. Tu treba spomenúť výrobky Kodak z rodiny Document Imaging na území ČR a SR. Predovšetkým dokumentové skenery a obslužný software Kodak. Ďalej platformy eFlow spoločnosti T.i.S. pre automatizované spracovanie dokumentov, dokumentové skenery Fujitsu a rad SW produktov od spoločnosti Kofax orientovaných na efektívne spracovanie obrazov dokumentov a ďalších, najmä veľkých nadnárodných systémových integrátorov.
Ani DVD ani CD nie sú archívne médiá. Pri digitalizácii dokumentov sa používajú ako tzv. transportné. To znamená, že zákazník si z nich dáta uploaduje na svoj diskový priestor a až tam s nimi musí zaobchádzať ako s dátami, ktoré sa budú archivovať, bude treba ich občas kontrolovať, migrovať atď...
Archív
Budovanie referenčného archívu tak, ako ho chápe napríklad spoločnosť Kodak, je veľmi jednoduché a navyše cenovo vysokoefektívne. Systém vytvára vysokokomprimované kópie záznamov, ktoré potom ukladáte na tzv. archívne médiá podľa štandardov ISO. Všetky informácie obsiahnuté v pôvodnom zázname v okamihu jeho vytvárania sú prezentované v kontexte. Tieto analógové obrazy dokumentov sú ukladané v referenčnom archíve a predpokladaná životnosť takého záznamu je až 500 rokov. Referenčný archív poskytuje potrebné dôkazy o autentickosti záznamu a výrazne podporuje auditovanie dokumentov. Zaručuje, že záznam bude kedykoľvek prístupný nezávisle od softvérového a hardvérového vybavenia.
StoryEditor