Sledujte harmonogram europrojektu

Zmena informačných systémov smerom k euro mene je nutnosť. Nejde však iba o čistú implementáciu nového "nutného" technického riešenia. Je to zároveň aj príležitosť zaviesť do systému užitočné prvky, ktoré v ňom predtým neboli. Inak povedané - keď to už musíme meniť, urobme to poriadne a tak, aby nám to vyhovovalo lepšie ako dnes. Vyhodnocovanie by sa preto malo týkať najmä užitočnosti zavádzaných zmien.
Ide najmä o vyhodnocovanie jednotlivých krokov implementácie, kde sa ukáže, do akej miery technické riešenia zodpovedajú potrebám. Tu je kľúčová úloha pre eurotím. Jeho členovia by mali vedieť, ako a v čom sa zmeny systému dotýkajú jednotlivých oddelení firmy alebo inštitúcie. Napríklad: ekonomické oddelenie, účtovníci, skladníci, špedícia....atď. Je dôležité vedieť, že sa môžu vyskytnúť momenty, keď je nevyhnutná súčinnosť všetkých členov eurotímu a súhra všetkých častí firmy alebo inštitúcie. Celkom konkrétne: Môže sa napríklad stať, že v implementácii sa ukáže, že projekt a jeho súčasti vyhovujú piatim zo šiestich oddelení firmy alebo inštitúcie, ale, naopak, absolútne nevyhovujú šiestemu. Typické je napríklad to, že nový systém vytvorí novú povinnosť oddeleniu X, ale neponúkne mu možnosť na jej splnenie alebo spracovanie nového údaju. Pravidelné vyhodnocovanie implementácie je nástrojom, ako takýmto prípadom predchádzať. A rovnako tak nástrojom na zlepšovanie projektu samého počas implementácie. Pretože rovnako ako môže oddelenie X zistiť, že navrhovaná zmena mu nevyhovuje, môže zistiť aj to, že mu v zásade vyhovuje, ale ešte lepšie by to bolo, keby.... To je princíp užitočnosti.
Samozrejme, dôslednú aplikáciu vyhodnocovania a následnej optimalizácie si môže naozaj komfortne dovoliť iba ten, kto nepodcenil faktor času a netlačia ho úplne iné termíny. Tí, ktorí nie sú dostatočne pripravení, sa obrali o možnosť detailne optimalizovať systém a naplno využiť spojenie nutného s užitočným.
Sledujte čas a harmonogram europrojektu
Čas je tu vždy. Vyhodnocovanie sa preto musí riadiť aj ním. Jedna vec je sledovať a optimalizovať proces, druhá vec je sledovať ho v čase a dodržiavať časový harmonogram. Preto netreba zabudnúť na priebežné porovnávanie súbežnosti činností s časovým harmonogramom, ktorý je základným kameňom celého projektu. Ten určuje hranice časovej náročnosti jednotlivých etáp konverzie na euro. Mali by sme porovnať stav, čo sme zvládli, čo sme už prípadne zvládnuť mali a čo máme robiť, aby sme s prípravou nemeškali. Treba vždy vedieť a mať na pamäti, že ak sa predsa vyskytnú ťažkosti a komplikácie, dá sa stále postupovať podľa krízového plánu (ak ste si ho vytvorili). Nie vždy musí ísť o veľké "krízy", ale aj tie môžu prerásť do väčších. Súlad implementácie europrojektu s jeho časovým harmonogramom je teda rovnako kľúčový.
Sledujte legislatívu a všetky zmeny v nej
Vyhodnocovanie europrojektu nemôže obísť sledovanie legislatívy a jej zmien. V celej oblasti prijímania európskej legislatívy je neustály pohyb a týka sa to aj eura. Národný plán síce stanovuje istý postup na zavedenie eura, ale je stále takpovediac "na pochode" a reaguje na nové podnety. Opätovne preto radím sledovať pozorne všetky prijaté zákony a predpisy tak, aby všetky kroky implementácie prebiehali v súlade s platnou legislatívou. Ide najmä o čiastkové opatrenia, ktoré sa však týkajú detailov úzko súvisiacich s praxou. V eurotíme preto musí byť aj človek, ktorý dokáže kompetentne sledovať legislatívu a vyhodnocovať dosahy jej prípadných zmien na europrojekt. Okrem generálneho zákona totiž nadobudne časom platnosť aj tzv. druhá a tretia skupina zákonov. Sú to zákony, ktoré upravujú prechod na euro pred vstupom do menovej únie a tie, ktoré vzniknú po prijatí eura. Sledovaním legislatívy sa vyhnete zbytočným problémom, keď váš proces implementácie môžu zaviesť do slepej uličky, odkiaľ by ste museli zbytočne cúvať.
Pri dodržaní týchto troch princípov v rámci vyhodnocovania prebiehajúceho procesu implementácie IT europrojektu je veľká šanca, že proces bude bezproblémový a hladký. A výsledok bude zodpovedať nielen nutnosti, ale bude aj užitočný.