Aj napriek množstvu zdrojov, s ktorými sa stretávame pri vyhľadávaní informácií o európskych fondoch, spôsoboch financovania projektov a tokoch smerom k beneficientovi, často sa stretávame s mnohými otázkami, ktoré si žiadajú opätovne bližšie vysvetlenie. Je teda zrejmé, že tí, ktorým sú tieto informácie určené, síce vynakladajú dostatok úsilia na ich poskladanie do uceleného obrazu, ale bez komplexnejšieho štúdia danej problematiky je časovo náročné vytvoriť si správny obraz. Zdá sa, že rozhodujúcim faktorom pre každého potenciálneho žiadateľa je preto informovanosť a znalosť, resp. zvládnutie prekážok, ktoré môžu zabrániť úspešnej príprave a realizácii projektov financovaných Európskou úniou.
Pre efektívne využívanie fondov EÚ sú pre záujemcov dôležité včasné, presné informácie, takisto ako kooperácia pri príprave projektov s nositeľmi týchto informácií. Medzi takých patria predovšetkým jednotlivé implementačné agentúry, t. j. ministerstvá, špecializované poradenské a rozvojové agentúry, úrady, súkromné poradenské spoločnosti. Najefektívnejšou cestou získavania informácií vzhľadom na úplnosť a rýchlosť je, prirodzene, internet, kde žiadatelia na jednotlivých stránkach ministerstiev, agentúr alebo spoločností nájdu aktuálne informácie o všetkých podmienkach vyhlásených grantových schém vrátane najčastejšie kladených otázok. V druhom rade sú to informačné stretnutia k jednotlivým schémam a, prirodzene, printové médiá, ktoré sa venujú príslušnej tematike financovania fondmi EÚ.
Kto má informácie?
Využívanie predvstupových fondov sa uskutočňuje predovšetkým prostredníctvom grantových schém. Rovnakým spôsobom sa očakáva aj "realizácia štrukturálnych fondov". Na základe schválených finančných memoránd (ročných a viacročných rozpočtov na financovanie z fondov EÚ) sa v jednotlivých implementačných agentúrach pripravujú grantové schémy. Závisí teda od týchto implementačných agentúr, ako rýchlo spracujú požiadavky z regionálnych zastúpení a zapracujú ich do pripravovaných schém tak, aby boli súčasne v súlade s prijatými programovými dokumentmi. Všetky vypracované a odsúhlasené dokumenty sú pravidelne zverejňované minimálne prostredníctvom internetu, keďže tento nástroj umožňuje najrýchlejšie šírenie informácií v reálnom čase, bez značného časového oneskorenia (keďže niekedy dni zohrávajú veľkú úlohu pri príprave a predkladaní projektov). Pre žiadateľa je teda kľúčové pravidelné sledovanie informácií venovaných Európskej únii, pretože tie sú aktualizované v krátkom časovom horizonte.
Prekážky úspešnosti
Pri vypracúvaní projektov na získanie prostriedkov z EÚ sa často stretávame s rôznymi prekážkami spracovania žiadostí o grant. Jednou s najdôležitejších je časová náročnosť prípravy projektu, resp. jeho realizácia.
Spracovanie ideí a následne vypracovanie samotného projektu si vyžaduje istý časový fond, ktorý nie je zanedbateľný. Na druhej strane treba mať na zreteli termíny grantových schém, ktoré sú fixné. Je preto veľmi vhodné, aby sa žiadatelia vopred informovali o pripravovaných schémach, resp. preštudovali si už ukončené grantové schémy a zvážili časovú náročnosť vzhľadom na všetky podmienky grantu. To im umožní získať prehľad o tom, koľko času bude vyžadovať spracovanie podnikateľského plánu alebo spracovanie samotného projektu. Ďalej treba do úvahy zobrať časovú realizáciu potenciálne schváleného projektu financovaného z fondov EÚ. Jeho začiatok treba naplánovať až po podpísaní zmluvy (nie je možné žiadať o preplatenie už vykonaných akcií). Ukončenie projektu je v horizonte niekoľkých mesiacov - závisí od príslušnej grantovej schémy a jej trvania. Celý priebeh od vyhlásenia grantovej schémy až po ukončenie realizácie úspešných projektov môže trvať jeden a viac rokov, na čo nie sú žiadatelia v mnohých prípadoch pripravení, neuvedomujú si možné časové a vývojové zmeny ich podnikania v časopriestore. Základom je preto opäť dôsledná informovanosť zo strany žiadateľa o investícii a časovej náročnosti jednotlivých krokov, najlepšie získané od subjektu alebo spoločnosti, ktorá takýto projekt v minulosti úspešne pripravila.
Ciele programov
Ďalšou prekážkou úspešného získania grantu je nedostatočný súlad plánovaných aktivít financovania so stanovenými cieľmi a oprávnenosť žiadateľa. Formulácia cieľov jednotlivých programov si niekedy žiada presnejšie vysvetlenie, a preto je žiadateľ o grant vystavený riziku, že aktivitu, ktorú zamýšľa financovať zo zdrojov EÚ, môže výberová komisia zamietnuť z dôvodu nesúladu s cieľmi programu. Vyvarovať sa tomu žiadatelia môžu napríklad prostredníctvom konzultácií s pracovníkmi štátnej správy relevantných odborov alebo prostredníctvom súkromných subjektov.
Pod neoprávnenosťou žiadateľa rozumieme subjekt, ktorý nie je v súlade s definíciou subjektov vymenovaných v pravidlách pre žiadateľa príslušnej schémy. Navyše to je subjekt, ktorý:
- nie je schopný dostatočne preukázať skúsenosti s aktivitami, na ktoré žiada prostriedky z fondov EÚ,
- nevie preukázať dostatočné zdroje kofinancovania projektu,
- nevie preukázať dostatočné zdroje a schopnosti na zabezpečenie kontinuity aktivít schváleného grantu aj po jeho skončení,
- nepreukáže, že dokáže sám projekt riadiť a realizovať v zmysle zmluvných predpísaných podmienok,
- má nesplnené záväzky voči jednotlivým zdravotným poisťovniam, sociálnej poisťovni, daňovým úradom alebo colnému úradu (v prípade grantovej schémy rozvoja priemyslu), je v konkurznom alebo trestnoprávnom konaní atď.
Financovanie z fondov EÚ predpokladá úplné splnenie všetkých predpísaných podmienok, preto pri absencii niektorej z nich sa subjekt dostáva do zložitej situácie z hľadiska úspešnosti.
Personálne zabezpečenie
Detailné rozpracovanie, komplexnosť a vyzdvihnutie všetkých aspektov projektu je základným jadrom spracovania každej žiadosti o grant. Komplexnosť rozpracovania je veľmi dôležitá najmä v prípade schém, ktoré podporujú rôzne zložité technológie, s ktorými nemusí mať komisia najväčšie skúsenosti. Projekt musí o. i. obsahovať aj podpornú dokumentáciu, ktorá môže pozostávať z viacerých potvrdení, vyhlásení, technickej dokumentácie, kde je striktne hodnotená úplnosť všetkých podkladov.
Veľký dôraz sa pri hodnotení projektu kladie práve na jeho personálne zabezpečenie. Skúsení odborníci pracujúci v príslušnom odbore sú dobrým predpokladom úspešnosti žiadateľa. Je preto viac ako vhodné, aby odborný garant a vedúci projektu mal dostatočné odborné pozadie. (V niektorých prípadoch je potrebné, aby žiadateľ predložil akreditáciu ministerstva školstva, napríklad v prípade grantu rozvoja ľudských zdrojov, konkrétne pri vzdelávacích aktivitách).
Kofinancovanie projektu predstavuje značné investičné výdavky, najmä pri schémach väčšieho rozsahu. Preto niekedy žiadatelia rozkladajú toto riziko prostredníctvom uzatvárania partnerstiev so spoločnosťami, ktoré rovnako musia spĺňať kritériá oprávnenosti. Navyše nie všetky schémy umožňujú získať zálohu už po podpise zmluvy, a preto si žiadateľ musí sám vytvoriť dostatočné zdroje vlastnej hotovosti. Väčšina grantov sa totiž vypláca až po úspešnom zrealizovaní naplánovaných a schválených aktivít.
Verejné zdroje
Treba mať na pamäti, že peniaze EÚ sú z verejných zdrojov, to znamená, že výber dodávok a zabezpečenie služieb projektu podlieha zákonu o verejnom obstarávaní. Žiadatelia musia byť pripravení na to, že výberové konanie podlieha podmienkam tohto zákona. Cenový odhad zamýšľaných aktivít sa odrazí v rozpočte. Ten by mal byť napriek tomu, že ide o odhad, dostatočne presný, keďže ceny v ňom uvedené sú stropom na výpočet možného grantu. V prípade nižších rozpočtových položiek je postačujúci výber spomedzi troch nezávislých dodávateľov, ktorých ponuky sa priložia k žiadosti o grant. Čím detailnejšie je rozpracovaný rozpočet, tým prehľadnejšie dokumentuje všetky položky zamýšľaných investícií, a teda je zrozumiteľnejší. Jednotlivé položky nemusia byť podporené v plnej výške, čo si komisia vyhradzuje v podmienkach grantov.
Relatívna náročnosť pri spracovaní žiadostí o financovanie aktivít zo zdrojov EÚ je odvodená od ich jednoznačného charakteru a tým, že sú nenávratné. Žiadateľ po úspešnom výberovom konaní a realizácii v zmysle podmienok zmluvy požíva všetky benefity, ktoré takéto financovanie poskytuje. Je preto opodstatnené, že podmienky, ako aj sprievodná dokumentácia sú relatívne detailné a komplexné a vyžadujú si viac času na ich prípravu.